BTS Informatique de Gestion – Développement d’Applications Informatiques et Génie Logiciel

Ce cours s'adresse aux étudiants en première année de BTS Informatique de Gestion et couvre les bases du développement d’applications avec Microsoft Access, un Système de Gestion de Base de Données Relationnel (SGBDR). Il présente les concepts fondamentaux d’Access, son rôle dans la gestion des données, ainsi que les étapes essentielles pour créer et manipuler des bases de données relationnelles. Ce matériel est conçu pour accompagner l’apprentissage pratique et théorique d’Access dans le cadre du BTS.

Introduction à Access et au SGBDR

Access est un Système de Gestion de Base de Données Relationnel (SGBDR) semi-professionnel développé par Microsoft. Il est particulièrement adapté aux petites et moyennes entreprises (PME) ou petites administrations pour gérer efficacement leurs données. Bien qu’Access soit puissant, il n’est pas destiné à gérer des volumes très importants de données comme le feraient des systèmes professionnels tels qu’Oracle ou SQL Server.

Le choix d’Access dans cette formation s’explique par sa large diffusion dans le monde professionnel, notamment dans les entreprises où les étudiants effectueront leurs stages ou travailleront par la suite. Les compétences acquises sur Access sont transférables à d’autres SGBDR.

Un SGBDR permet de gérer des données structurées selon le modèle relationnel, basé sur la théorie des ensembles et des relations mathématiques. Il existe deux grandes familles de SGBDR :

• Les outils personnels adaptés aux petites structures (Access, Paradox, MySQL).
• Les systèmes professionnels capables de gérer de grandes quantités de données et d’utilisateurs (Oracle, SQL Server, PostgreSQL).

Dans le cadre du BTS Informatique de Gestion, l’apprentissage d’Access est essentiel et s’intègre dans plusieurs savoirs du référentiel, notamment :

• S25 : Système de gestion de base de données relationnel.
• S26 : Architecture client-serveur.
• S33 : Maquettage d’applications et programmation événementielle.
• S35 : Conception et développement d’applications avec un langage procédural.
• S32 : Analyse et conception de systèmes logiciels (Merise).

Access combine la gestion des données (tables, requêtes) avec des outils de présentation (formulaires, états) et un langage de programmation (VBA) pour automatiser les applications.

Organisation et déroulement du cours

Le cours Access est organisé en 13 séquences thématiques, suivies d’un devoir auto-corrigé. Il s’articule avec le cours d’analyse Merise (jusqu’à la séquence 5) et le cours SQL, qui doivent être étudiés en parallèle pour une meilleure compréhension.

Le volume horaire recommandé est d’environ 10 heures par séquence, avec un travail régulier et progressif conseillé pour assimiler les concepts et pratiquer efficacement. La pratique est indispensable : il faut reproduire toutes les manipulations présentées et expérimenter par soi-même.

Les objets fondamentaux d’Access

Access est structuré autour de plusieurs objets essentiels :

• Tables : stockent les données de manière structurée sous forme de lignes (enregistrements) et colonnes (champs).
• Formulaires : permettent d’afficher et de saisir les données de manière conviviale.
• Requêtes : utilisent le langage SQL pour interroger et extraire des données spécifiques.
• Pages : équivalent des formulaires mais orientées vers une utilisation Web.
• États : servent à présenter les données sous forme imprimable, par exemple pour des factures ou des rapports.
• Modules : contiennent du code VBA pour automatiser et personnaliser les applications.

Prise en main d’Access

Création et gestion des bases de données

Une base de données Access est un fichier portant l’extension .mdb (Microsoft Data Base). Par exemple, une base nommée "Gestion" sera enregistrée sous le nom gestion.mdb. La sauvegarde de ce fichier est cruciale car il contient toutes les données de l’entreprise.

Pour créer une base :

1. Lancer Access.
2. Dans le volet "Nouveau fichier", sélectionner "Base de données vide".
3. Choisir un dossier et un nom de fichier (exemple : Clients.mdb).

La fenêtre principale de la base de données affiche les objets disponibles (tables, requêtes, formulaires, etc.) dans une colonne à gauche. Cette fenêtre peut être affichée ou masquée avec la touche F11.

Paramétrages essentiels

Pour une utilisation optimale, il est conseillé de :

• Personnaliser les menus via Outils > Personnaliser pour afficher toutes les commandes.
• Désactiver l’aide en ligne Internet pour se concentrer sur l’aide locale, accessible via ? > Options pour les commentaires clients et décocher la case correspondante.
• Choisir le format de fichier par défaut Access 2002-2003 dans Outils > Options > Avancé pour garantir la compatibilité.

