Table des matières Atelier I : LES DONNees de BASE , SAGE gestion commerciale Ligne 100 ...................... 2 Atelier 2 : LES OPERATIONS SUR LES ACHATS ..................................................... 24 Atelier 3: LES OPERATIONS SUR LES VENTE ........................................................ 37 Atelier 4 : APPLICATION ......................................................................................... 63 Atelier 5 : MINI PROJET Création d’une société personnalisée ...................................... 64 Atelier 6 : MINI PROJET Modélisation et Conception d’un « Mini »-ERP ........................ 65
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ATELIER I : LES DONNEES DE BASE , SAGE GESTION COMMERCIALE LIGNE 100
1. INTRODUCTION SAGE Gestion Commerciale 100 est un logiciel dédié à la gestion des ventes, achats et stocks d'articles. Il doit permettre le transfert en comptabilité des écritures comptables issues de la facturation et des règlements. Il assure :
(cid:1) GESTION DES ACHATS ET DES FOURNISSEURS
Gestion de la chaîne des achats : commandes, livraisons, factures, règlements, transfert des écritures d’achat en comptabilité, retours et avoirs, réapprovisionnement, gestion des tarifs d’achat.
(cid:1) GESTION DES VENTES ET DES CLIENTS
Gestion de la chaîne de facturation : devis, commandes, livraisons, factures, règlements, transfert des écritures de vente en comptabilité, retours et avoirs, gestion des tarifs de vente.
(cid:1) GESTION DES STOCKS
Gestion des entrées et des sorties de stock, saisie de l’inventaire.
Traitements : dans le logiciel de gestion commerciale de sage ligne 100 Les opérations courantes de Livraisons, Facturations, Mise à jour des stocks, se font dans le menu (Achat et Vente)
, (principalement avec le bouton AJOUTER
du menu). Les divers documents (bons de commandes, de
livraisons, factures...), évoluent les uns vers les autres en cliquant sur le bouton TRANSFORMER
. De même
un bouton VALORISER permet de calculer la valeur globale d'un document. Les documents, (commandes, factures...), sont constitués d'un en-tête, dans lequel on détermine la date et le tiers concerné, (client ou fournisseur), et d'un corps de document, (avec une ligne par article contenant ses références, désignation, quantité, prix, remise...). Pour passer de la zone d'en-tête à la 1° ligne de corps, il faut avoir validé avec la touche ENTREE la dernière zone renseignée dans l'en-tête de l’écran.
2. RECOMMANDATIONS Il est nécessaire de respecter les étapes suivantes après la création ou l’ouverture du dossier pour pouvoir tenir une gestion commerciale et donc pour pouvoir créer un dossier exploitable. Seules les étapes 3 et 6 (création de catégories de clients et reprise des stocks initiaux) ne sont pas obligatoires.
PREMIERE ETAPE : CREATION DES CATEGORIES COMPTABLES ASSOCIEES A LA GESTION COMMERCIALE
Pour pouvoir transférer les opérations commerciales, il est nécessaire de créer des catégorie comptables pour les achats, les ventes et les stocks :
- - -
vente : ventes locales achat : achats de ….. stock : stocks de ….
2
DEUXIEME ETAPE : CREATION D’UN DEPOT DE STOCKAGE
Il est nécessaire d’avoir au moins un lieu de stockage des marchandises ou des fournitures consommables. Il faut donc créer un dépôt de stockage. Si l’entreprise possède plusieurs lieux de stockage, cela lui permettra de suivre les stocks des articles dans chaque lieu de stockage.
