Ministère de l’Enseignement Supérieur, de la Recherche Scientifique et de la Technologie

Université Virtuelle de Tunis

Management de projets

Maîtrise des coûts

Cost Control Anis JABLOUN

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9.1 Introduction

Management de projets

Maîtrise des coûts – Cost Control

Le contrôle budgétaire (pris dans son sens large) des projets consiste à estimer l’impact

coûts des divers événements et des décisions potentielles des responsables, et à le

présenter à ces derniers suffisamment tôt et dans un détail adéquat pour qu’ils puissent agir

en pleine connaissance de cause.

Pour que le contrôle budgétaire ait le maximum d’efficacité, il faut qu’il s’exerce dès le début

du projet, c’est-à-dire au moment où toutes les décisions techniques ne sont pas prises et où

donc il est encore possible de modifier les caractéristiques du projet.

Dès que les principales décisions techniques sont prises, les moyens d’action sur les coûts

sont limités, et le contrôle budgétaire se réduit à l’enregistrement des variations.

Le contrôle des coûts est effectué :

• soit par le maître d’ouvrage lorsque celui-ci garde la responsabilité de l’ensemble des

décisions, en particulier sur les dépenses d’équipement ; mais le maître d’ouvrage demande

souvent en pratique au maître d’œuvre d’en assurer la charge totale ou partielle ;

• soit par le maître d’œuvre lorsqu’il est lié par un contrat forfaitaire.

9.2 Processus relatifs aux coûts

Ces processus visent à prévoir et à gérer les coûts du projet et à faire en sorte que le projet

soit réalisé dans les limites du budget alloué. Il s’agit de :

• l’estimation des coûts : procéder à des prévisions de coûts concernant le projet ;

• la budgétisation : utiliser les résultats de l’estimation des coûts pour élaborer le

budget du projet ;

• la coûtenance : maîtriser les coûts et les écarts par rapport au budget.

9.2.1 Estimation des coûts

Il convient que tous les coûts soient clairement identifiés (activités, biens et services), que

l’estimation des coûts s’appuie sur des sources pertinentes d’information et qu’elle soit

liée à l’Organigramme des Tâches. Au moment d’utiliser les estimations de coûts résultant

de l’expérience passée, il convient de vérifier leur adéquation aux conditions actuelles du

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Maîtrise des coûts – Cost Control

projet. Il est recommandé que les éléments entrants soient consignés par écrit et

traçables depuis leur origine.

Il y a lieu que l’estimation des coûts prenne en compte l’environnement économique (par

exemple l’inflation, la fiscalité et le taux de change).

Lorsque les estimations de coûts se révèlent particulièrement incertaines, il convient d’en

évaluer les risques et de réduire ceux-ci. Il est recommandé d’incorporer aux estimations

des marges appropriées pour les risques restants.

Les estimations de coûts sont généralement présentées de manière à permettre

l’élaboration de budgets conformément aux procédures comptables approuvées et

acceptées ainsi qu’aux exigences du management de projet.

9.2.2 Budgétisation

Il convient que le budget soit basé sur des estimations et des calendriers.

Il est recommandé que le budget soit cohérent par rapport aux exigences du projet et que

toute hypothèse, tolérance ou aléa soit identifiée et consignée par écrit. Généralement, le

budget comprend tous les coûts autorisés et se présente de manière adaptée à la

coûtenance du projet.

9.2.3 Coûtenance

Avant de procéder à une dépense, il convient d’établir les procédures que le système de

coûtenance doit suivre, de les consigner par écrit et de les communiquer aux personnes

responsables autorisant les travaux ou les dépenses.

Il y a lieu de planifier les revues, la fréquence de la collecte des données et des prévisions

afin de s’assurer de la bonne maîtrise des activités du projet et des informations qui s’y

rattachent. Il est recommandé de vérifier que le travail restant peut être réalisé dans les

limites du budget encore disponible. Tout écart par rapport au budget est identifié, et

dans le cas où il dépasserait une limite donnée, il est analysé et signalé en vue d’une

action corrective.