Ouverture et sécurité

Access ne permet d’ouvrir qu’une seule base à la fois dans une instance. Pour ouvrir plusieurs bases simultanément, il faut lancer plusieurs instances d’Access. Lors de l’ouverture d’une base, des boîtes de dialogue de sécurité apparaissent (mode sandbox, protection contre les virus macros) pour protéger le système.

Les tables : origine et création

Les tables sont le cœur de la base de données. Elles stockent les données sous forme de tableaux composés de lignes (enregistrements) et de colonnes (champs). La qualité de la définition des tables conditionne la réussite de l’application.

Avant toute création, il est impératif de réaliser une analyse rigoureuse :

• Élaborer un Modèle Conceptuel de Données (MCD) pour comprendre le métier à informatiser.
• Déduire un Modèle Logique de Données (MLD) qui décrit la structure des tables.
• Créer les tables dans Access en respectant le MLD.

Le vocabulaire diffère selon les étapes :

Analyse (MCD)	Base de données (MLD et SGBD)	SQL
identifiant	propriété	occurrence
clé primaire	champ	enregistrement
entité ou association	table	champ

Création d’une table dans Access

Trois méthodes existent :

• Utiliser un atelier de génie logiciel (AGL) pour générer automatiquement les tables à partir du MCD.
• Écrire des requêtes SQL de définition des données.
• Créer manuellement les tables dans Access en définissant les champs et leurs types, puis en spécifiant la clé primaire.

La méthode manuelle est la plus courante pour des projets de taille moyenne. Exemple :

Base : Bibliothèque

Tables :
Livre (NumLivre, Titre, NbrPages, DateAchat, PrixAchat, NumAuteur#)
Auteur (NumAuteur, NomA, PrénomA, DateNaissanceA)

Légende : clé primaire, clé étrangère (#)

Pour créer la table Livre :

1. Créer une nouvelle base Bibliothèque.
2. Dans la fenêtre Base de données, cliquer sur Tables.
3. Cliquez sur Nouveau puis choisissez mode création (sans assistant).
4. Définir les champs avec leur nom et type (exemple : NumLivre en type NuméroAuto, Titre en Texte, etc.).
5. Spécifier la clé primaire (NumLivre).
6. Enregistrer la table.

Il est essentiel de bien choisir les types de champs pour garantir la cohérence et la performance de la base.

Glossaire des termes clés

• Base de données (BDD) : ensemble structuré d’informations relatives à un domaine précis.
• Système de Gestion de Base de Données Relationnel (SGBDR) : logiciel permettant de gérer des bases de données selon le modèle relationnel.
• Table : structure contenant les données sous forme de lignes (enregistrements) et colonnes (champs).
• Champ : colonne d’une table, définissant un type d’information.
• Enregistrement : ligne d’une table, correspondant à une instance de données.
• Clé primaire : champ ou ensemble de champs identifiant de manière unique un enregistrement.
• Clé étrangère : champ dans une table qui fait référence à la clé primaire d’une autre table.
• Formulaire : interface graphique pour saisir ou afficher des données.
• Requête : instruction SQL permettant d’extraire ou de manipuler des données.
• État : document généré à partir des données, destiné à l’impression ou à la présentation.
• Module : ensemble de procédures VBA pour automatiser les tâches dans Access.
• Modèle Conceptuel de Données (MCD) : représentation abstraite des données et de leurs relations.
• Modèle Logique de Données (MLD) : traduction du MCD en structures adaptées au SGBDR.

Points clés à retenir

• Access est un SGBDR largement utilisé dans les PME, adapté à la gestion de bases de données de taille moyenne.
• La réussite d’une application Access repose sur une analyse rigoureuse préalable (MCD et MLD).
• Une base Access est un fichier .mdb contenant tous les objets nécessaires à la gestion des données.
• Les objets principaux d’Access sont les tables, formulaires, requêtes, états, pages et modules VBA.
• La création des tables doit respecter la structure définie par le MLD, avec une attention particulière aux types de champs et aux clés primaires.
• Le paramétrage initial d’Access (menus, aide, format de fichier) facilite l’apprentissage et l’utilisation.
• La pratique régulière et la reproduction des manipulations sont indispensables pour maîtriser Access.
• La fenêtre Base de données, accessible par F11, est le point central pour gérer tous les objets Access.