Dématérialisation des marchés publics – Guide pratique

6.1. COMMENT TRANSMETTRE SA CANDIDATURE ET SON OFFRE ? 6.1.1. Quelles règles régissent le mode de transmission ? 6.1.2. Un choix irréversible du mode de transmission ?

42 42 42

6.2. QUE SE PASSE-T-IL SI PLUSIEURS ENVOIS SONT EFFECTUES PAR LE MEME OPERATEUR 42 ECONOMIQUE ? 42 6.2.1. Que faire si plusieurs offres arrivent du même candidat ? 42 6.2.2. Une offre peut-elle être doublée par une copie de sauvegarde ?

6.3. COMMENT PRESENTER SA CANDIDATURE ET SON OFFRE ? 6.3.1. Présentation formelle des enveloppes virtuelles et des fichiers 6.3.2. Signature électronique des fichiers 6.3.3. Formats de fichiers

6.4. RESPONSABILITE EN CAS DE DYSFONCTIONNEMENT

6.5. LA COPIE DE SAUVEGARDE 6.5.1. Qu’est-ce qu’une « copie de sauvegarde » ? 6.5.2. Quand transmettre une copie de sauvegarde ? 6.5.3. Comment transmettre une copie de sauvegarde ? 6.5.4. Dans quels cas l’acheteur public ouvre-t-il la copie de sauvegarde ? 6.5.5. Dans quels cas la copie de sauvegarde ne doit-elle pas être ouverte et qu’en faire ?

42 42 43 44

44

44 44 44 44 45 45

6.6. QUELLE ASSURANCE A L’ENTREPRISE DE LA BONNE TRANSMISSION DE SON ENVELOPPE 46 VIRTUELLE ?

7. LA RECEPTION DEMATERIALISEE DES CANDIDATURES ET DES OFFRES 47

7.1. FAUT-IL HORODATER LES PLIS A LEUR ARRIVEE ?

47

7.2. QUE FAIRE LORSQUE L’ENVELOPPE ARRIVE HORS DES DELAIS IMPARTIS A L’ENTREPRISE ?

48

7.3. QUE FAIRE LORSQU’UNE ENVELOPPE CONTENANT LA CANDIDATURE OU L’OFFRE 48 COMPORTE UN VIRUS ?

8. L’EXAMEN DES CANDIDATURES ET DES OFFRES ET LA DECISION 49 D’ATTRIBUTION

8.1. QUELLES SONT LES OPERATIONS A MENER A L’OUVERTURE DES PLIS ?

49

8.2. QUELLE EST LA METHODE A RETENIR POUR L’OUVERTURE ET L’EXAMEN DES 51 CANDIDATURES ET DES OFFRES ? 51 8.2.1. L’ouverture et l’examen des candidatures 51 8.2.2. L’ouverture et l’examen des offres

8.3. QUE DOIT FAIRE L’ACHETEUR PUBLIC AU MOMENT DU CHOIX DE L’OFFRE 52 ECONOMIQUEMENT LA PLUS AVANTAGEUSE ? 8.3.1. Les procès verbaux de réunion 52 8.3.2. Quelles sont les spécificités liées à la production des certificats par le candidat retenu et à leur 52 vérification par l’acheteur public ? 52 8.3.3. Le rapport de présentation

9. LA CONCLUSION ET LA NOTIFICATION DU MARCHE DEMATERIALISE 53

9.1. QUELLE INFORMATION DONNER AUX CANDIDATS DONT L’OFFRE N’EST PAS RETENUE ET 53 DANS LE CAS DES MARCHES SANS SUITE ?

9.2. QUELLES SONT LES REGLES APPLICABLES POUR LA SIGNATURE DU MARCHE PAR 53 L’ACHETEUR PUBLIC ? 53 9.2.1. La signature électronique du marché 54 9.2.2. La signature manuscrite du marché

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9.3. QUELLES SONT LES CONDITIONS LIEES A LA NOTIFICATION DU MARCHE PAR VOIE 54 DEMATERIALISEE ?