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Maîtrise des coûts – Cost Control

Il y a lieu d’analyser les tendances des coûts, grâce à des techniques telles que la valeur

acquise, conjointement avec le travail restant, afin d’anticiper les problèmes et

opportunités qui seraient susceptibles de se présenter.

Il convient d’identifier les raisons réelles des écarts par rapport au budget, qu’ils soient

favorables ou défavorables. Il y a lieu de prendre des mesures pour faire en sorte que les

écarts défavorables n’affectent pas les objectifs du projet. Il est recommandé de tirer

profit à la fois des écarts favorables et défavorables dans un souci d’amélioration

continue.

Il est recommandé de ne prendre des décisions concernant des actions à entreprendre

qu’après avoir pris en compte les conséquences possibles sur d’autres processus et

objectifs du projet. Il y a lieu de demander l’avis du client et des parties prenantes

concernées sur les modifications qui affectent les objectifs du projet avant de les mettre

en œuvre. li convient que les modifications des coûts du projet soient autorisées de

manière appropriée avant de réaliser la dépense. Les revues de la prévision budgétaire

sont généralement coordonnées avec d’autres processus du projet en vue de

l’élaboration du plan de travail restant.

Il est recommandé que le management de projet réalise des revues régulières des coûts

du projet, comme indiqué dans le plan de projet. Les parties prenantes concernées

peuvent exiger des revues financières supplémentaires.

9.3 Procédure de contrôle des coûts

Après la réunion de lancement de l’affaire, le Directeur de projet et l’Ingénieur Appel d’Offre

établissent le budget du projet, vérifié par le Direction Commerciale et validé par la Direction

générale.

La Direction Contrôle Projet se base sur ce budget pour établir le Plan de Cost Code et suivre

le déroulement des coûts.

Pour chaque modification des limites de prestations du projet ou pour tout avenant, il y

aurait une mise à jour du budget.

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9.3.1 Les étapes du Cost Control

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Maîtrise des coûts – Cost Control

• La découpe du budget en éléments homogènes rassemblés par codes budgétaires

(Cost Code) d’autant plus fin que l’on désire un Cost control plus précis,

• La ventilation des montants des commandes entre les codes budgétaires

correspondants à l’objet de ces commandes,

• La planification de la fréquence de la collecte des données et des prévisions afin de

s’assurer de la bonne maîtrise des activités du projet et des informations qui s’y

rattachent,

• L'analyse des tendances de coûts afin d’anticiper les problèmes et les écarts qui

seraient susceptibles de se présenter,

• L'identification des écarts par rapport au budget, analyser et signaler ces écarts en

vue d’une action corrective,

• L'estimation pour chaque code budgétaire du montant restant à engager pour

permettre la réalisation du projet (compte tenu des modifications techniques et des

écarts des prix) dans les limites du budget encore disponible,

• L'estimation de la provision pour aléas devant être maintenue,

• L'obtention de l’accord sur les modifications des coûts du projet de manière

appropriée avant de réaliser la dépense,

• L'établissement du rapport de contrôle budgétaire (ou rapport de cost control),

• La planification des revues régulières des coûts du projet, décisions d’actions

découlant de l’analyse (correctives et préventives).

9.3.2 Codification des dépenses (Code budgétaire ou Cost Code)

La codification des dépenses doit être réalisée de façon à :

• Refléter la façon dont est exécuté le projet,

• Couvrir un niveau de détail adéquat,

• Permettre un enregistrement ciblé pour le contrôle des coûts du projet.

a- Principe de codification

On distingue deux types de dépenses :

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• Dépenses imputées directement sur les affaires en réalisation,

• Dépenses imputées sur les frais généraux.

b- Affaire en réalisation

La codification se compose en deux parties :

• Le code Affaire, composé de 5 caractères,

• Le code sous projet, composé d’un caractère,

• Le cost code, composé de 10 caractères.

1.1 AR 1.2 N°. affaire 2. Sous 3.1 Réf. 3.2 Réf. 3.3 Type 3.4 Réf.

projet étape discipline de dépense sous contractant

1. Code affaire 2. Sous projet 3. Cost Code

Code Affaire

1.1 AR : Affaire en réalisation

1.2 Le N° affaire est composé de 3 chiffres qui désignent le numéro

chronologique de l’affaire en réalisation de 001 à 999.

