LES OUTILS DE L'AUDIT INTERNE
Document préparé par : Abderrazek Souei Expert Comptable membre de l’OECT – Commissaire aux comptes Expert près des tribunaux – Consultant formateur
Les outils de l’audit interne
1. Les outils de description
2. Les outils d’évaluation
3. Les outils d’interrogation
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Les outils de l’audit interne
Première partie : Les outils de description
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Les outils de l’audit interne
La narration
Diagramme de circulation
Les outils de description
L’organigramme fonctionnel
La grille d’analyse des tâches
L’observation physique
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1.1 La description narrative
Cette technique consiste à décrire la procédure en
vigueur sous forme d’un écrit qui synthétise l’ensemble
des informations recueillies sur la procédure étudiée.
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1.2 Diagramme de circulation (Flow Chart)
C’est un schéma permettant de représenter la circulation
des documents et informations entre les différentes
fonctions et centres de responsabilité, d’indiquer leur
origine et leur destination et donc de donner une vision
complète du cheminement des informations et leurs
supports.
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Diagramme de circulation
Le flow chart est constitué par un ensemble de symboles (de
base et de liaison) représentant les documents et leur
circulation. Il doit permettre de visualiser :
1
2
3
4
5
6
Le type de document,
Le nombre d'exemplaires,
L'origine du document,
La destination,
Son mode de classement,
Les contrôles effectués.
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Les symboles de base
3
4
Création d’un document Facture, bulletin de paye, pièce de caisse… Le chiffre indique le nombre d’exemplaires crées
Document en cours de circulation
Le chiffre indique le numéro de l’exemplaire concerné
TRAITEMENT ou opération administrative
Faire une description brève de l’opération dans le cadre
CONTRÔLE Ce symbole ne doit être utilisé que si le contrôle est matérialisé (signature, tampon…)
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Les symboles de base
CLASSEMENT DEFINITIF
CLASSEMENT PROVISOIRE
Une lettre à l’intérieur du triangle définit le mode de classement :
A : alphabétique
N : numérique
C : chronologique
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Les symboles de liaison
A
Renvoi à une autre page à un symbole identique portant la même lettre.
Alternative ou décision.
Circulation physique d’un document.
Circulation d’informations.
Sortie d’un document : Le destinataire est placé juste après le symbole.
R
Rapprochement entre deux documents.
Renvoi en bas de page.
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1.3 L’organigramme fonctionnel :
L’organigramme fonctionnel est construit par l’auditeur, si celui-ci le juge nécessaire, pour y voir plus clair.
L’auditeur le dessine à partir d’informations recueillies par observations, interviews, narrations…
Cet organigramme a comme caractéristique que les mots figurant dans les cases ne sont pas des noms de personnes mais des verbes désignant des fonctions.
Le dessin d’un organigramme fonctionnel permet d’enrichir les connaissances obtenues à partir de l’addition :
Organigramme hiérarchique + analyses de poste
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L’organigramme fonctionnel :
Exemple d’organigramme fonctionnel d’un département ventes :
VENDRE
Prendre les commandes
Comptabiliser
Démarcher la clientèle
Assurer la publicité des produits
Assurer l’assistance technique
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1.4 La grille d’analyse des tâches : séparation de fonction
Elle va relier l’organigramme fonctionnel à l’organigramme
hiérarchique et justifier les analyses de postes
C’est la photographie à un instant T de la répartition du travail
Elle permet de déceler les manquements à la séparation des
tâches
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Publicité
La grille d’analyse des tâches
Pour examiner les différentes fonctions, l'auditeur établit un
tableau des
incompatibilités par procédure. Ce document
mentionne clairement les différentes tâches exécutées par une
même personne. Le contrôle de la séparation des fonctions est
ainsi beaucoup plus facile à réaliser.
En colonne concernés) par la procédure étudiée
les noms des personnes (ou
les services
En ligne : les fonctions et les étapes élémentaires de la procédure analysée.
Une croix à l’intersection du nom et de la fonction indique la personne (ou le service) qui s’occupe la fonction en question.
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PERSONNES RESPONSABLES
C
D
A x
B
x
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La grille d’analyse des tâches
Exemple procédure paie - personnel
FONCTIONS
Approbation des entrées ou sorties du personnel Détermination des conditions de rémunération Autorisation des primes Approbation des heures travaillées Préparation de la paie Vérification des calculs Préparation des enveloppes de paie Distribution des enveloppes Signature des chèques de salaires Tenue du journal de paie Détention des dossiers individuels du personnel Autorisation d’acomptes ou d’avances Accès à la comptabilité …
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1.5 L’observation physique:
Quoi ?
Une observation physique est la constatation de la réalité
instantanée de l'existence et du fonctionnement :
D'un processus,
D'un bien,
D'une transaction,
D'une valeur.