9.4. LA PUBLICATION DE L’AVIS D’ATTRIBUTION ET DE LA LISTE ANNUELLE DES MARCHES 54 CONCLUS SUR LE PROFIL D’ACHETEUR EST-ELLE SUFFISANTE ?

9.5. LE RECENSEMENT DES MARCHES PUBLICS

10. LE CONTROLE ET L’EXECUTION DES MARCHES DEMATERIALISES

55

56

10.1. QUELLES SONT LES MODALITES D’EXERCICE DU CONTROLE DE LEGALITE DANS LE CAS DES 56 MARCHES DEMATERIALISES ? 10.1.1. La dématérialisation des actes soumis au contrôle de légalité 56 10.1.2. Les pièces des marchés dématérialisés transmises au contrôle de légalité et leurs conséquences 57 pour le comptable public :

10.2. QUELLES SONT LES MODALITES DU CONTROLE DU COMPTABLE PUBLIC EN 59 ENVIRONNEMENT DEMATERIALISE ? 10.2.1. Quelle forme les pièces justificatives dématérialisées susceptibles d’être transmises au 60 comptable doivent-elles prendre ? 10.2.2. Quelles sont les modalités de production dématérialisée des marchés publics par les 60 ordonnateurs aux comptables ? 10.2.3. Quelles sont les modalités de transmission des pièces justificatives dématérialisées au 61 comptable public ?

10.3. COMMENT S’EFFECTUE LE CONTROLE JURIDICTIONNEL ?

11. L’ARCHIVAGE DES MARCHES DEMATERIALISES

11.1. QUELS SONT LES DELAIS DE CONSERVATION DES DOSSIERS DE MARCHES ? 11.1.1. Quel est le droit commun des archives ? 11.1.2. Qu’en est-il pour l’archivage des marchés ?

62

63

63 63 63

64 11.2. COMMENT ARCHIVER LES DOSSIERS DE MARCHES PUBLICS DEMATERIALISES ? 11.2.1. Quels sont les concepts généraux de l’archivage de documents électroniques ? 64 11.2.2. Quels sont les acteurs de l’archivage électronique durant le temps de la durée d’utilité 66 administrative ? 66 11.2.3. Comment gérer la mixité : papier et électronique 11.2.4. Qui met en œuvre le standard d'échange de données pour l'archivage ? 66

ANNEXE 1: PROCESSUS DE TRANSFERT DES DONNEES PAR LE PROFIL D'ACHETEUR

ANNEXE 2: STRUCTURATION ET NOMMAGE DES PIECES D'UN MARCHE

GLOSSAIRE

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72

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1. PRESENTATION DE LA DEMATERIALISATION EN MATIERE DE MARCHE PUBLIC

1.1. QU’EST CE QUE LA DEMATERIALISATION ?

La dématérialisation, en matière de marchés publics, c’est la possibilité de conclure des marchés par voie électronique, soit par l’utilisation de la messagerie électronique, soit par l’emploi d’une plateforme en ligne sur internet.

La dématérialisation n’a aucun effet sur le contenu des informations, qui est indépendant de la forme du support utilisé et du mode de transmission. Les règles de l’achat public sont donc applicables aux achats effectués par voie dématérialisée.

La dématérialisation n’est pas une fin en soi, mais un outil au service d’une politique globale. Les acheteurs, comme les entreprises, doivent s’interroger sur l’organisation interne qui permettra le mieux d’intégrer des processus dématérialisés pour en tirer tous les bénéfices.

1.2. MARCHES AU DESSUS DE 90000 EUROS HORS TAXES : QUELLES SONT LES

OBLIGATIONS REGLEMENTAIRES ?

