Entreprise Resource Planning (ERP) Systems

PGI : Progiciels de Gestion Intégrée

Qu’est ce qu’un ERP ? (1)

• “Un système ERP (PGI) est une tentative

d'intégrer toutes les fonctions d’une société à un seul système informatique qui peut servir à tous les besoins spécifiques de ces fonctions”.

• Le concept d’«Intégration» est le mot clé

pour la mise en œuvre de l'ERP

Qu’est ce qu’un ERP ? (2)

• Il peut également intégrer les clients et les

fournisseurs de l'entreprise.

• Il fournit une base de données intégrée et les mécanismes de personnalisation des rapports.

• Il implémente un ensemble de «meilleures pratiques» pour la réalisation de tous les processus métier.

Qu’est ce qu’un ERP ? (3)

• Un ERP se caractérise aussi par l’usage

systématique d’un moteur d’exécution de workflow (non toujours visible à l’utilisateur) • Il permet de propager toute nouvelle donnée entrée dans le système dans tous les modules du système qui en ont besoin.

Le workflow

• Le workflow est un processus d’automatisation (enchaînement automatisé) des différentes opérations et étapes de validation d’une tâche plus ou moins complexe

• Exemple: procédure de commande, suivi de

projet, etc

• traitement plus rapide et à moindre coûts des opérations marketing ou les demandes d’un client.

Le workflow

• Il sert à :

– décrire le circuit des traitements, – les tâches à répartir entre les différents

acteurs d'un processus,

– les délais, – les contrôles et modes de validation, – à fournir à chacun des acteurs les

informations nécessaires à l'exécution de sa tâche.

Le workflow

• identifie les acteurs en précisant leur rôle et la

manière de le remplir au mieux.

• Les acteurs peuvent être "humains" ou des

automates présents dans le système d'information.

• permet un pilotage et un suivi des traitements.

Les bénéfices majeurs d’un ERP

• Avantages internes

– Intégration d’une source de données unique – Référentiel unique des données – Système temps réel – Réduction des coûts – Communication interne améliorée

Les bénéfices majeurs d’un ERP

• Avantages externes

– Amélioration de la relation client

– Amélioration de la communication avec les clients

et les fournisseurs

– Amélioration de la compétitivité

– Augmentation des gains financiers

Les approches d’implémentation

• Le big bang – installer un ERP unique pour

toute l’organisation

• Franchise - systèmes ERP indépendants sont installés dans différentes unités liées par des processus communs : Exemple : comptabilité, • Slam Dunk - installer un ou plusieurs modules

de l'ERP pour la mise en œuvre progressive des processus clés de l'entreprise.

Les approches d’implémentation

• Le big bang – C'est la plus ambitieuse et la plus

difficile des méthodes d’intégration d'ERP,

• En une fois, tout le système bascule vers l’ERP qui

va être installer sur toute l’organisation. • avantage : temps d’implémentation réduit. • inconvénient : le risque d’un blocage de

l’entreprise, et la nécessité de nombreuses corrections.

Les approches d’implémentation

• Franchise - destinée aux grandes entreprises composées de plusieurs établissements qui ne partagent pas de nombreux processus d'affaires.

• choisir l’un de ces établissement pour y installer l’ERP, • une fois rassuré que le système est stable nous passerons à

un autre établissement de l’entreprise

• et ainsi de suite jusqu’à ce que toute l’entreprise soit

migrée vers l’ERP,

• tout en liant les processus communs des différents

établissements.

Les approches d’implémentation

• Franchise – • avantage : la stabilité du système avant de mettre en place l’ERP dans toute l’entreprise, ce qui minimise le taux des correction par rapport à la méthode précédente.

• inconvénient : prend beaucoup de temps et l’existence de plusieurs systèmes au sein de l’entreprise jusqu’à ce que la bascule soit complète.

Les approches d’implémentation • Slam Dunk - La méthode de mise en place par

module

• destiné aux petites entreprises, • intégration des modules un par un en

commençant par le module le plus nécessaire càd celui qui est relatif aux fonctions pour les quelles l’entreprise à fait appel à l’ERP. • avantage : peu de corrections à effectuer. • inconvénient : nécessite de multiples interfaces

avec les logiciels encore en cours.

Les grandes étapes de la mise en œuvre de l'ERP (selon Kent Sandoe)

Initiation – Développer l'analyse fonctionnelle, – Définir la portée du projet – Définir la stratégie de mise en œuvre

2. Planification

– Etablir l’équipe de mise en œuvre, – Déterminer les objectifs , – Etablir des mesures 3. Analyse et conception

– analyser et améliorer les processus existants, – cartographier les nouveaux processus à adopter par le système15

Les grandes étapes de la mise en œuvre de l'ERP (selon Kent Sandoe)