TROISIEME ETAPE : CREATION DES CATEGORIES DE CLIENTS OU CATEGORIES TARIFAIRES
Les clients peuvent être classés en plusieurs catégories à lesquelles on applique des tarifs ou barèmes différents suivant la famille d’article ; il est donc indispensable de créer des catégories tarifaires. Exemple de tarifs :
- -
professionnel particulier
QUATRIEME ETAPE : CREATION DES FAMILLES D’ARTICLES
Une famille d’articles est un ensemble d’articles présentant des caractéristiques communes. Exemple : bandes dessinées. Il faut entendre par caractéristiques communes : les mêmes méthodes de valorisation des stocks, les mêmes catégories comptables, les mêmes conditions de ventes (remise ou coefficient); il faut donc créer des familles d’articles. Dans le cas de la librairie fournier, nous créons la famille Bandes Dessinées avec les coefficients tarifaires appliqués sur le prix d’achat HT suivants :
- -
professionnel : coefficient 1 particulier : coefficient 1,2
CINQUIEME ETAPE : CREATION DES ARTICLES
Un article est une référence, achetée ou vendue, qui appartient OBLIGATOIREMENT à une famille, (une famille peut contenir un ou plusieurs articles, mais un article n'appartient qu'à une et une seule famille). Il faut entendre par référence à la fois un produit physique, le port,, l’escompte, les rabais, les remises et les ristournes etc…. Il est donc nécessaire de créer une fiche par article
SIXIEME ETAPE : REPRISE DES STOCKS INITIAUX ( INVENTAIRE INITIAL)
Il est nécessaire de reprendre lors de la création d’un nouveau dossier ou lors du paramétrage du dossier de
reprendre les stocks initiaux. Cela s’effectue dans le menu
.
3. CREER UN DOSSIER Vous avez à votre disposition pour vous aider dans l’utilisation de Sage Gestion Commerciale100 :
L’aide en ligne en cliquant sur l’icône :
3
MISE EN OEUVRE DE SAGE GESTION COMMERCIALE 100 - LANCER WINDOWS-> Programmes -> Sage-> Gestion Commerciale 100 puis
Choisir Gescom Modèle
1 - LA FENETRE PRINCIPALE DE SAGE GESTION COMMERCIALE 100 VERSION 14
Lors de l’ouverture de Sage Gestion Commerciale 100 vous obtenez l’écran suivant :
La barre d’outils horizontale
La barre d’outils verticale ou barre verticale est composée :
- De groupes
• Gestion de ventes • Gestion des achats • Gestion des articles et stocks • Paramètres comptables • Gestion avancée
-
de fonctions. Par exemple, pour la gestion des ventes :
• Saisir un devis client • Saisir une commande client • Saisir un bon de livraison client • Saisir une facture client • Liste des documents de ventes • Saisir un règlement client • Liste des clients •
Interroger un client
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Celle-ci se compose de 2 barres d’outils :
- Une barre horizontale classique -
une barre verticale plus proche de l’interphase graphique windows XP
3 - LA BARRE VERTICALE DE LA FENETRE PRINCIPALE
En cliquant avec le bouton droit de la souris dans la barre verticale, vous pouvez modifier les paramètres de celle-ci :
- en cliquant sur
, vous changez l’apparence des icônes :
Il suffit de cliquer sur le bouton du groupe pour faire apparaître ses fonctions
4 - CREATION D’ UN NOUVEAU DOSSIER DE GESTION COMMERCIALE
Pour créer un nouveau dossier de Gestion Commerciale, il faut cliquer sur suivant :
,apparaît alors l’écran
5
En général, on ouvre un dossier Gestion Commerciale à partir d’un dossier comptable existant, on laisse donc l’option
cliquée par défaut, puis on clique sur
. Vous obtenez l’écran suivant :
Vous cliquez sur
vous obtenez l’écran suivant :
6
Permet de sélectionner le répertoire de sauvegarde de votre fichier Exemple.mae, il s’agit généralement de votre répertoire personnel sur le réseau local
Après avoir recherché et mis en surbrillance votre fichier de comptabilité, vous cliquez sur l’écran suivant :
, vous obtenez
Vous pouvez, si vous vous êtes trompé revenir sur le nom et le répertoire en cliquant à nouveau sur rectifier votre ou vos erreurs.
et
Vous cliquez sur
pour ouvrir le dossier comptable, vous obtenez l’écran suivant :
Cet écran n’est autre que l’écran de saisie des coordonnées de l’entreprise. Vous cliquez sur revenez à l’écran de création du fichier de Gestion Commerciale suivant :
. Vous
7
Vous cliquez sur
. Vous revenez à l’écran de création du fichier Gestion Commerciale suivant :
Vous cliquez sur
vous obtenez l’écran suivant :
Vérifier le chemin et le répertoire de création du fichier de Gestion Commerciale
Vous tapez dans cette zone le nom de votre fichier de gestion commerciale ici LIBRAIRIE_FOURNIER.gcm
Après avoir sélectionner le répertoire de sauvegarde et nommer votre fichier de Gestion commerciale, vous cliquez
sur
, vous obtenez l’écran suivant :
8
Vous pouvez, si vous vous êtes trompé revenir sur le nom et le répertoire en cliquant à nouveau sur
et
rectifier votre ou vos erreurs. Vous cliquez sur
pour enregistrer définitivement votre nouveau dossier.