Le code des marchés publics (CMP) impose les obligations suivantes :

- pour tout marché, l’acheteur peut toujours imposer la transmission des candidatures et des offres par voie électronique quel que soit le montant du marché. Il doit en informer les candidats, par exemple via le règlement de la consultation – RC ;

- pour les marchés de fournitures ou de services informatiques d’un montant supérieur à 90 000 € HT, la dématérialisation est obligatoire pour l’opérateur économique (il doit transmettre candidature et offre par voie dématérialisée) et pour l’acheteur public (il doit être en mesure de recevoir les plis électroniques et doit refuser toute candidatures ou offre sur papier) ;

- pour les marchés d’un montant supérieur à 90 000 € HT qui ne sont pas des marchés informatiques, l’acheteur doit accepter les candidatures et les offres transmises par voie électronique. L’acheteur doit donc s’équiper d’un profil d’acheteur. Le profil d’acheteur est le site dématérialisé, communément appelé « plateforme », auquel l’acheteur a recours pour ses achats ; il centralise les outils nécessaires à la dématérialisation. L’acheteur doit publier sur son profil acheteur les avis d’appel public à la concurrence (AAPC) et les dossiers de consultation des entreprises (DCE).

1.3. QUEL EST LE CADRE JURIDIQUE ?

1.3.1. Le cadre communautaire

(cid:1) Directive 2004/18/CE du Parlement européen et du Conseil, du 31 mars 2004, relative à la coordination des procédures de passation des marchés publics de travaux, de fournitures et de services, dite « directive classique » (JOUE-L 134 du 30 avril 2004) ;

(cid:1) Directive 2004/17/CE du Parlement européen et du Conseil, du 31 mars 2004, portant coordination des procédures de passation des marchés dans les secteurs de l’eau, de l’énergie, des transports et des services postaux, dite « directive secteurs spéciaux ».

Attention ! Ces directives sont en cours de révision.

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Ces directives1 définissent les principales règles de la dématérialisation des achats publics :

• le principe de l’égalité entre les moyens de communication électronique et les moyens

classiques de communication et d’échange d’information ;

• les règles relatives à la mise en œuvre des techniques d’achat modernes.

En résumé :

- tous les échanges (documents, informations) qu’induit la procédure de passation d’un marché

peuvent être opérés par des moyens électroniques2 ;

- ces moyens doivent assurer l’intégrité des informations transmises, ainsi que la confidentialité

des candidatures et des offres 3 ;

- ces moyens ne doivent pas être discriminatoires : ils doivent être généralement disponibles et

interopérables4 ;

- les États membres peuvent demander que les offres électroniques soient assorties d’une « signature électronique avancée » (ou sécurisée, selon la terminologie juridique française) au sens de la directive 1999/93/CE du Parlement européen et du Conseil, du 13 décembre 1999, sur un cadre communautaire pour les signatures électroniques5.

L’article 38 de la directive 2004/18/CE permet de réduire le délai de réception des candidatures et des offres lorsque les documents du marché sont mis à disposition par un moyen électronique.

Le 4 juin 2012, la Commission européenne a présenté un projet de Règlement comportant deux volets : l’identification électronique et les signatures électroniques. L’objectif est de permettre aux particuliers et aux entreprises d’utiliser le système national d’identification électronique de leur pays pour accéder aux services publics en ligne dans d’autres pays de l’Union où l’identification électronique est possible. Lien vers la proposition de règlement : http://ec.europa.eu/information_society/policy/esignature/eu_legislation/revision/index_en.htm

1.3.2. Le cadre national

(cid:1) Le code des marchés publics et ses textes d’application

Les dispositions du code des marchés publics relatives à la dématérialisation sont les suivantes :

