Dématérialisation des marchés publics – Guide pratique

Ce guide pratique s'adresse aux acheteurs publics et aux opérateurs économiques souhaitant comprendre et mettre en œuvre la dématérialisation des marchés publics. Il présente les obligations réglementaires, le cadre juridique, les outils et bonnes pratiques liés à la passation électronique des marchés publics.

Présentation de la dématérialisation en matière de marché public

Qu’est-ce que la dématérialisation ?

La dématérialisation des marchés publics consiste à conclure des marchés par voie électronique, soit via la messagerie électronique, soit par l’utilisation d’une plateforme en ligne accessible sur internet.

Elle ne modifie pas le contenu des informations, qui reste indépendant du support ou du mode de transmission. Les règles de l’achat public s’appliquent donc de la même manière aux procédures dématérialisées.

La dématérialisation est un outil au service d’une politique globale. Acheteurs et entreprises doivent adapter leur organisation interne pour intégrer efficacement ces processus et en tirer tous les bénéfices.

Marchés au-dessus de 90 000 euros hors taxes : quelles sont les obligations réglementaires ?

Selon le Code des marchés publics (CMP) :

• L’acheteur peut toujours imposer la transmission des candidatures et offres par voie électronique, quel que soit le montant du marché, en informant les candidats (par exemple via le règlement de la consultation).
• Pour les marchés de fournitures ou services informatiques supérieurs à 90 000 € HT, la dématérialisation est obligatoire pour l’opérateur économique (transmission dématérialisée) et pour l’acheteur public (réception obligatoire des plis électroniques, refus des candidatures ou offres papier).
• Pour les autres marchés supérieurs à 90 000 € HT, l’acheteur doit accepter les candidatures et offres électroniques, s’équiper d’un profil d’acheteur (plateforme en ligne) qui centralise les outils nécessaires à la dématérialisation et publier sur ce profil les avis d’appel public à la concurrence (AAPC) et les dossiers de consultation des entreprises (DCE).

Quel est le cadre juridique ?

Le cadre communautaire

Les directives européennes 2004/18/CE et 2004/17/CE définissent les règles principales de la dématérialisation :

• Égalité entre moyens électroniques et moyens classiques de communication.
• Possibilité d’effectuer tous les échanges liés à la passation par voie électronique.
• Assurance de l’intégrité et de la confidentialité des informations transmises.
• Non-discrimination : les moyens doivent être généralement disponibles et interopérables.
• Possibilité d’exiger une signature électronique avancée ou sécurisée pour les offres électroniques.

L’article 38 de la directive 2004/18/CE permet de réduire les délais de réception des candidatures et offres lorsque les documents sont mis à disposition par voie électronique.

Un projet de règlement européen vise à faciliter l’identification électronique transfrontalière et l’usage des signatures électroniques dans l’Union européenne.

Le cadre national

Le Code des marchés publics et ses textes d’application définissent les dispositions suivantes liées à la dématérialisation :

Article	Objet
Article 11	Documents constitutifs du marché
Article 32	Signature électronique de l’acte d’engagement dans les procédures formalisées
Article 39	Modalités de transmission des documents et informations
Articles 39 et 40	Principe de liberté d’accès, confidentialité et intégrité
Article 41 alinéa 3	Profil d’acheteur : définition
Article 44 - I	Organisation de la publicité : avis sur le profil d’acheteur
Article 48	Information des candidats : publication des documents de consultation (DCE)
Article 54	Présentation des candidatures : signature électronique
Article 56	Présentation des offres : signature électronique
Articles 57, 62 et 65	Validité des offres reçues
Articles 62, 66 et 67	Enchères électroniques
Article 78	Méthode de sélection des offres
Article 79	Communications et échanges par voie électronique
Article 80, I, 1°	Appels d’offres ouverts, restreints, procédures négociées : réduction des délais
Article 80, I, 3°	Consultation : conditions d’accès aux documents en ligne
Article 81	Système d’acquisition dynamique
Article 106	Information des candidats évincés, signature et notification électronique du marché

Par ailleurs, l’ordonnance n° 2005-649 du 6 juin 2005 et ses décrets d’application concernent les entités non soumises au CMP mais souhaitant dématérialiser leurs procédures. L’arrêté du 14 décembre 2009 définit les conditions de dématérialisation (documents, candidatures, offres) et de sécurisation (accusé de réception, copie de sauvegarde). L’arrêté du 15 juin 2012 précise les conditions d’utilisation de la signature électronique dans les marchés publics (certificats, formats, vérifications).

La signature électronique

Les articles 1316 et suivants du Code civil, issus de la loi n° 2000-230 du 13 mars 2000, encadrent la signature électronique en droit français, transposant la directive européenne 1999/93/CE.

Le décret n° 2001-272 du 30 mars 2001 et le décret n° 2002-535 du 18 avril 2002 définissent les conditions d’évaluation et de certification des produits et systèmes de signature électronique.

L’ordonnance n° 2005-1516 du 8 décembre 2005 fixe le cadre juridique des échanges électroniques entre usagers et autorités administratives, avec pour objectifs la simplification des démarches et la sécurité via le Référentiel Général de Sécurité (RGS) et l’interopérabilité via le Référentiel Général d’Interopérabilité (RGI).

Le profil d’acheteur, en tant que système d’information, doit respecter les règles du RGS, notamment le niveau de sécurité choisi par l’acheteur (niveaux *, **, ***). La signature électronique des actes administratifs, y compris les marchés publics, est autorisée et régie par l’article 8 de l’ordonnance précitée, inspiré de l’article 1316-4 du Code civil.

L’arrêté du 15 juin 2012 détaille les conditions d’utilisation de la signature électronique pour les opérateurs économiques et acheteurs publics.