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L’observation physique:
Quand ?
Dans chaque étape de l'audit, c'est à l'auditeur de décider
du moment opportun en fonction de la nature de la
mission.
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L’observation physique:
Comment ?
L’observation physique s'applique aux :
Biens immobiliers : terrains, immeubles…
Biens mobiliers : matériels, équipements…
Les valeurs d'exploitation : stocks MP , stocks produits….
Les pièces ou document représentant des droits ou créances : effets, titres , contrats d'emprunts, …
Les autres valeurs: espèces, chèques
Les processus de contrôle : système de sécurité contre l'incendie, caméra de sécurité informatique….
système d'entrée-sortie,
surveillance,
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Deuxième partie : Les outils d’interrogation
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Interviews
Interrogation des fichiers informatiques
Les outils d’interrogation
Les sondages
Vérifications & rapprochements divers
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2.1 Les sondages
Le sondage comme technique d'audit consiste à prélever dans
une population d'individus un échantillon, à l'examiner
minutieusement, et à tirer de ce contrôle une conclusion
portant sur l'ensemble de la population.
Les sondages orientés ( sondages "raisonnés")
Les sondages statistiques (sondages "aléatoires" ).
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Les sondages
Pourquoi réaliser un sondage statistique alors que l’on dispose
de fichiers informatiques pouvant être analysés dans leur
intégralité ?
Conclusion rapide: Le sondage statistique est un outil
obsolète.
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Les sondages
Ce raisonnement est erroné pour trois raisons :
L’auditeur interne souhaite observer des données ne se
retrouvant pas nécessairement dans
les
fichiers
informatiques;
L’incertitude que les fichiers sont exhaustifs et à jour;
La réponse cherchée ne nécessite que rarement la mise
en œuvre de programmes d’extraction et d’analyse.
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2.2 Les interviews
Quoi ?
L’interview est un entretien avec une personne en vue de
l’interroger sur ses actes, ses idées …
Dans le domaine de l’audit, il s’agit d’une technique de
recueil d’informations qui permet
l’explication et
le
commentaire et donc apporte une plus value à la collecte
des informations et des éléments d’analyse et de jugement.
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Les interviews
Comment ?
Avant l’interview :
Définition de l’interview ( objectifs , thème, plan ..)
Publicité
Choix des interviewés
Organisation (Choix de la date, lieu, horaire, durée…, tenir compte des contraints )
Préparation de l’interview (guide d’entretien, liste des questions à poser…)
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Les interviews
Pendant l’interview
Se présenter
Rappeler les objectifs et le thème
Noter les réponses aux points évoqués
Laisser l’interviewé s’exprimer (sauf excès par rapport au thème ou au temps alloué )
Ne pas porter de jugement
Faire preuve de diplomatie et de psychologie
Reformuler les questions ou les points abordés
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Les interviews
Après l’interview
Établir le compte rendu de l’interview.
Le compte rendu doit être établi dans les plus brefs délais
Le compte rendu ne reprend pas tous les points abordés mais les points les plus importants.
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2.3 Interrogation des fichiers informatiques
Technique qui consiste à extraie et traiter des
informations existants sur les supports électroniques de
l’entreprise.
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Les conditions d’utilisation de cet outil:
1ère condition
Disposer d’un fichier fiable contenant les informations que l’on souhaite analyser ;
2ème condition
Disposer d’outils d’interrogation et de personnel capable de les utiliser ;
3ème condition
Un bon rapport qualité / prix.
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2.4 Vérifications et rapprochements divers:
Les vérifications ;
Les rapprochements ;
La confirmation par des tiers.
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Troisième partie : Les outils d’évaluation
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Les moyens utilisés par les auditeurs internes peuvent être considérés comme des démarches logiques qui vont s’inscrire tout naturellement dans le cadre méthodologique.
Les questionnaires
Tableau des forces et faiblesses apparentes
Les FRAP
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3.1 Les questionnaires:
Les questionnaires de prise de connaissance
Les questionnaires du contrôle interne
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Le questionnaire de prise de connaissance
Ce document est essentiellement utilisé au cours de la phase de
« prise de connaissance » de la mission. Il va permettre la collecte
des informations dont la connaissance est nécessaire à l’auditeur :
Pour bien définir le champ d’application de sa mission,
Pour prévoir en conséquence l’organisation du travail et en
particulier en mesurer l’importance,
Pour préparer l’élaboration des questionnaires de contrôle
interne.