Vous arrivez sur la page principale de
comme suit :
Page d’accueil de
4. LES ETAPES DE CREATION D’UN DOSSIER
1 - POUR OUVRIR UN DOSSIER DE GESTION COMMERCIALE EXISTANT
(cid:2) Cliquez sur
puis
Vous obtenez l’écran suivant :
9
Vous sélectionnez le répertoire ou le fichier dans lequel se trouve votre dossier de gestion commerciale
(Normalement celle-ci doit se trouver dans votre répertoire personnel sur le réseau local) puis
2 - CREER DES CATEGORIES COMPTABLES ASSOCIEES A LA GESTION COMMERCIALE Pour créer des catégories comptables, obligatoires pour calculer la TVA ou lorsqu’on veut exporter les opérations commerciales vers le logiciel de comptabilité, il est nécessaire de créer les catégories comptables. Pour cela, il suffit
dans
de sélectionner
, l’écran obtenu est le suivant :
En cliquant sur cet onglet vous pouvez créer les options par défaut du logiciel de Gestion Commerciale
vous cliquez sur l’onglet
apparaît alors l’écran suivant :
10
Vous sélectionnez
vous obtenez après avoir sélectionné
, l’écran suivant :
Vous sélectionnez
vous sélectionnez
et vous obtenez l’écran suivant :
11
Zone de saisie de la Catégorie
Comptable
Vous tapez votre Catégorie Comptable Entrée. Vous créez les autres Catégorie Comptable, Achat et stock. Vous fermez la boîte de dialogue en cliquant sur
soit « ventes en France » et vous validez votre création avec la touche
.
3 - CREER UN DEPOT DE STOCKAGE
Pour créer un dépôt de stockage, il suffit dans l’écran obtenu est alors le suivant :
de la fenêtre principale de sélectionner
vous cliquez sur l’icône
pour créer votre premier dépôt de stockage, vous obtenez alors l’écran suivant :
Vous complétez les différentes rubriques comme dans cet écran
Ne pas oublier de cocher pour l’entrepôt qui est le principal lieu de stockage
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4 - CREER DE CATEGORIES TARIFAIRES Les clients peuvent être classés en plusieurs catégories à lesquelles on applique des tarifs ou barèmes différents suivant la famille d’article ; Il est possible créer plusieurs catégories de clients qui possèdent des tarifs différents. Pour
cela, il suffit dans
de sélectionner
, l’écran obtenu est le suivant :
vous cliquez sur l’onglet
apparaît alors l’écran suivant :
En cliquant sur cet onglet vous pouvez créer les options par défaut du logiciel de Gestion Commerciale
Vous sélectionnez
vous obtenez après avoir sélectionné
, l’écran suivant :
Vous complétez la zone Intitulé et vous validez votre saisie avec la touche Entrée
Vous pouvez choisir des tarifs différentiels à appliquer sur le prix HT ou TTC
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Vous créez les différentes catégories tarifaires (attention les taux de remise éventuels ou les coefficients seront saisis ultérieurement dans les familles d’articles)
5 - CREER DES FAMILLES D’ARTICLES
Pour créer des familles d’articles, il suffit dans
de la fenêtre principale de sélectionner
ou
vous pouvez dans la barre verticale alors le suivant :
cliquer sur
, l’écran obtenu est
vous cliquez sur l’icône il est nécessaire de respecter un certain nombre d’étape indiqué par un numéro
pour créer votre première famille d’articles, vous obtenez alors l’écran suivant :
1 - Vous entrez le premier code famille ici BD
2 - Vous entrez l’intitulé de la famille ici Bandes Dessinées
3 - Vous choisissez la méthode de suivi de stock ici CMUP pour la famille Bandes Dessinées
4 - Vous choisissez la première catégorie comptable concernant la famille Bandes dessinées ici Ventes en France puis vous remplissez le cadre en dessous
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5 - Vous tapez les premiers chiffres du compte général de ventes soit ici 707 puis vous sélectionnez avec la liste déroulante le compte 70710000 et vous validez avec la touche Entrée
7 - Vous vous positionnez sur code taxe 1 puis dans la liste déroulante vous sélectionnez le code taxe V05 et vous validez votre choix avec la touche Entrée. Vous pouvez ensuite passer à la seconde catégorie comptable soit ici achats de bandes dessinées et vous recommencez à partir de l’étape 5 et ainsi de suite
Remarque : il est indispensable pour créer une famille d’articles de respecter les étapes 1 à 4.