Les règles applicables au traitement d’informations nominatives

La dématérialisation implique parfois le traitement de données personnelles. La loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée par la loi n° 2004-801 du 6 août 2004 s’applique alors.

La CNIL, par un avis du 13 janvier 2005, a dispensé de déclaration certains traitements liés à la dématérialisation des marchés publics.

Profil d’acheteur : la « plateforme » d’échanges de l’acheteur pour ses marchés publics

Comment définir le profil d’acheteur ?

Le profil d’acheteur désigne un ensemble de moyens informatiques comprenant un portail et une application logicielle de gestion des procédures dématérialisées. C’est une salle des marchés ou une place de marché virtuelle.

En pratique, il s’agit d’un site internet appelé « plateforme » qui centralise les outils nécessaires à la dématérialisation des procédures et les met à disposition des acheteurs et opérateurs économiques. Un site ne peut être qualifié de profil d’acheteur que s’il offre ces fonctionnalités.

Le profil d’acheteur est un système d’information soumis aux référentiels RGS (sécurité) et RGI (interopérabilité). Il doit être accessible à tous, conformément à la loi n° 2005-102 du 11 février 2005 pour l’égalité des droits et la participation des personnes handicapées, notamment via le Référentiel Général d’Accessibilité pour les Administrations (RGAA).

Quelle fonctionnalité mettre en place sur la plateforme ?

À minima, le profil d’acheteur doit permettre de :

• Mettre en ligne des avis de publicité (AAPC).
• Mettre en ligne les dossiers de consultation des entreprises (DCE).
• Recevoir des candidatures et offres électroniques de manière sécurisée et confidentielle, notamment les documents signés électroniquement.
• Gérer les échanges d’information entre le pouvoir adjudicateur et les opérateurs économiques pendant la procédure.

Des fonctionnalités complémentaires peuvent être ajoutées, telles que :

• Passerelles pour publier automatiquement les avis au BOAMP ou au JOUE.
• Systèmes d’alerte électronique pour informer les entreprises de nouvelles procédures.
• Suivi de l’activité des entreprises (registre de retraits des DCE).
• Modules d’auto-formation ou guides pour les entreprises.
• Espaces d’entraînement pour simuler des réponses en ligne.
• Applications de signature hors connexion.
• Espaces privatifs pour héberger les dossiers administratifs virtuels des entreprises.
• Modules d’archivage pérenne des procédures.
• Modules pour la mise en œuvre de systèmes d’acquisition dynamique ou d’enchères électroniques.

Le profil d’acheteur peut aussi afficher des informations diverses : avis de pré-information, avis périodiques, achats programmés, contrats passés, procédures annulées, contacts, numéros de téléphone, adresses postales et électroniques.

Il est recommandé d’y faire figurer clairement les conditions d’utilisation, les éléments de sécurisation (horodatage, accusé de réception, authentification, chiffrement, signature), le niveau de sécurité RGS choisi, ainsi que les informations sur les certificats et formats de signature électronique (CAdES, PAdES, XAdES).

Exemple d’utilisation du profil d’acheteur

Une collectivité met en place un profil d’acheteur accessible en ligne. Elle publie sur cette plateforme un avis d’appel public à la concurrence (AAPC) pour un marché de fournitures de matériel informatique supérieur à 90 000 € HT. Les entreprises intéressées téléchargent le dossier de consultation des entreprises (DCE) depuis la plateforme, préparent leur candidature et leur offre, signent électroniquement les documents requis, puis transmettent leurs plis via la plateforme. La collectivité reçoit les plis électroniques, vérifie la validité des signatures et procède à l’ouverture et à l’examen des offres dans un environnement sécurisé.

Glossaire des termes clés

• Dématérialisation : Processus permettant de conclure des marchés publics par voie électronique.
• Profil d’acheteur : Plateforme en ligne centralisant les outils nécessaires à la dématérialisation des marchés publics.
• Code des marchés publics (CMP) : Ensemble des règles régissant la passation des marchés publics en France.
• Signature électronique : Ensemble des données électroniques attachées à un document pour en garantir l’authenticité et l’intégrité.
• Référentiel Général de Sécurité (RGS) : Ensemble de règles de sécurité applicables aux systèmes d’information des autorités administratives.
• Référentiel Général d’Interopérabilité (RGI) : Cadre de recommandations pour assurer l’interopérabilité des systèmes d’information.
• Dossier de consultation des entreprises (DCE) : Ensemble des documents mis à disposition des candidats pour répondre à un marché public.
• Avis d’appel public à la concurrence (AAPC) : Publication officielle informant les opérateurs économiques d’une procédure de passation de marché.
• Accusé de réception : Confirmation électronique attestant la bonne réception d’un document ou d’une offre.
• Copie de sauvegarde : Copie supplémentaire d’une offre électronique transmise pour sécuriser la procédure.

Points clés à retenir

• La dématérialisation permet la passation des marchés publics par voie électronique sans modifier les règles de fond.
• Pour les marchés supérieurs à 90 000 € HT, la dématérialisation est obligatoire ou imposée selon le type de marché.
• Le profil d’acheteur est une plateforme en ligne essentielle, offrant les fonctionnalités nécessaires à la dématérialisation.
• La signature électronique sécurise les échanges et garantit l’authenticité des documents transmis.
• Les référentiels RGS et RGI assurent la sécurité et l’interopérabilité des systèmes utilisés.
• La dématérialisation implique aussi le respect des règles relatives au traitement des données personnelles.
• Les plateformes doivent être accessibles à tous, y compris aux personnes en situation de handicap.
• Des fonctionnalités complémentaires peuvent améliorer l’efficacité et la transparence des procédures dématérialisées.