Sous projet

2. Le code sous projet "Lot" est composé d'un caractère numérique de 1 à 9

spécifique par projet. Ce code prend la valeur 0 si le projet ne comporte qu’un

seul lot.

Cost code

 - **Référence Étape de réalisation**

C’est le premier niveau de décomposition du projet.

Les références des différentes étapes de réalisation d’un projet sont :

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Désignation de l'étape	Code
Prestations Générales	01
Études	02
Approvisionnement	03
Réalisation	04
Essais	05
Mise en service	06
Avenant	07
Niveaux spécifiques à un projet	08 à XX

• Référence discipline

C’est le deuxième niveau de décomposition du projet.

Les disciplines généralement utilisées sont :

Désignation	Code
Management projet	[ 00 ]
Facilité chantier	[ 99 ]
Survey et Implantation	[ 01 ]
Génie Civil	[ 02 ]
Mécanique	[ 03 ]
Structure & Charpente	[ 04 ]
Chaudronnerie	[ 05 ]
Tuyauterie	[ 06 ]
Électricité	[ 07 ]
Instrumentation & Telecom	[ 08 ]
Climatisation	[ 09 ]
Revêtement & Peinture	[ 10 ]
Sécurité & Protection Incendie	[ 11 ]
Calorifugeage	[ 12 ]

• Référence type de dépenses

Il indique le code de la dépense appartenant à une discipline et une étape

donnée.

Cette référence est composée de deux caractères numériques de 01 à 99.

Le code 99 est réservé pour les coûts de non qualité.

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Les principaux codes utilisés pour les différents types de dépenses concernant

les étapes de prestations générales, d’approvisionnement et de construction

sont dans le tableau ci-dessous.

Les autres types de dépenses spécifiques aux projets sont numérotés de [23] à

[98].

Désignation	Code
Général	[ 00 ]
Salaire	[ 01 ]
Déplacement	[ 02 ]
Prestation de Service de Management	[ 03 ]
Mobilisation Démobilisation chantier	[ 04 ]
Moyen de télécom. (téléphone, fax…)	[ 05 ]
Moyen de transport (location voitures)	[ 06 ]
Consommables et fournitures de bureau	[ 07 ]
Matériel et agencement de bureau	[ 08 ]
Frais de Mission, Billet d’avion	[ 09 ]
Frais de restauration & Réceptions	[ 10 ]
Hébergement Hôtel & Loyer	[ 11 ]
Frais généraux	[ 12 ]
Assurance	[ 13 ]
Amortissement Matériel	[ 14 ]
Frais financier	[ 15 ]
Transitaire	[ 16 ]
Frais de douane	[ 17 ]
Transport	[ 18 ]
Consommables de construction	[ 19 ]
Type spécifique par affaire	[ 20 ] à [ 98 ]
Coûts de non qualité	[ 99 ]

• Référence sous contractant

Cette référence est composée de quatre caractères numériques :

o Travaux réalisés par le Contractant [ 1 ] [ 000],

o Travaux réalisés par le Contractant auprès d’un sous contractant

[ 1 ] [ 001 ] à [ 1 ] [ 999 ]

o Travaux réalisés par le sous contractant [ x ] [ 001 ] à [ x ] [ 999 ].

o travaux forfaitaire : x = 2

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o travaux en régie (Moyen Humain) : x = 3

o Location de moyen de manutention : x = 4.

Pour chaque sous contractant, un code chronologique est affecté conformément

à la liste inventaire en vigueur.

c- Frais Généraux

Les frais généraux sont imputés par famille de dépense.

La codification des frais généraux se compose en deux parties :

o Le code Frais généraux, composé de 7 caractères,

o Le cost code, composé de 6 caractères.

1.1 FG 1.2 Lieu 1.3 Année 2.1 Niv. 1 2.2 Niv.2 2.3 Niv.3

1. Code FG 2. Cost Code

1. Code Frais Généraux (Lieu/Année)

1.1 FG : 2 caractères alphabétiques : Frais Généraux

1.2 Lieu : 2 caractères numériques

01 : Siège

02 : Base

1.3 Année : 3 caractères numériques

199 : 1999

2xx : 2000 à 2099

2. Cost Code

2.1 Niveau 1 (2 caractères numériques)

2.2 Niveau 2 (2 caractères numériques)

2.3 Niveau 3 (2 caractères numériques)

9.3.3 Dossier Contrôle Projet

L’Ingénieur Contrôle Projet prépare le dossier de Contrôle Projet afin de suivre et de

contrôler l’affaire.

