Minist re de lEnseignement Sup rieur, de la Recherche Scientifique et de la Technologie
Universit Virtuelle de Tunis
Management de projets
Les logiciels de gestion de projet
Anis JABLOUN
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10.1 Introduction
Management de projets
Les logiciels de gestion de projet
Les logiciels de gestion de projet sont con us pour servir trois besoins : la planification, le
pilotage et la communication.
Un chef de projet ne peut ignorer ces outils qui aident planifier le travail mieux et plus vite
et offrent de riches fonctionnalit s danalyse et de simulation.
Limplantation r ussie de ces produits au sein dune entreprise enrichit le dialogue du chef
de projet avec les parties prenantes et facilite lassimilation de la culture et les principes de
la conduite de projet.
En un clic de souris, un chef de projet obtient en un instant un r seau PERT, un diagramme
de GANTT ou un plan de charge. Les algorithmes de calculs int grent et optimisent toutes les
informations fournies (dure, calendrier, priorit , disponibilit , charge, co t, contraintes,
marges etc.) en fonction de la logique de planification d finie par le chef de projet.
Ces outils deviennent presque indispensables lorsquil sagit de planifier un projet au-del de
quelques t ches, et plus encore sil faut consolider des projets diff rents devant se partager
des ressources communes.
Le chef de projet met profit les fonctionnalit s de planification des logiciels de gestion de
projet pour une meilleure ma trise de lavancement du projet.
Il ny a pas si longtemps la mise jour dun planning se faisait la table dessin. On
comprend le peu dentrain de certains pour le pilotage de projet. Aujourdhui le chef de
projet a sa disposition un grand choix doutils qui recalculent toutes les informations du
projet d s quune modification ou information nouvelle est saisie et affichent les plannings
et autres tableaux de charges r sultant.
En visualisant les carts avec le planning de r f rence, le chef de projet analyse la situation
et, avec laide du logiciel, proc de aux simulations utiles au reste du projet. La prise de
d cision est dautant facilit e.
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Les informations saisies, calcul es et affich es fournissent une mati re compl te pour
assurer une excellente communication aussi bien au sein de l quipe de projet quen
direction des diff rentes parties prenantes. La promotion des fonctionnalit s de ces logiciels
nest plus faire : pr sentation des informations, personnalisation d tats, graphiques en
couleur, synth ses facilit es, int gration avec dautres logiciels.
Les versions les plus r centes de ces logiciels sont dot es doutils Web (Internet et Intranet)
qui ouvrent des possibilit s de communications ou d changes dinformation aussi
puissantes que simples.
Ces logiciels permettent d crire un savoir-faire. Les diff rentes t ches sont comment es et
les carts entre ce qui a t pr vu et ce qui a t r alis sont conserv s et expliqu s. Les
plannings sont archiv s pour tre repris comme mod les.
Tout cela b tit une m moire qui facilite progressivement les estimations et constitue la base
des projets suivants. Le chef de projet construit son projet partir de cette exp rience
formalis e et disponible.
10.2 Les principaux domaines dinformatisation
La gestion de projet est facilit e par la mise en place doutils informatiques permettant :
" La manipulation et le traitement plus ou moins centralis de lensemble des donn es
du projet,
" La mise disposition des intervenants de la hi rarchie et du client, de linformation
dont ils ont besoin sous la forme ad quate,
" Linterface avec les outils informatiques de production et de gestion de lentreprise.
Linformatisation en mati re de gestion de projet concerne principalement :
" Le calcul des r seaux logiques, la gestion des ressources et les repr sentations
graphiques correspondantes,
" Lestimation du budget,
" L valuation des co ts pr visionnels,
" Le contr le des approvisionnements,
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" La gestion et la configuration technique et des documents,
" La gestion des mat riels,
" Lanalyse des risques,
" La maintenance dune base historique (co ts, d lais, etc.).
10.2 Le march des progiciels
Le march des progiciels en gestion de projet est en plein d veloppement. Sous ce
vocabulaire, on trouve essentiellement des progiciels assurant le calcul des r seaux logiques,
la gestion des ressources et les repr sentations graphiques correspondantes. Les plus
sophistiqu s incluent une base de donn es partir de laquelle de nombreuses applications
sp cifiques peuvent tre d velopp es par lutilisateur.
