Extraction de l’information à partir des fichiers CSV et texte avec Power Query

Ce matériel couvre les méthodes d’extraction et de transformation de données à partir de fichiers CSV et texte en utilisant Power Query dans Excel. Il s’adresse aux étudiants et professionnels souhaitant apprendre à importer, interpréter et structurer des données issues de sources courantes telles que les fichiers CSV, texte et XML.

Extraction de données à partir d’un fichier CSV

Le format CSV (Comma-Separated Values) est largement utilisé pour l’échange de données entre logiciels grâce à sa simplicité et son universalité. Un fichier CSV est un fichier texte où chaque ligne représente un enregistrement, et chaque champ est séparé par un délimiteur, souvent une virgule ou un point-virgule. La première ligne contient généralement les en-têtes des colonnes.

Pour importer un fichier CSV dans Excel via Power Query :

• Créez un nouveau classeur Excel.
• Dans l’onglet POWER QUERY, groupe Obtenir des données externes, cliquez sur À partir d’un fichier, puis sélectionnez Depuis CSV.
• Choisissez le fichier ImportVentesFruit.csv et validez par OK.

Power Query importe alors les données, mais il faut être vigilant quant à l’interprétation des formats régionaux, notamment pour les dates et les nombres. Par exemple, la date 02/01/2014 peut être interprétée différemment selon la région : 2 janvier 2014 en France ou 1er février 2014 aux États-Unis.

Gestion des formats régionaux et ajout d’une colonne personnalisée

Pour vérifier et corriger cette interprétation, on peut ajouter une colonne affichant le nom du mois en toutes lettres :

• Dans l’onglet Ajouter une colonne, cliquez sur Ajouter une colonne personnalisée.
• Dans la boîte de dialogue, saisissez la formule suivante dans le champ Formule de colonne personnalisée :

Date.ToText([Date], "MMMM ", "fr-FR")

Cette formule convertit la date en texte, affichant le mois en toutes lettres en français.

Si le fichier est en format américain, le nom du mois affiché sera incorrect. Pour corriger cela :

• Fermez et chargez la requête via Fermer & charger.
• Dans l’onglet POWER QUERY, groupe Paramètres de classeur, cliquez sur la liste déroulante Paramètres régionaux et sélectionnez Anglais (États-Unis).
• Dans le volet Requêtes du classeur, faites un clic droit sur la requête et choisissez Actualisation. Répétez l’actualisation une deuxième fois.

Le nom des mois s’affiche alors correctement selon le format américain (février, avril, mai). Le troisième paramètre de la fonction Date.ToText définit la langue d’affichage du mois : "fr-FR" pour le français, "en-US" pour l’anglais.

Exemple d’utilisation

Supposons une date dans la colonne Date au format américain 04/15/2014 (15 avril 2014). Pour afficher le mois en français :

Date.ToText([Date], "MMMM ", "fr-FR")

Le résultat affichera avril si les paramètres régionaux sont correctement définis sur États-Unis et la colonne Date reconnue comme date.

Extraction de données à partir d’un fichier texte

Les fichiers texte (.txt) sont des fichiers contenant du texte brut, lisibles sur tous types d’ordinateurs. Ils peuvent contenir des données structurées comme du CSV, XML, HTML, etc. Par exemple, un fichier texte peut contenir des données au format CSV ou XML, même s’il porte l’extension .txt.

Pour importer un fichier texte dans Power Query :

• Créez un nouveau classeur Excel.
• Dans l’onglet POWER QUERY, groupe Obtenir des données externes, cliquez sur À partir d’un fichier, puis sur À partir d’un fichier texte.
• Sélectionnez le fichier texte souhaité, par exemple Microsoft PowerBI.txt, et validez par OK.

Power Query importe alors le contenu du fichier texte. Si le fichier contient des données structurées comme du XML, il est possible de transformer cette structure en table.

Importation et transformation d’un fichier XML contenu dans un fichier texte

Pour un fichier texte contenant du XML, par exemple ExempleXML.txt :

• Importez-le comme précédemment via À partir d’un fichier texte.
• Dans le volet Paramètres d’une requête, sous ÉTAPES APPLIQUÉES, faites un clic droit sur Source et sélectionnez Modifier les paramètres (ou cliquez sur la roue crantée).
• Dans la boîte de dialogue, modifiez l’option Ouvrir le fichier en tant que en sélectionnant Tables XML, puis validez.
• Dans la colonne Table, cliquez sur le bouton Développer (icône avec deux flèches) et validez pour extraire le premier niveau du XML.
• Répétez l’opération sur la colonne Table.Contact pour obtenir les données des contacts.

Le résultat final est une table structurée avec les données extraites du fichier XML, prête à être utilisée dans Excel.

Exemple simplifié

Supposons un fichier XML contenant une société avec deux contacts :

<Société>
  <Contact>
    <Nom>Dupont</Nom>
    <Téléphone>0123456789</Téléphone>
  </Contact>
  <Contact>
    <Nom>Martin</Nom>
    <Téléphone>0987654321</Téléphone>
  </Contact>
</Société>

Après import et développement des colonnes dans Power Query, on obtient une table avec deux lignes, une par contact, contenant les noms et téléphones.

Glossaire des termes clés

• CSV (Comma-Separated Values) : format de fichier texte où les données sont séparées par des virgules ou points-virgules.
• Power Query : outil d’Excel permettant d’importer, transformer et charger des données issues de diverses sources.
• Colonne personnalisée : colonne ajoutée dans Power Query avec une formule définie par l’utilisateur.
• Paramètres régionaux : réglages définissant la manière dont les dates, nombres et textes sont interprétés selon la région (ex. français ou anglais).
• Développer une colonne : action dans Power Query pour extraire et afficher les données contenues dans une colonne de type table ou liste.
• XML (eXtensible Markup Language) : format de fichier texte structuré utilisé pour représenter des données hiérarchiques.

Points clés à retenir

• Le format CSV est simple et universel, mais nécessite une attention particulière aux paramètres régionaux pour l’interprétation des dates et nombres.
• Power Query permet d’ajouter des colonnes personnalisées pour transformer et afficher les données selon les besoins.
• Les fichiers texte peuvent contenir des données structurées variées, notamment du CSV ou du XML, et peuvent être importés et transformés dans Power Query.
• Pour les fichiers XML, il est possible de convertir la structure hiérarchique en table grâce à la fonction de développement des colonnes dans Power Query.
• Les paramètres régionaux dans Power Query influencent la lecture des données et l’affichage des textes liés aux dates (ex. noms des mois).