Analyse et Conception d'un projet BI

Ce document présente une démarche complète pour analyser et concevoir un projet de Business Intelligence (BI). Destiné aux étudiants et professionnels souhaitant comprendre les étapes clés de la gestion et de la modélisation d’un projet décisionnel, il combine théorie et pratique à travers un exemple concret.

Aspect Théorique

Business Requirements Definition

La première étape d’un projet BI consiste à capturer les besoins des utilisateurs. Cette phase se décompose en plusieurs sous-étapes :

• Étude du domaine métier : Il est indispensable de bien comprendre le métier de l’entreprise. Cela passe par la familiarisation avec les termes spécifiques, la consultation de l’intranet ou du site web, ainsi que l’analyse des logiciels utilisés. La création d’un environnement de test pour manipuler ces logiciels et l’utilisation de requêtes SQL simples permettent de mieux appréhender les données disponibles.
• Interview des acteurs clés : Identifier et interroger les personnes essentielles dans l’organigramme est crucial pour poser les bonnes questions et comprendre les besoins réels. Par exemple, dans une banque, les besoins du front-office diffèrent de ceux du back-office.
• Découpage des besoins en thèmes/sujets : Après les interviews, il faut rédiger des comptes rendus et classer les besoins en thèmes d’analyse. Par exemple, un commercial peut vouloir analyser les ventes par région, tandis que le marketing s’intéresse aux catégories de produits selon la clientèle.
• Définition des business process : Cette étape vise à regrouper les thèmes selon les processus métiers communs pour éviter les redondances. Par exemple, le processus "commande" peut être utilisé à la fois par le marketing et la vente.

Modélisation dimensionnelle

Une fois les business process identifiés, on peut construire le modèle dimensionnel, qui comprend :

• Tables de faits : Elles contiennent les mesures quantitatives liées aux business process, comme le prix unitaire ou le taux d’achat.
• Tables de dimension : Elles représentent les objets impliqués dans l’activité, par exemple le client, le produit ou le temps. La dimension temps est particulièrement importante et souvent imposée dans certains SGBD.

Pour bien concevoir un business process, l’utilisation d’un diagramme UML d’activité est recommandée, car il modélise clairement les différentes étapes d’une activité.

Aspect Pratique

Pour illustrer la démarche, un cas pratique est proposé autour de l’université fictive Paris100, confrontée à des difficultés dans la gestion des requêtes étudiantes.

Étude du domaine

• Explorer le site web de l’université pour comprendre son fonctionnement, son organisation, ses formations, et ses services.
• Identifier les logiciels de gestion utilisés par les différents services (comptabilité, inscriptions, logement, etc.) et, si possible, accéder à des bases de test pour réaliser des requêtes SQL.
• Exemple de requête SQL pour identifier les matières ayant plus de 30 inscrits :

SELECT Matiere.nom_Matiere, COUNT(Etudiant.id_etudiant)
FROM Matiere, Inscription, Etudiant
WHERE Matiere.id_Matiere = Inscription.id_Matiere
  AND Inscription.id_Etudiant = Etudiant.id_Etudiant
GROUP BY Etudiant.id_Etudiant
HAVING COUNT(Etudiant.id_Etudiant) > 30

Interview

Après avoir étudié l’organigramme via la DRH, plusieurs personnes clés sont choisies pour les interviews :

Nom	Fonction
Mme Dupond	Secrétaire - Direction des inscriptions
M. Dumont	Responsable formation - département informatique
Mme Gironde	Secrétaire - Service social/logement
M. Bâ	Enseignant - département informatique

Extrait d’une interview fictive avec Mme Dupond :

Q1 : Depuis combien de temps êtes-vous en poste ?
R1 : 16 ans.

Q2 : Avez-vous toujours occupé le même poste ?
R2 : Non, j’ai évolué de surveillante à secrétaire des inscriptions.

Q3 : Quel est votre rôle principal ?
R3 : Gestion des dossiers d’admission, vérification des normes, traitement des inscriptions en ligne.

Q4 : Quelles difficultés rencontrez-vous ?
R4 : Gestion difficile des dossiers, doublons, falsifications, surcharge de travail.