1 Suite au Livre vert sur la modernisation des marchés publics diffusé le 27 janvier 2011, la Commission européenne a présenté le 20 décembre 2011 trois propositions de directives : deux se substituant aux directives2004/18 et 2004/17 ; la troisième, encadrant l'attribution des contrats de concession. Ces propositions s’inscrivent, notamment, dans une perspective de « décollage » de la passation électronique des marchés (la Commission ayant par ailleurs adopté le 18 octobre 2010 un livre vert sur le développement des marchés publics électroniques dans l’Union européenne). Les travaux devraient aboutir à de nouveaux textes courant 2013. 2 Directive 2004/17/CE : considérant (46) et article 48 (1), directive 2004/18/CE : considérant (35) et article 42 (1) 3 Directive 2004/17/CE : article 48 (3). Les exigences minimales auxquelles doivent répondre les dispositifs de réception des offres et des demandes de participation figurent en annexe X de la directive. Directive 2004/18/CE article 42 (3). Les exigences minimales auxquelles doivent répondre les dispositifs de réception des offres et des demandes de participation figurent en annexe X de la directive. 4 Directive 2004/17/CE : considérant (46), directive 2004/18/CE : considérant (35) Est interopérable un système, dont les spécifications des interfaces sont connues, qui peut fonctionner avec d'autres systèmes. 5 Directive 2004/17/CE : article 48 (5) (b) et annexe XXIV, directive 2004/18/CE : article 42 (5) (b) et annexe X.

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Article 11

Article 32

Article 39

Articles 39 et 40

Article 41 alinéa 3

Article 44 - I

Article 48

Article 54

Article 56

Articles 57, 62 et 65

Article 62, 66 et 67

Article 78

Article 79

Article 80, I, 1°

Article 80, I, 3°

Article 81

Article 106

DOCUMENTS CONSTITUTIFS DU MARCHE Signature électronique de l’acte d’engagement dans le cadre des procédures formalisées MODALITES DE TRANSMISSION DES DOCUMENTS ET DES INFORMATIONS Principe de la liberté d’accès, confidentialité et intégrité PROFIL D’ACHETEUR Définition ORGANISATION DE LA PUBLICITE Publicité des avis (AAPC) sur le profil d’acheteur INFORMATION DES CANDIDATS Publication de l’ensemble des documents de la consultation (DCE) sur le profil d’acheteur. PRESENTATION DES CANDIDATURES Signature électronique de la candidature dans le cadre des procédures formalisées PRESENTATION DES OFFRES Signature électronique de l’acte d’engagement dans le cadre des procédures formalisées Validité des offres reçues ENCHERES ELECTRONIQUES

Méthode de sélection des offres COMMUNICATIONS ET ECHANGES D’INFORMATIONS PAR VOIE ELECTRONIQUE Définition des obligations en matière de dématérialisation APPELS D’OFFRES OUVERT / RESTREINT / PROCEDURE NEGOCIEE Possibilité de réduire les délais de réception des candidatures et des offres du fait de la mise en ligne de l’avis de publicité ou du document de consultation (ou DCE) CONSULTATION Conditions d’accès aux documents de la consultation mis en ligne sur le profil d’acheteur SYSTEME D’ACQUISITION DYNAMIQUE Procédure de passation ACHEVEMENT DE LA PROCEDURE Rapport d’information sur le déroulement des procédures d’attribution conduites par voie électronique INFORMATION DES CANDIDATS EVINCES Une transmission électronique permet une signature du marché par le représentant du pouvoir adjudicateur dans un délai plus court. SIGNATURE DU MARCHE Possibilité de signer électroniquement le marché par le pouvoir adjudicateur NOTIFICATION Possibilité de notifier électroniquement le marché CERTIFICAT DE CESSIBILITE Possibilité d’établir un certificat de cessibilité électronique

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(cid:1) L’ordonnance n° 2005-649 du 6 juin 2005, relative aux marchés passés par certaines personnes publiques ou privées non soumises au code des marchés publics et ses textes d’application