En mati re de gestion documentaire, il existe aussi des progiciels sp cialis s permettant de
suivre la vie dun document depuis son tat pr visionnel jusqu l tat final, en passant par
les processus dapprobation, de diffusion, de traitement, de g rer les liens inter-documents
partir dapplications d velopp es sur des bases de donn es.
10.3 La mise en place dun outil de gestion de projet
Cette mise en place suit les m mes tapes que tout autre outil informatique :
" D finition des besoins,
" Elaboration de la sp cification,
" Choix dun progiciel ( partir de tests de quelques progiciels pr s lectionn s sur un
projet type),
" D veloppement dapplications sp cifiques,
" Mise en place.
Il sagit, en fait, dun v ritable projet r aliser. La mise en place dun outil de gestion
apporte de nombreux avantages, parmi lesquels on peut citer :
" La n cessit dune analyse pr alable et dune planification d taill e des projets,
" Lint gration des plannings et des budgets,
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" La facilit de mise jour du plan de management de projet et les possibilit s de
simulation,
" Les possibilit s graphiques qui am liorent la communication,
" La mise disposition de tous les intervenants de toutes les donn es dont ils ont
besoin et ce dune fa on unique,
" Limpact psychologique sur le client.
A la lumi re de lexp rience de ces derni res ann es, on peut dire que :
" La mise en place dun tel outil renforce le r le du chef de projet gr ce aux l ments
dinformation quil met sa disposition,
" Lint gration des plannings et des budgets est une op ration d licate, car les besoins
sont g n ralement diff rents, et les facteurs influen ant co ts et d lais ne sont pas
toujours les m mes,
" Le choix du niveau de d tail dans lequel il faut aller est un facteur cl de r ussite,
" Le syst me doit tre adapt la structure du flux dinformation existant dans
lentreprise,
" La mise en place et lutilisation des outils demandent un s rieux effort en mati re de
personnel de ma trise de projet.
10.4 Importance de la communication et dun langage commun
" Il est indispensable que lensemble des acteurs dun projet puisse changer les
informations n cessaires. Les outils logiciels de gestion de projets, riches de leurs
nombreux types de documents, apportent un r el progr s dans ce domaine.
" Le planning pr visionnel est un aspect important mais, au cours de la r alisation des
projets, il faut pouvoir :
o R agir aux impr vus,
o Garder la coh rence du projet,
o Trouver d ventuels moyens suppl mentaires en cas de d rapage.
Le chef de projet trouvera un appui int ressant dans les logiciels de gestion de projets pour
laider dans lanalyse des d rives.
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10.5 Microsoft Project
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Microsoft Project est un outil logiciel daide la d cision orient projets. Il permet de stocker
lensemble des informations qui constituent un projet et offre toutes les fonctionnalit s
n cessaires sa mise en place et son suivi.
Malgr certaines faiblesses, Microsoft Project se pr sente, dans la gamme laquelle il
appartient, comme le logiciel le plus m me d voluer et le plus ouvert du march (65% de
parts de march ).
Les atouts principaux retenir :
" Construit comme une bo te outils, ce logiciel permet chacun de construire ses
propres l ments partir des fonctions de base, de mani re se rapprocher le plus
possible, voire compl tement, des besoins de lentreprise. Les volutions de versions
permettent dobtenir un produit de plus en plus abouti.
" La possibilit de r aliser des programmes en langage Visual Basic pour Application
(VBA) facilite le d veloppement dapplications int grant Microsoft Project ou
dautres outils logiciels standard et/ou sp cifiques.
" Microsoft Project propose diff rentes briques particuli rement bien adapt es
chaque acteur des projets :
o Chef de projet,
o Responsable de service,
o Acteur du projet,
o Direction g n rale.
"
Il int gre la notion de gestion de projets dentreprise : il fournit en standard un
ensemble de fonctionnalit s
importantes pour
la mise en place de projets
denvergure.