4. Réalisation – installation d’un système de base,

personnalisation et test

5. Transition - remplacer le système existant avec le

nouveau système, conversion de données

6. Fonctionnement - surveiller et améliorer les

performances du système, assurer la formation continue et le soutien technique

Architecture générale d’un ERP

Couche applicative

Lien entre les applications

3 modules : • Ressources humaines • matières (services/produits

de vente) • Budgétaire

Budget

Engagements

Exemple sage

Comptabilité tiers

Immobilisations

Analytique industrielle

Données techniques

Finance

Comptabilité analytique

Comptabilité générale

E- commerce

Configurateur

Contrôle de gestion

Assurance qualité

Production

PGI

Base de données unique

Stocks

Outils de pilotage

Planification

Ventes

Commerce

Marketing

Campagne marketing

CRM : Customer Relationship Management Gestion des relations clientèle

CRM

Achats

Action commerciale

Ordonnancement

Réapprovisionnements

Support client

Types de produits ERP

On distingue deux sortes d’ERP : • Propriétaires : ils sont édités par des sociétés et

nécessitent l’achat d’une licence. – On peut citer par exemple parmi les principaux

du marché mondial : SAP, People soft, Oracle, SAGE et Microsoft.

• Open source: ils sont gratuits mais il faut inclure dans le calcul du cout d’acquisition total : les frais de maintenance et d’assistance technique. – Quelques exemples : Aria, Open Bravo,

Compiere et Odoo (OpenErp), Dolibarr, … .

Marché propriétaire de l’ERP

Différents environnements de travail d’un ERP

Un ERP contient généralement trois environnements de travail :

• Un environnement de développement : permet d’adapter le progiciel

standard à des besoins spécifiques de l’entreprise.

• Un environnement de test : permet de réaliser des simulations

permettant de tester de nouveaux paramétrages et de vérifier le

fonctionnement correct du progiciel par rapport à un processus de

gestion donné (une vente, un achat, une sortie de stock, … )

• Un environnement de production : correspond au progiciel utilisé par

les gestionnaires de l’entreprise au quotidien.

Les 12 phases de l’implémentation

 Phase 1: La planification

 Phase 2: L’analyse opérationnelle

Les fondations

 Phase 3: La constitution/formation des équipes

 Phase 4: Adéquation/Configuration

 Phase 5: Tests & Simulations

L’adéquation

 Phase 6: Résolution des Manques Fonctionnels

 Phase 7: Les Modifications Spécifiques

 Phase 8: Création des liens avec l’environnement

 Phase 9: Documentation utilisateurs

 Phase 10: Formation utilisateurs

 Phase 11: Mise en production

 Phase 12: Déploiement

La gestion des spécificités

La mise en place

Phase 1: La planification

(Debut)1Planification2AnalyseOpérationnelle3Formationdeséquipes4Adéquationconfiguration5Tests&Simulations6Résolutiondesmanquesfonctionnels9Documentationutilisateur7Modificationsspécifiques8CreationLiensavecl’environnement10Formationdesutilisateurs12Déploiement(Fin)11Miseenproduction324465791098111213-Support13IMPORTANCE DE LA PLANIFICATION

Les quatre ingrédients du formalisme – le temps : les jalons à respecter – les délivrables : l’acceptation des

partenaires

– les réunions : les décisions et les actions – les procédures : les règles du jeu à

respecter

Le Plan de Projet doit être partagé avec

l’ensemble des acteurs du projet

LE PLAN DE PROJET

• Le référentiel qui fournit la visibilité requise • La nécessité d’une gestion de projet automatisée : MS Project,

Project Workbench

• La date cible de mise en production • Le monitoring du projet

o-------------------o Analyse opérationnelleo------------------o Formation des équipeso-------------------------------------------o Adéquation et configurationFermeture des trous fonctionnels o-----------oModifications spécifiques o-------------------------oDocumentation utilisateur o-----------oSimulations grandeur réelle o--------oFormation des utilisateurs o-oMise en production o-oDéploiementTempso-----Planification---------------------------------------------------------------------------- Création des liens avec l’environnement o-------------------------oLA COMMUNICATION

La réunion mensuelle du comité de pilotage avec le

management de l’entreprise – rester très synthétique – faire le point global sur le projet – N’aborder que les problèmes importants – présenter le plan d’actions pour les résoudre – obtenir l’avis et l’aval du manager

La réunion de l’ensemble des acteurs

– moments clés du projet – communiquer les informations importantes – redynamiser le projet, célébrer les jalons clés

LE PLAN DE TRANSITION

Passer de l’ancien monde au nouveau monde

Plusieurs passes s’avèrent nécessaires

– migrations possibles, – Préserver des historiques – mode de déploiement

LE PLAN DES RISQUES DU PROJET

La connaissance d’un risque réduit à moitié sa probabilité de

réalisation

Identification d’un risque – un identifiant unique – un propriétaire, acteur du projet – une probabilité de réalisation (*) – un niveau d’impact sur le projet (*) – une description des actions à prendre – (*) fort, moyen ou faible