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Structure globale du questionnaire de prise de connaissance :
Connaissance
du contexte
Connaissance
Connaissance du
du contexte
fonctionnement
socio-économique
organisationnel interne
de l‘entité auditée
Taille et activité de l’entité
Situation financière
Situation commerciale
Effectifs et relations du travail
Organisation générale
Méthodes et procédures
Organigramme et relations de pouvoirs
Informations réglementaires
Organisation spécifique
Système d’information
Problèmes passés / en cours
Réformes en cours /prévues
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Le questionnaire de contrôle interne :
Questionnaire de type fermé
Une liste de questions auxquelles l’auditeur répond par OUI ou
par NON (ou non applicable) afin de porter un diagnostic par
simples lectures des réponses.
Élaboration:
Découpage en tâches élémentaires;
Objectifs spécifiques et risques;
Moyens nécessaires dont il faudra vérifier l’existence;
Formalisation en une liste de questions fermées.
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Questionnaires de contrôle interne
Comment élaborer le QCI ?
Décomposer chaque activité analysée en stades élémentaires.
Etape 1 :
Etape 2 :
Publicité
Pour chaque stade élémentaire définir les objectifs du C.I.
Etape 3 :
Déterminer quelles modalités de fonctionnement sont nécessaires pour atteindre les objectifs.
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Exemple : Audit des achats
Etape 1 : Décomposer chaque activité analysée en stades élémentaires
1
2
3
Déterminer et approuver les besoins
Sélectionner et contracter avec les fournisseurs
Réceptionner le bien acheté
4
Vérifier la dépense et autoriser son règlement
5
Enregistrer l'achat en comptabilité
6
Effectuer le paiement
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Exemple : Audit des achats
Etape 2 : pour chaque stade élémentaire définir les objectifs du C I
Toutes effective
les réceptions correspondent a une demande
Toutes les prestations demandées ont bien été réceptionnées
Les quantités et qualités demandées correspondent à celle fournis et demandées
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Exemple : Audit des achats
Etape 3 : Déterminer quelles modalités de fonctionnement sont nécessaires pour atteindre les objectifs
Des personnes indépendantes du service achats et du service comptabilité soient chargées des réceptions.
Les modalités de réceptions sont définies.
Les quantités et qualités sont vérifiés lors des livraisons.
Les contrôles et les constatations sont faites.
Les questionnaires de contrôle interne sont un outil nécessaire pour l'établissement des FRAP
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3.2 Les FRAP:
La Feuille de Révélation et d’Analyse de Problème (FRAP) se
présente comme un document normalisé, qui va conduire le
raisonnement de l’auditeur à la seule fin de l’amener à
formuler une recommandation.
La FRAP est un papier de travail synthétique par lequel
l'auditeur documente chaque faiblesse.
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Les FRAP
Tout dysfonctionnement sera formulé sous la forme de FRAP :
celle-ci doit contenir :
Le problème (Qui résume le dysfonctionnement constaté),
Les faits (qui le prouvent)
Les causes (qui l'expliquent)
Les conséquences (que cela entraîne)
Les recommandations (qui le résolvent)
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Les phases d’élaboration d’une FRAP:
La collecte des données requises pour remplir les FRAP suit
un raisonnement linéaire qui n’exige aucune préparation ni
préalable, et qui se fait en trois phases :
Phase 1 : production au fur et à mesure
Phase 2 : validation
Phase 3 : supervision
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Structure d’une FRAP
FEUILLE DE REVELATION ET D’ANALYSE DE PROBLEME
FRAP n°
Papiers de travail: Problème:
Faits:
Causes:
Conséquences:
Amélioration proposée:
Etablie par:
Revue par:
Soumise à avis de l’audité
Le:
Le:
Nom: le:
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L’avantage des FRAP :
Contribution à la qualité du contrôle interne
Qualité de la communication
Rapport d’audit
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3.2 Tableau des Forces et Faiblesses Apparentes :
Domaine/ Opération
Objectifs de contrôle
Risques
Indicateurs/ Indices
OPINION
Commentaires ou Référence
Force / faiblesse
Conséquence
Degré de confiance
Issus du plan d’approche
Produits par l’analyse des risques
Domaine/ Opération : thème, élément de la structure
Force/ faiblesse : par rapport à un objectif de contrôle interne ou à une référence (manuel de procédures,...) ou à une caractéristique assurant le bon fonctionnement ainsi que l’atteinte d’un résultat escompté.
Objectifs de contrôle : situation théorique, caractéristiques du bon fonctionnement (par rapport au référentiel). Un objectif de contrôle définit de manière synthétique la situation théorique que l'auditeur devrait rencontrer pour conclure au bon fonctionnement d'une entité, d'un système ou d'opérations.
Conséquence : degré de gravité, probabilité d’occurrence
Risques : conséquences ou (événements) redoutées en cas de dysfonctionnement, préoccupations
Degré de confiance de l’auditeur à ce stade (le T. F. f. A sera suivi du programme de vérification préparé par l’auditeur)
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