" Microsoft propose un module Back Office qui enrichit le panel de possibilit s,
notamment dans le domaine de la centralisation des donn es, de la s curisation ou
encore de la mise disposition dinformations.
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10.5.1 Caract ristiques des projets
Un projet, au sens de Microsoft Project, est un ensemble dinformations articul es
principalement autour de quatre sous-ensembles : le projet, les t ches, les ressources, les
affectations.
Il est essentiel, pour pouvoir utiliser un logiciel de gestion de projets, de bien assimiler
cette probl matique. Lensemble des informations dun projet constitue un v ritable
syst me dinformations.
Un projet, identifi par une date de d but (ou de fin), contient un ensemble dactivit s.
Les caract ristiques dune t che sont les suivantes : le nom, la dur e, la contrainte de
date (D but au plus t t le, Fin au plus tard le, etc.) et les liens (pr d cesseurs et
successeurs).
Ces caract ristiques permettent Microsoft Project de d terminer un planning de
r alisation des t ches au plus t t et au plus tard . Lalgorithme de calcul utilis sappuie
sur des m thodes math matiques prouv es : m thode PERT ou m thode du chemin
critique.
Chaque t che du projet peut consommer des ressources pour sa r alisation. Les
principales caract ristiques des ressources sont le nom et le co t.
Microsoft Project permet de stocker lensemble des informations dun projet et de les
repr senter sous diverses formes : r seau PERT, diagramme de Gantt, tableaux, etc.
Lensemble des donn es de suivi peut galement tre m moris et permettre d valuer
les carts entre Pr visions et R alisations tout au long de la r alisation des projets. Cest
une tape it rative qui permet de sassurer de la justesse des pr visions ou de proc der
aux ajustements qui permettent de suivre le d roulement r el.
10.5.2 Fonctions principales
Microsoft Project propose un ensemble de fonctions de gestion de projets, dont certaines
sont sp cifiques Microsoft.
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" Un ensemble doutils daide en ligne (guide de projets) : tr s riche, qui assiste
lutilisateur dans toutes les tapes de planification.
" Smart Tags : informations et/ou conseils sur des actions possibles en fonction du
contexte (par exemple pour supprimer une t che).
" Un ensemble daffichage vari s : (standard ou cr er) qui permet de visualiser le
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projet sous diff rents angles :
o Planning (diagramme de Gantt avec trois chelles de temps),
o R seau PERT,
o Tableaux des t ches et des ressources,
o Graphe des ressources, etc.
" Un ensemble doutils : pour pr parer et imprimer les rapports sur le projet (tables,
filtres, mod les de rapport, etc.).
" M thode de planification :
o Par les t ches ou par les ressources, par effort,
o A rebours,
o Gestion de diff rents types de relations (fin d but, d but fin, fin fin,
d but d but),
o Possibilit de d finir des chevauchements ou des d lais entre les t ches,
o Support de huit types de contraintes pour les t ches (d s que possible, doit
commencer le, doit finir le, etc.).
" Gestion des ressources :
o Calendrier propre chaque ressource,
o Gestion des heures suppl mentaires,
o Aide la recherche de ressources appropri es et disponibles,
o Lissage ou nivellement des ressources par rapport diff rents crit res.
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"
Int gration avec la plate-forme Microsoft :
o Microsoft Excel pour tablir des listes de t ches mod les,
o Outlook pour lint gration des t ches,
o SQL Server pour le stockage des informations,
o Share Team Point pour le stockage de documents,
o
Internet Application Server pour la mise en place dun intranet projet.
" Fonctionnalit s multiples :
o Partage de ressources entre projets,
o Mise en place dune architecture multi-projets (sous-projets),
o Consolidation de projets.
" Suivi de projet :
o Suivi partir des dur es, du travail, des co ts ou des ressources,
o Planification interm diaire,
o Param trage du diagramme de Gantt ou des autres affichages,
o Elaboration de rapports ou de graphiques.