LES RISQUES EN PHASE DE PLANIFICATION

Communication inadéquate du plan

Manque de discipline des acteurs

Monitoring inconstant

Environnement incomplet

Absence de procédures de communication

LES DELIVRABLES

Constitution des équipes

Plan du projet et ses hypothèses

Plan et procédures de communication

Environnement du projet

Phase 2 : Analyse Opérationnelle

Décomposition des processus majeurs en processus élémentaires -

granularité -

Préparer et faciliter les activités de la phase “adéquation et

configuration”

Un processus est élémentaire quand

– il ne peut plus se décomposer “naturellement” – il est identifiable de façon unique – il est traçable – il est testable – exemple de processus

• non élémentaire : la planification de la demande client • élémentaire : création d’une demande d’achat

Phase 3: Formation des équipes

Plan de formation incomplet, Durée des formations sous-estimée, Indisponibilité de certains acteurs, Logistique — matériel, manuels, salle, équipement — de formation déficiente,

Phase 4 – Adéquation & Configuration

• La phase critique du projet

• 2 buts principaux à cette phase

– Configurer le maximum de processus

– Identifier le minimum de Manques Fonctionnels Potentiels

• Risques de la phase 4:

– Phase d’analyse opérationnelle sous-évaluée,

– Formation incomplète ou inadéquate sur l’ERP,

Adéquation et Configuration

Niveau d’effort des EMO

Fort

sur l’ERP

sur les processus

Les processus prennent l’avantage sur l’ERP

Faible

Temps

Phase 5 – Tests et Simulations

Que faut-il simuler ? • Tout ce qui présente un risque majeur • Un seul objectif à la fois • •

Intégration des modifications spécifiques Intégration des composantes techniques – Temps de réponse, gestion des contentions, volume

de données

• Les Risques de la phase:

– Plan de simulation pas assez précis ou détaillé, – Documentation - avant, pendant, après -inadéquate, – ….

Phase 6 – Résolution des Manques Fonctionnels

Comment sélectionner les Manques Fonctionnels ?

• Le comité de pilotage sélectionnera les MFR (réels)

• Formalisation en plusieurs passes : documents, rapport,

modules

• L’approche fonctionnelle

Les Risques de la Phase 6

Volonté d’implanter des solutions trop puissantes ou trop

sophistiquées,

Addition importante de Manques Fonctionnels réels

après l’étape de sélection

…

Phase 7 – Modifications Spécifiques

 La phase de développement est inévitable

 Les EMO définissent les spécifications

 L’équipe d’infrastructure technique développe les solutions

correspondantes

 Les coûts associés peuvent représenter jusqu’à 30% du coût total du

projet

– Formation des développeurs

– Consultants

– Temps de développement

– Acquisition de sources et documentation

– Coûts futurs de support et de mise à niveau

Les Risques de la Phase 7

 Manque d’expertise technique ou de pratique des développeurs,

 Absence de formation fonctionnelle donnée aux développeurs,

 Utilisation d’outils de développement mal calibrés par rapport aux solutions,

Phase 8 – Création des Liens avec l’Environnement

 Quelque soit la couverture de l’ERP, c’est un passage incontournable

 Les interfaces garantissent la coexistence avec l’existant

 La sécurité autorise, limite et contrôle l’accès

 Développeurs internes : systèmes existants

Les Risques de la Phase 8

• Manque d’expertise technique côté ERP,

• Tests de vérification des conversions incomplets ou inadéquats,

• Sécurité trop contraignante ou, au contraire, trop laxiste,

• Approches sécuritaires identiques pour les différentes populations

Phase 9 – La Documentation Utilisateur

DocumentationUtilisateurSecteur d’activité de l’entrepriseConfigurationde l’ERPProcédures opérationnellesspécifiquesModificationsDocumentationde base de l’éditeurPhase 10 – La Formation des utilisateurs

• Plan de formation incomplet ou inadapté,

• Profil des utilisateurs-instructeurs incompatible avec les besoins,

• Environnement de formation inadéquat,

• Délivrables nécessaires à la formation non encore disponibles,

• Durée des sessions trop courte,

• Coupure importante entre la formation et l’utilisation — vacances,

• Retirer l’environnement de formation trop tôt

Phase 11 – Mise en Production

Les entreprises mono-activité ou mono-site

Les entreprises multi-activité ou multi-site

Mono-ERP : un seul ERP pour toute l’entreprise – Homogénéité, consistance, cohérence de la solution – Démarche plus longue, plus lourde et plus rigide

Multi-ERP : un ERP par activité ou par site

– Plus près des besoins spécifiques des activités ou des sites – Manque de globalité au niveau de l’entreprise ou de la

corporation

Phase 12: Les Risques

• Stratégie de déploiement inadaptée à la vision et à la

•

structure de la compagnie, Inadéquation entre la stratégie de déploiement et les moyens mis en œuvre,

• Manque de représentativité du site pilote sélectionné,

des sites, des activités, des équipes constituées,

• Manque de pluridisciplinarité opérationnelle des équipes

constituées,

• Défaut d’un rythme soutenu dans les opérations de

déploiement.