Q5 : Quel serait l’environnement idéal ?
R5 : Un système permettant de contrôler les inscriptions, de visualiser les saisies et de faire des regroupements par zones géographiques ou départements.

Les autres interviews suivent une démarche similaire, avec un compte rendu organisé selon un template adapté.

Découpage des besoins en thèmes

Les besoins recueillis sont ensuite regroupés en thèmes, par exemple :

Thème d’analyse	Processus concerné	Commentaire
Demande d’admission par voie postale	admission	Pour les candidats postulant par courrier.
Demande d’admission par Internet	admission	Pour les candidats postulant en ligne.
Demande d’admission pour candidats étrangers	admission, validation de langue	Inclut la validation linguistique selon la législation.
Critères d’acceptation	étude de dossier	Analyse des dossiers pour validation.
Envoi lettre	étude de dossier	Gestion des lettres d’acceptation ou de mise en liste d’attente.

Certains thèmes peuvent nécessiter plusieurs business process, il faut donc prioriser les plus simples avant les plus complexes.

Business process

Le projet se concentre ici sur le business process "admission". Pour sa définition, un diagramme UML d’activité est recommandé afin de modéliser clairement les étapes.

Business Model

Faits

Les éléments mesurables (indicateurs) retenus pour le processus "admission" sont :

• Délai de renvoi de dossier : différence entre la date de retour et la date d’envoi du dossier, pour évaluer la rapidité des candidats.
• Nombre d’éléments remplis : nombre de champs complétés dans le formulaire d’admission.
• Taux de remplissage du formulaire : calculé par exemple comme 12 éléments remplis sur 25 possibles, soit 48 %.
• Note de vérification de dossier : score attribué selon les pièces fournies, par exemple :

Pièce fournie	Points
Relevés de notes	6
Carte d’identité	4
Chèque d’étude du dossier	4
Lettre de motivation	1

Exemple : un candidat fournissant relevés, carte d’identité et chèque obtient 14 points, tandis qu’un autre avec chèque et lettre de motivation n’a que 5 points.

Les mesures retenues sont donc : delai_renvoi_dossier, nombre_element_rempli, taux_remplissage_formulaire et note_verif_dossier.

Dimensions

Les dimensions associées à ces faits sont :

• Dossier : le dossier d’admission du candidat.
• Formulaire : le formulaire rempli sur Internet.
• Temps : dimension temporelle, utile pour le calcul du délai et l’analyse chronologique.

Le schéma dimensionnel s’organise en étoile, avec la table de faits centrale liée aux tables de dimensions. Les clés étrangères ne sont pas détaillées ici, l’objectif étant d’illustrer la démarche de conception à partir des besoins.

Glossaire des termes clés

• Business Intelligence (BI) : Ensemble des techniques et outils permettant de collecter, analyser et exploiter les données pour aider à la prise de décision.
• Business process : Processus métier représentant une activité ou un ensemble d’activités liées dans l’entreprise.
• Table de faits : Table contenant les mesures quantitatives liées à un business process dans un modèle dimensionnel.
• Table de dimension : Table décrivant les objets ou entités participant à une activité, utilisées pour analyser les faits.
• Modélisation dimensionnelle : Technique de conception de bases de données décisionnelles basée sur des faits et des dimensions, souvent représentée par un schéma en étoile.
• Diagramme UML d’activité : Diagramme permettant de modéliser les étapes et le flux d’une activité ou d’un processus.
• Note de vérification de dossier : Indicateur personnalisé mesurant la qualité ou la complétude d’un dossier selon des critères définis.

Points clés à retenir

• La connaissance approfondie du métier est indispensable pour réussir un projet BI.
• Les interviews des acteurs clés permettent de cerner précisément les besoins et d’éviter les erreurs d’analyse.
• Le découpage des besoins en thèmes facilite la gestion et la priorisation des développements.
• La définition rigoureuse des business process évite les redondances et optimise la modélisation.
• La modélisation dimensionnelle repose sur l’identification claire des tables de faits (mesures) et des tables de dimensions (objets).
• Un exemple concret, même simple, aide à comprendre la démarche et à appliquer les concepts théoriques.