" Travail en groupe :
o Utilisation de feuilles de temps de Microsoft Web Access pour lensemble
des membres de l quipe projet pour changer des informations et assurer le
suivi du projet.
o Publication dinformations sur le Web,
o Gestion de document avec Microsoft SharPoint Team Services,
o Outil de suivi des probl mes : permet de cr er des documents et des rapports
stock s dans Microsoft Project Server,
o Fonction dadministration des projets : authentification, droit dacc s.
" Fonctionnalit s dentreprise :
o Mod le global,
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o Liste des ressources,
o Analyse de comp tence de ressources,
o Constitution d quipe,
o Sc narios de projets au travers de la mod lisation du porte-documents.
10.5.3 Fonctionnement du logiciel
Microsoft Project a besoin de plusieurs fichiers pour travailler. Le sch ma montre
lensemble des fichiers intervenant dans une session de travail avec Microsoft Project.
" Fichier Global.mpt
Ce fichier doit tre imp rativement pr sent sur le disque dur du poste de travail, ou sur le
serveur dans le cas dune installation en r seau. Il est automatiquement charg en
m moire lors du lancement du logiciel Microsoft Project. Il contient des sp cifications sur
les affichages, les filtres, les tables, les barres de menus, etc.
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" Fichier GLOBAL dentreprise
Microsoft Project tend la notion de fichier Global lensemble de lorganisation
concern e par la gestion de projets.
" Fichier mod les
Les fichiers mod les ont pour extension MPT, mais il faut bien les distinguer du fichier
Global.mpt. Ils serviront de mod les lors de la cr ation dun nouveau projet. Cette
fonctionnalit permet dacc l rer et de standardiser le processus de cr ation des
projets.
" Fichier projet
Le fichier projet contient lensemble des donn es propres au projet. Ces donn es sont de
diff rentes natures :
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o Donn es du projet : Elles incluent les informations g n rales sur le projet
(titre, date de d but, travail, etc.), les t ches (nom, dur e, date de d but,
marge, co t), les ressources et les affectations.
o El ments de personnalisation : Affichages,
tables,
filtres,
rapports,
calendriers, modules, etc.
Ce sont des sp cifications qui permettent dafficher, dimprimer ou encore de
traiter les donn es du projet.
" Autres fichiers MPP
Dans le cadre de la gestion multi-projets, dautres fichiers peuvent tre mis en place :
" Autre fichier MPP pour introduire la notion de sous-projets ou de liens inter-t ches et
inter-projets.
" Autre fichier MPP pour effectuer le partage de ressources entre plusieurs projets.
10.5.4 Int gration du logiciel Microsoft Project dans la plate-forme logicielle
Microsoft
Les logiciels qui font partie de la plate-forme Microsoft constituent un champ
dinvestigation et de coop ration tr s vaste.
Cet aspect est particuli rement int ressant pour le logiciel Microsoft Project qui, par
essence, se trouve confront un environnement complexe :
" Notion de projet dentreprise, parfaitement mis en Suvre avec les logiciels Server
2000, Exchange ou Outlook, un serveur intranet et SQL Server.
" N cessit dacc der des fonctions de calcul ou de repr sentations graphiques
r alisables avec Microsoft Excel.
" Besoin d tablir des documents pour la communication autour du projet. Possibilit
dinteraction avec Microsoft Word ou Powerpoint.
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" Structure de donn es proche dune base de donn es. Les drivers ODBC donnent
acc s, partir de Microsoft Project, des bases externes. Il existe par ailleurs un lien
privil gi avec Microsoft Access.
" Techniques DDE et OLE accessibles.
" D veloppement avec la plate-forme Visual Basic pour Application (VBA) et les
contr les ActiveX.
Le sch ma suivant pr sente les interactions possibles entre les diff rents logiciels de la
plate-forme Microsoft.
En r sum
Le management de projet repose :
" En amont du d veloppement sur lanalyse fonctionnelle et sur lexistence dun
syst me dinformations techniques,
" En d veloppement et en production sur des processus de bouclage, sur lexistence
dun syst me dinformations techniques, sur des processus de ma trise des co ts et
de d lai, et sur des processus de configuration et de conception co t objectif.
Microsoft Project est un logiciel puissant qui vous permettra de g rer vos projets
efficacement.
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