LE MEL PROFESSIONNEL

L’email (electronic mail) est à la base un simple moyen de communication parmi les nombreux autres outils qu’internet propose aujourd’hui. Mais en très peu de temps l’Email est passé d’outil de communication informel en une véritable arme marketing. Dans les stratégies d’Emailing et même dans certaines stratégies de prospection c’est le premier moyen de contact avec le prospect (individu ou entreprise) parfois même avant le coup de fil.

**Laisser tomber la plume

L’email a-t-il sonné le glas de la politesse ? Oui, disent les académiciens. Mais les garants de la langue française oublient un paramètre essentiel dans leur analyse : il est évident qu’en changeant de support, on change de langage. Mais on n’y sacrifie pas nécessairement la politesse. Du papier à lettres au clavier, le style change, pas le savoir-vivre.**

1. Conseils pour écrire un email

De la même manière qu’on apprend à rédiger sur papier, on peut apprendre les conventions de l’écriture mail. Dans un contexte professionnel, elles sont devenues indispensables. Question de crédibilité, gage de sérieux, de fiabilité… Et de politesse.

Voici les règles d’or de “l’écriture mail” :

- Montrez patte blanche : Paramétrez votre compte mail pour être clairement identifié par votre destinataire : votre nom doit apparaître clairement à la réception du message (votre adresse mail n’est pas forcément significative)

- Un objet précis et concis. Ce champ est le plus difficile à renseigner. Car on a tendance à vouloir y résumer le contenu du mail. L’objet est en fait une forme de “teasing”, il doit être incitatif (et néanmoins  informatif !). Sélectionnez quelques mots-clés et évitez les banalités : “infos”, “mercredi 13 mai”.

• Limitez le nombre de destinataires. Ou bien cachez-les en copie dans la catégorie “invisible”. Ca donne une touche personnelle au mail, même si votre destinataire sait qu’il s’agit d’un envoi groupé…- Pas d’écriture en capitale. Ni dans l’objet, ni dans le corps du message. Sinon, vous signifiez à votre destinataire que vous HURLEZ !

-  Soyez bref. Deux paragraphes en moyenne pour un mail classique… Variable bien sûr selon la situation (ex : candidature).

- Limitez les pièces-jointes. La règle est simple : On met tout ce qu’on peut dans le corps du message. Evitez les documents Word très courts en copie ! (à voir cependant avec la règle précédente;)

- Finir en beauté : On finit un mail avec une touche de courtoisie… mais on modère ses élans. Le poussiéreux “Veuillez agréer…” est à proscrire.  La formule consacrée: “Très cordialement”… Sobre et efficace.

L’email, une affaire de gentleman…

1. Les règles de rédaction d’un mail

Voici les quelques règles qui peuvent contribuer à augmenter votre taux de réponses ou de retour aux différents mails que vous pourrez être amenés à faire:

Rester poli: il faut avoir un style simple et concis en utilisant le nom de la personne (attention bien vérifier l’orthographe de son nom et s’assurer que l’on n’utilise pas un style familier. N’utilisez jamais des émoticônes, ou des plaisanteries ou des abréviations que les autres personnes pourraient mal comprendre. Restons professionnels.

Avoir une structure de texte: il faut toujours commencer par les salutations même si c’est une réponse à un E-mail écrire lisiblement en séparant les grandes idées en paragraphes différents. Prenez donc le temps de faire bonne impression surtout envers une personne que vous ne connaissez pas

Faire le lien avec le téléphone: de nombreux spécialistes d’Email conseillent de proposer à l’interlocuteur de le rappeler après la réception du mail. La voix permet de créer un lien beaucoup plus chaleureux que l’email qui est froid.

Soyez bref: un bon E-mail professionnel n’excède pas 15 lignes; si vous avez beaucoup d’informations à transmettre il est préférable de créer des pièces jointes ou alors dans le même Email d’utiliser un paragraphe introductif dont le but est de résumer le contenu de votre message.

Toutefois n’oubliez pas qu’un E-mail peut être interprété différemment par le destinataire à ce propos ne manquez pas d’accorder un délai de préférence très court à la réception d’un accusé de réception sinon décrochez le téléphone et assurez vous que le message a bien été reçu et surtout bien compris.