L’ordonnance de 2005 qui s’applique aux pouvoirs adjudicateurs non soumis au code (établissement public industriel et commercial de l’État, Établissement public scientifique, par exemple…) est complétée par deux décrets d’application : le décret n°2005-1308 du 20 octobre 2005 relatif aux marchés passés par les entités adjudicatrices mentionnées à l’article 4 de l’ordonnance, et le décret n°2005-1742 du 30 décembre 2005 fixant les règles applicables aux marchés passés par les pouvoirs adjudicateurs mentionnés à l’article 3 de l’ordonnance. Aucun de ces décrets ne prévoit de mesures obligatoires à mettre en œuvre en matière de dématérialisation. Toutefois, si des acheteurs soumis à l’ordonnance choisissent de lancer une procédure d’achat dématérialisée, l’arrêté du 14 décembre 2009, relatif à la dématérialisation des procédures de passation des marchés publics, leur est applicable. Ils peuvent, de même, faire application des dispositions de l’arrêté du 15 juin 2012 relatif à la signature électronique dans les marchés publics.

(cid:1) L’arrêté du 14 décembre 2009 relatif à la dématérialisation des procédures de passation des

marchés publics

Ce texte définit les conditions de la dématérialisation des marchés publics (documents de la consultation, candidatures et offres dématérialisées) et les modalités de sécurisation des procédures électroniques de passation (principe de l’accusé de réception, copie de sauvegarde).

(cid:1) L’arrêté du 15 juin 2012 relatif à la signature électronique dans les marchés publics

Cet arrêté définit les conditions de signature des documents transmis électroniquement dans le cadre d’un marché public : certificats électroniques utilisables, formats de signature utilisables (XAdES, PAdES et CAdES au minimum), vérifications à opérer...

1.3.3. La signature électronique

Les articles 1316 et 1316-1 à 1316-4 du code civil sont issus de la loi n° 2000-230 du 13 mars 2000, portant adaptation du droit de la preuve aux technologies de l’information et relative à la signature électronique qui transpose la directive 1999/93/CE du 13 décembre 1999. Ce dispositif est complété par le décret n° 2001-272 du 30 mars 2001 pris pour l’application de l’article 1316-4 du Code civil et relatif à la signature électronique et par le décret n° 2002-535 du 18 avril 2002, qui met en place les conditions d’évaluation et de certification de la sécurité offerte par les produits et les systèmes des technologies de l’information. Un arrêté du 26 juillet 2004, pris pour l’application du décret du 30 mars 2001 précité, fixe les modalités de la reconnaissance de la qualification des prestataires de services de certification électronique et de l’accréditation des organismes qui procèdent à leur évaluation.

Afin de garantir la sécurité des échanges entre les usagers et les autorités administratives, l’ordonnance n° 2005-1516 du 8 décembre 2005 relative aux échanges électroniques entre les usagers et les autorités administratives et entre les autorités administratives fixe le cadre juridique permettant le développement de l’administration électronique. La simplification des démarches faites par voie électronique est le premier objectif de cette ordonnance, le second étant d’assurer la sécurité (via le référentiel général de sécurité (RGS)6) et l’interopérabilité (via le référentiel général d’interopérabilité RGI7) des systèmes d’information.

6 Le RGS est un ensemble de règles de sécurité qui s'imposent aux autorités administratives dans la sécurisation de leurs systèmes d’information. Il propose également des bonnes pratiques en matière de sécurité des systèmes d’information que les autorités administratives sont libres d’appliquer. Le RGS a été approuvé par arrêté au Journal officiel le 18 mai 2010 (Arrêté du 6 mai 2010 portant approbation du référentiel général de sécurité et précisant les modalités de mise en œuvre de la procédure de validation des certificats électroniques).

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La dématérialisation des marchés publics relève des dispositions suivantes issues de l’ordonnance précitée : -

le profil d’acheteur, en tant que système d’information, défini au 1° du II de l’article 1er de l’ordonnance précitée, devra respecter les règles du référentiel général de sécurité, et notamment le niveau de sécurité déterminé par l’acheteur, après étude des risques, parmi les niveaux de sécurité prévus par le RGS (*, **, ***) ;

-

la signature électronique des actes des autorités administratives, y compris leurs marchés publics, est autorisée. L’article 8 de l’ordonnance fixe les conditions de leur validité inspirées de l’article 1316-4 du code civil.