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Ce dossier contient les documents qui ont une relation ou un impact sur le délai et le

coût du projet :

o Note interne de lancement de l’affaire,

o PV de réunion de lancement de l’affaire,

o Budget,

o Dossier d’estimation (chiffrage de l’affaire),

o Contrat principal et Avenants,

o Planning Contractuel,

o PV de réunions et correspondances ayant un impact sur le délai et le coût de l’affaire,

o Contrats et conventions avec les partenaires et les sous-contractants,

o Coûts réalisés / Ecarts estimés,

o Actions / Reporting.

9.3.4 Suivi du Cost Control

a- Responsabilité

• L’Ingénieur Contrôle Projet doit assurer un système d’information lui permettant de :

o Recueillir l’information,

o Trier cette information,

o L’orienter vers une structure d’accueil : imputations des engagements selon le

plan de cost code,

o La comparer, dans cette structure, à une référence (budget),

o Faire une analyse des écarts.

• L’Ingénieur Contrôle Projet :

o Suit l’évolution des coûts tout au long du déroulement du projet,

o Mesure les écarts par rapport aux éléments budgétés,

o Informe, par le biais du rapport cost control, des écarts éventuels afin de prendre

les actions correctives.

b- Documents à traiter

• Documents de relevés de réalisation :

o Les fiches de suivi du personnel sur les AP et les AR,

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o Les commandes aux sous contractants,

o Les factures des sous contractants,

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o Les comptes – rendus des réunions ayant un impact sur le coût ou le délai.

9.3.5 Rapports Cost Control

Le rapport de cost control a pour but de contrôler l’évolution des prévisions de dépenses

réelles par rapport au budget initial.

a- Rapport Cost Control (par affaire en réalisation)

Chaque affaire en réalisation fait l'objet d'un rapport (la fréquence d'émission est fixée

par la Direction Générale et varie d'un projet à un autre).

Le tableau de Bord de Cost control par affaire en réalisation, arrêté à une date t, établi

par l’Ingénieur Contrôle Projet, vérifié par le Directeur Contrôle Projet et approuvé par la

Direction Générale.

Ce tableau comprend pour chaque rubrique les informations suivantes :

o Prix de vente contractuel et le prix des travaux supplémentaires s’il y a lieu,

o Budget d’estimation de référence, éventuellement révisé en fonction des

modifications acceptées par le client,

o Engagement du mois (information en provenance des rapports détaillés) et

engagements cumulés depuis le début du projet,

o Reste à engager (estimé selon l’avancement du projet),

o Dépenses du mois et dépenses cumulées depuis le début du projet selon les prises

en charge (date d’acceptation des factures),

o Écart du total engagement par rapport au budget,

o Bilan : écart du total engagement par rapport au prix de vente.

A la fin du projet, un rapport de clôture est établi par l’Ingénieur Contrôle Projet.

b- Rapport Cost Control pour la Direction Générale

L’Ingénieur Contrôle Projet établi un rapport récapitulatif qui regroupe les affaires :

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o En réalisation,

o En préparation,

o Les Frais Généraux.

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Ce rapport permet d’analyser la situation générale de l’entreprise pendant la période en

question par l’élaboration d’un tableau de bord comprenant les informations suivantes :

o Code Affaire,

o Nom du client,

o Libellé du projet,

o Type du contrat,

o Date de début et de fin contractuelles,

o Date de début effective du projet,

o Date de fin prévisionnelle,

o Avancement prévu,

o Avancement Réel,

o Ecart,

o Prix de vente contractuel,

o Travaux supplémentaires,

o Budget,

o Total Engagement au jour j,

o Reste à engager,

o Total facturé au jour j,

o Ecart (Budget-Engagement),

o Bilan (PV-Engagement),

o Observations.

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