Guide pour le Cahier des Charges

Ce guide s’adresse aux professionnels de l’informatique et de la gestion documentaire souhaitant maîtriser la rédaction d’un cahier des charges. Il présente les étapes clés, les objectifs, la structuration et les bonnes pratiques pour élaborer un document clair et efficace, préalable indispensable à tout projet informatique.

Pourquoi un cahier des charges ?

Le cahier des charges est un document fondamental dans la conduite d’un projet informatique, qu’il s’agisse de la mise en place ou du remplacement d’un système de gestion, de la création d’un site Web, d’un portail, ou encore de l’intégration de ressources numériques. Il sert à formaliser les attentes et les besoins du service de documentation ou de l’utilisateur final.

L’environnement projet

Un projet informatique suit une logique propre, dans laquelle le cahier des charges joue trois rôles essentiels :

• Description des attentes au fournisseur : il synthétise toute la réflexion méthodologique et définit les besoins spécifiques ainsi que les contraintes propres au projet. Il sert aussi à définir les critères de sélection du prestataire.
• Base contractuelle : le contenu du cahier des charges est intégré dans le contrat, rendant contraignants les engagements sur les spécifications techniques et le planning.
• Outil d’évaluation : sous forme de cahier de recette, il permet d’évaluer la conformité de la solution livrée aux besoins exprimés.

Les objectifs du cahier des charges

Le cahier des charges est avant tout un outil de communication entre l’utilisateur et le prestataire. Ses quatre objectifs principaux sont :

1. Définir les objectifs que doit atteindre la solution.
2. Indiquer les contraintes impératives à respecter.
3. Servir d’outil de dialogue entre les différents acteurs du projet.
4. Réduire les risques d’erreur lors de la réalisation ou de l’installation.

Structuration du cahier des charges

Il n’existe pas de modèle unique pour rédiger un cahier des charges. Sa structure, sa précision et sa longueur dépendent de l’importance, de l’objet et du contexte du projet. Toutefois, certains éléments doivent toujours y figurer pour faciliter la compréhension et la réussite du projet.

L’étude de l’existant

L’étude de l’existant vise à analyser clairement le fonctionnement actuel, tant qualitativement que quantitativement. Elle comprend trois étapes :

1. Collecte d’informations : entretiens, questionnaires, tableaux de bord, catalogues, études, données statistiques.
2. Analyse et synthèse : classement des informations par domaine fonctionnel, en tenant compte des ressources humaines (nombre et profil des personnes impliquées).
3. Modélisation préliminaire : esquisse à gros traits des données et des traitements.

Cette analyse peut aboutir à une critique constructive de l’existant, mettant en lumière points forts et points faibles, ainsi que les améliorations à envisager.

L’analyse des besoins

Le besoin est la nécessité ou le désir exprimé par l’utilisateur, qui peut être explicite ou implicite. L’analyse des besoins consiste à :

• Identifier les critères d’informatisation des tâches.
• Choisir les tâches à informatiser.
• Évaluer les gains attendus en temps, énergie et efficacité (retour sur investissement).

Cette analyse s’appuie généralement sur un questionnaire et prend en compte trois facteurs :

1. Facteurs liés à l’application informatique (durée de vie, champ d’application).
2. Facteurs liés à la solution (par exemple, mise en place d’un portail d’information, gestion de ressources électroniques).
3. Facteurs liés au projet (enjeux, coût, crédits).

Ces facteurs doivent être considérés en intégrant les contraintes suivantes :

• Contraintes organisationnelles : par exemple, gestion d’un fonds réparti sur plusieurs sites.
• Contraintes techniques : utilisation d’un système d’exploitation spécifique, choix d’un système de gestion de bases de données (SGBD).
• Contraintes humaines et administratives : compétences, organigramme, planning.

Qu’est-ce qu’un bon cahier des charges ?

Le cahier des charges ne garantit pas le succès du projet, mais sans lui, la réussite devient aléatoire. Sa rédaction doit respecter la règle du « PPCR » (non détaillée ici). Pour assurer une bonne qualité, il est conseillé de :

• Rédiger collectivement.
• Relire attentivement.
• Comparer avec d’autres cahiers des charges.
• Inclure un glossaire définissant les termes et concepts clés pour faciliter la compréhension.

Exemple de structuration d’un cahier des charges logiciel

Voici un exemple général de plan pouvant être adapté selon les spécificités du projet :

1. Présentation du projet

• 1.1 Contexte : description de l’environnement du projet (stratégie, enjeux, domaine).
• 1.2 Objectifs : résultats attendus du projet.
• 1.3 Description de l’existant : environnement logiciel et matériel, système existant le cas échéant.
• 1.4 Critères d’acceptabilité du produit : procédure de validation et critères d’acceptation.

2. Expression des besoins

• 2.1 Besoins fonctionnels : fonctions ou opérations que le logiciel doit réaliser, classées par importance.
• 2.2 Besoins non fonctionnels : contraintes ne relevant pas des fonctions, comme les performances ou le système d’exploitation cible.

3. Contraintes

• 3.1 Coûts : budget alloué, moyens matériels et logiciels disponibles.
• 3.2 Délais : date de livraison, échéances intermédiaires.
• 3.3 Autres contraintes : normes techniques, clauses juridiques, etc.

4. Déroulement du projet

• 4.1 Planification : articulation des phases principales et jalons.
• 4.2 Plan d’assurance qualité : procédures de contrôle qualité du logiciel.
• 4.3 Documentation : description de la documentation à fournir avec le logiciel.

Glossaire des termes clés

• Cahier des charges : document formalisant les besoins, contraintes et objectifs d’un projet informatique.
• Étude de l’existant : analyse qualitative et quantitative du fonctionnement actuel avant projet.
• Analyse des besoins : identification et évaluation des besoins des utilisateurs et des critères d’informatisation.
• Besoins fonctionnels : fonctions que doit réaliser le logiciel.
• Besoins non fonctionnels : contraintes techniques ou organisationnelles ne relevant pas des fonctions.
• Contraintes organisationnelles : restrictions liées à la structure et au fonctionnement de l’organisation.
• Contraintes techniques : restrictions liées aux technologies utilisées (systèmes d’exploitation, SGBD, etc.).
• Plan d’assurance qualité : ensemble des procédures pour garantir la qualité du logiciel.

Points clés à retenir

• Le cahier des charges est indispensable pour définir clairement les attentes et assurer la réussite d’un projet informatique.
• Il remplit trois rôles : communication avec le fournisseur, base contractuelle, et outil d’évaluation.
• La structuration doit inclure une étude de l’existant, une analyse des besoins, les contraintes, et le déroulement du projet.
• Une rédaction collective, la relecture et l’inclusion d’un glossaire améliorent la qualité du document.
• Le cahier des charges doit être adapté au contexte spécifique du projet, sans copier aveuglément des modèles.