L’arrêté du 15 juin 2012 relatif à la signature électronique dans les marchés publics précise, pour les opérateurs économiques comme pour les acheteurs, les conditions d’utilisation de la signature électronique dans les marchés publics. Cet arrêté a fait l’objet d’une large concertation préalable (6000 consultations, 144 propositions recueillies) dont la synthèse a été présentée par la DAJ dans une fiche mise en ligne le 3 juillet 2012.

1.3.4. Les règles applicables au traitement d’informations nominatives

La mise en œuvre de la dématérialisation nécessite, pour certaines opérations, le traitement d’informations nominatives. Les dispositions de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978, relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés modifiée par la loi n°2004-801 du 6 août 2004 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel sont, dans ce cas, applicables.

Par un avis rendu le 13 janvier 20058, la CNIL a dispensé de déclaration les traitements de données à caractère personnel, relatifs à la dématérialisation des marchés publics. Leur liste figure à l’article 2 de l’avis.

1.4. PROFIL D’ACHETEUR : LA « PLATEFORME » D’ECHANGES DE L’ACHETEUR POUR

SES MARCHES PUBLICS

1.4.1. Comment définir le profil d’acheteur ?

Le profil d’acheteur est le nom donné à un ensemble de moyens informatiques comprenant le portail9 et l’application logicielle de gestion des procédures de passation dématérialisées des marchés publics. C’est une salle des marchés ou une place de marché virtuelle10.

Le décret a été publié le 4 février 2010 au Journal Officiel : Décret n° 2010-112 du 2 février 2010 pris pour l'application des articles 9, 10 et 12 de l'ordonnance n° 2005-1516 du 8 décembre 2005 relative aux échanges électroniques entre les usagers et les autorités administratives et entre les autorités administratives. 7 Le RGI est un cadre de recommandations référençant des normes et standards qui favorisent l'interopérabilité au sein des systèmes d'information de l'administration. Ces recommandations constituent les objectifs à atteindre pour favoriser l'interopérabilité. Elles permettent aux acteurs cherchant à interagir et donc à favoriser l'interopérabilité de leur système d'information, d’aller au-delà de simples arrangements bilatéraux. Voir : arrêté du 9 novembre 2009 portant approbation du référentiel général d'interopérabilité. La version 1.0 du RGI, publiée le 12 juin 2009, est la version en vigueur du RGI. Voir : http://references.modernisation.gouv.fr/rgi-interoperabilite 8 Délibération n° 2005-003 du 13 janvier 2005 décidant la dispense de déclaration des traitements mis en œuvre par les organismes publics dans le cadre de la dématérialisation des marchés publics 9 Un portail est un site, qui offre une porte d'entrée unique sur un large éventail de ressources et de services centrés sur un domaine ou une communauté particulière 10 Cf. articles 41 et 44, annexe XIII, XVA, XVB, XX de la directives 2004/17/CE, articles 35 et 36, annexe VIIA, VIII de la directive 2004/18/CE et articles 39 I et 149 I du code des marchés publics

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En pratique, le profil d’acheteur est un site, généralement appelé « plateforme », accessible en ligne, par l’intermédiaire du réseau internet, qui centralise les outils nécessaires à la dématérialisation des procédures de passation et les met à disposition des acheteurs et des opérateurs économiques. Le site d’une collectivité ne peut être qualifié de profil d’acheteur que s’il offre l’accès à ces fonctionnalités.

Le profil d’acheteur est un système d’information au sens de l’ordonnance n° 2005-1516 du 8 décembre 2005, relative aux échanges électroniques entre les usagers et les autorités administratives, et entre les autorités administratives. Les référentiels généraux de sécurité (RGS) et d’interopérabilité (RGI) lui sont applicables.

Le profil d’acheteur doit être accessible à tous, au sens de l'article 47 de la loi n° 2005-102 du 11 février 2005 pour l’égalité des droits et des chances, la participation et la citoyenneté des personnes handicapées. Il doit respecter le Référentiel Général d'Accessibilité pour les Administrations (RGAA11) Par exemple, pour les personnes mal voyantes, le site doit utiliser de forts contrastes de couleurs. Le RGAA permet de rendre progressivement accessible les informations fournies par ces services pour les trois canaux du web, de la télévision et de la téléphonie.

1.4.2. Quelle fonctionnalité mettre en place sur la plateforme ?

L’acheteur public a un large pouvoir d’appréciation des fonctions qu’il donne à son profil d’acheteur, dans le cadre de sa politique d’achat.

A minima, le profil d’acheteur doit permettre de :

(cid:2) mettre en ligne des avis de publicité ; (cid:2) mettre en ligne des DCE ; (cid:2) recevoir des candidatures et des offres électroniques de manière sécurisée et confidentielle (et

notamment recevoir et traiter les documents signés électroniquement);

(cid:2) gérer les échanges d'information entre le pouvoir adjudicateur et les opérateurs économiques

pendant la procédure de passation de marché.

Cette énumération n’est pas limitative. Par exemple, l’acheteur peut aussi développer d’autres fonctionnalités comme : (cid:2) une passerelle permettant de publier les avis au Bulletin Officiel d’Annonces des Marchés Publics

(BOAMP) ou au Journal Officiel de l’Union Européenne (JOUE) ;

(cid:2) un système d’alerte électronique pour avertir automatiquement les entreprises de l’ouverture de

nouvelles procédures de passation ;

(cid:2) un suivi de l’activité des entreprises : par exemple, un registre de retraits des DCE ; (cid:2) un module d’auto-formation ou un guide pour les entreprises ; (cid:2) un espace d’entrainement pour permettre aux entreprises de simuler des réponses en ligne ; (cid:2) une application logicielle de signature pour signer des fichiers hors connexion ; (cid:2) (cid:2) un espace privatif sur la « plateforme », réservé à chaque entreprise, pour héberger leur dossier

un système de messagerie : par exemple, pour notifier le marché ;

administratif virtuel ;

(cid:2) un module permettant un archivage pérenne des procédures ; (cid:2) un module permettant de mettre en œuvre un système d’acquisition dynamique ou des enchères.

11 Le RGAA fixe les règles techniques, sémantiques, organisationnelles et d’ergonomie que doivent respecter leurs services de communication publique en ligne afin d’assurer aux personnes handicapées la réception et la compréhension de tout type d’information diffusée sous forme numérique, de leur permettre d’utiliser ces services et, le cas échéant, d’interagir avec ces derniers. Ce référentiel s’applique aux différents types de handicap et aux différentes technologies mises en œuvre par les services de communication publique en ligne, en particulier l’internet, le téléphone et la télévision. Voir : http://references.modernisation.gouv.fr/rgaa-accessibilite

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Le profil d’acheteur peut afficher les avis de pré information12 et les avis périodiques d’informations13, les informations sur les appels d’offres en cours, les achats programmés, les contrats passés, les procédures annulées, ainsi que toute information générale utile, comme un point de contact, un numéro de téléphone et de télécopie, une adresse postale et une adresse courriel.

L’acheteur public peut faire figurer sur son profil d’acheteur différents types d’information : les conditions d’utilisation et de fonctionnement du site et les éléments de sécurisation des étapes de la procédure, notamment le principe de la date certaine de l’envoi (horodatage et accusé de réception), le principe de l’authentification de l’émetteur (par la signature), de la confidentialité des enveloppes (par le chiffrement), de l’intangibilité du contenu des enveloppes (par la signature). Il est également recommandé d’y faire figurer, de manière visible, le niveau de sécurité conforme au RGS que l’acheteur a choisi pour la plateforme, ainsi que les informations relatives aux catégories de certificats de signature électronique (rappel des adresses où figurent les « listes de confiance » française et européenne) et aux formats de signature (référence aux formats CAdES, PAdES et XAdES).

1.4.3. Comment mettre en place un profil d’acheteur ?

L’acheteur public peut développer en interne l’application logicielle idoine, ou en faire l’acquisition ou la location auprès d’un prestataire privé.

A titre d’exemple :

(cid:1) L’État s’est doté d’une plateforme nommée « Plateforme des achats de l’Etat » (PLACE) dont

l’url est la suivante : http://www.marches-publics.gouv.fr/. L’État a acquis une solution en pleine propriété et externalise les travaux de développement, d’intégration, d’hébergement, de maintenance.

(cid:1) Certains acheteurs se sont dotés d’une plateforme et proposent à d’autres acheteurs de les rejoindre sur celle-ci. On parle alors de sites mutualisés. C’est le cas de certaines régions.

A défaut, les petits acheteurs peuvent faire appel à un prestataire de services offrant une plateforme commune. Des entreprises commercialisent des prestations de dématérialisation dont les prix unitaires varient en fonction des quantités de procédures demandées. Des lots de 2, 5, 10, 50 ou des forfaits illimités peuvent être proposés.

Il est recommandé à l’acheteur d’utiliser un seul profil d’acheteur pour le traitement de toutes ses procédures, y compris les procédures adaptées. L’utilisation de la plateforme simplifie les tâches incombant à l’acheteur public : une partie de ces tâches est automatisée, la procédure est sécurisée par l’utilisation de l’horodatage, du chiffrement et de la signature électronique.

1.4.4. Comment apprendre à passer un marché dématérialisé ?

Il est recommandé de mettre en place un « site-école » (site test, parfois appelé « bac à sable ») sur le profil d’acheteur pour que les acteurs en présence puissent s’entrainer. La généralisation de telles fonctionnalités permet l’appropriation des règles et des modalités de fonctionnement des plateformes.

L’acheteur public doit être attentif à la sélection des fonctionnalités qu’il veut retenir pour sa plateforme, afin de choisir une solution technique proportionnée à ses besoins (toute la procédure peut être faite sur le profil d’acheteur). Le coût de certains choix fonctionnels peut être disproportionné au besoin réel.

12 Voir article 39 du code des marchés publics 13 Voir article 149 du code des marchés publics

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1.5. L’UTILISATION DE LA MESSAGERIE ELECTRONIQUE (OU COURRIEL) COMME OUTIL

DE DEMATERIALISATION

1.5.1. La messagerie électronique peut-elle être utilisée ?

L’acheteur doit assurer « la confidentialité et la sécurité des transactions sur un réseau informatique accessible de façon non discriminatoire » (article 56 IV).

En procédure adaptée, l’acheteur doit tenir compte « notamment de la nature et du montant des travaux, fournitures ou services en cause » (article 56 IV du code des marchés publics). Donc, si les caractéristiques du marché l’autorisent, la messagerie électronique (ou courriel) peut être utilisée, par exemple pour la remise d’une offre. L’acheteur doit alors prévoir les conditions de son utilisation dans son règlement de consultation (ou, à défaut, dans l’avis d’appel à la concurrence).

Si l’acheteur a déjà un profil d’acheteur, il est recommandé d’utiliser cet outil.

En procédure formalisée, le recours au profil d’acheteur répond aux conditions de confidentialité et de sécurité optimales imposées par la règlementation. L’usage de la messagerie est donc exclu.

1.5.2. Quelles sont les précautions à prendre ?

Il revient à chaque acheteur de mettre en place un niveau de sécurité et de confidentialité proportionné à la nature et au montant de son marché.

L’utilisation du courriel pour des MAPA de faible montant peut offrir un niveau de sécurité suffisant. L’acheteur doit prévoir l’envoi d’un accusé de réception indiquant la date et l’heure de réception14.

Des précautions particulières doivent être prises pour assurer la