14
Vous devez obtenir cet écran :
6 - CREER DES COEFFICIENTS OU DES REMISES PAR FAMILLE D’ARTICLES Pour créer un taux de remise et le coefficient qui permettra de déterminer le prix de vente d’une famille d’article, il faut sélectionner la famille d’articles concernée :
puis dans l’écran principal de la famille d’articles :
Il est possible d’accorder des remises différentes à certains clients, il suffit de compléter cette zone par l’intermédiaire de la liste déroulante et en validant votre choix avec la touche Entrée
Cet onglet permet d’introduire les taux de remise et les coeffIcients à appliquer par catégories tarifaires
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vous sélectionnez l’onglet dessous en cliquant deux fois sur la ligne sélectionnée :
, vous complétez les lignes des catégories tarifaires comme dans l’exemple ci-
Deux cliques rapides permettent de faire apparaître la boîte de dialogue qui suffit de compléter
Vous introduisez le taux de remise
Vous introduisez le coefficient
vous cliquez sur
pour valider vos saisies et vous passez à la catégorie suivantes
7 - CREER DES ARTICLES
Pour créer un article, il suffit dans obtenu est alors le suivant :
de la fenêtre principale de sélectionner
l’écran
vous cliquez sur l’icône
pour créer votre premier article, ou vous pouvez dans la barre verticale
cliquer sur
vous obtenez alors l’écran suivant :
16
Vous complétez les différentes zones
le fait d’inscrire le
va valider votre saisie de la référence comme dans l’exemple ci-dessous :
Votre référence a été validée
Les catégories tarifaires sont apparues
le fait de cliquer sur un onglet quelconque va effectuer le calcul des prix de vente comme dans l’exemple ci-dessous :
il est nécessaire ensuite d’indiquer pour chaque le fournisseur habituel grâce à l’onglet l’écran qui est apparu :
et de compléter
17
Il faut compléter cette zone fournisseur en se positionnant dans cette zone
pour compléter la zone fournisseurs avec la souris , vous obtenez alors l’écran suivant :
, il suffit de cliquer sur l’icône
après vous êtes positionné dans la zone
Vous choisissez le fournisseur grâce à la liste déroulante Attention le fournisseur doit exister sinon il faut le créer au préalable
Il s’agit de la référence du fournisseur et non la vôtre
Vous devez absolument saisir le prix d’achat HT et non comme ici le prix TTC
Vous entrez le taux de remise
puis vous cliquez sur l’onglet
, apparaît l’écran suivant :
Vous sélectionnez le lieu de stockage
Vous entrez les stocks mini et maxi que vous validez avec la touche Entrée
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8 - REPRENDRE LES STOCKS INITIAUX
Il est nécessaire de reprendre les stocks initiaux des articles. Pour cela, il suffit dans principale de sélectionner
l’écran obtenu est alors le suivant :
de la fenêtre
vous cliquez sur l’icône obtenez l’écran suivant :
ou dans la barre verticale
,
, vous
Vous laissez cocher
puis, vous validez avec
, vous obtenez alors l’écran suivant :
Vous changez la date et vous indiquez 01/01/04
Vous inscrivez la référence de l’entrée ici stock initial
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vous validez la référence avec la touche Entrée de façon à pouvoir remplir la première ligne comme dans l’écran ci- dessous :
En vous positionnant sur cette zone et appuyant sur la touche F4 vous voyez apparaître la liste des articles
vous faites apparaître la liste des articles grâce à la touche F4 comme dans l’écran ci-dessous :
Il suffit de sélectionner l’article dans la liste
après avoir sélectionner le premier article ici ALIX001, vous faites du stock initial de l’article ici 30 et vous validez votre saisie avec la touche Entrée, vous devez obtenir l’écran ci- dessous :
,vous pouvez alors compléter la quantité
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Vous validez votre saisie avec la touche Entrée, vous devez obtenir l’écran ci-dessous :
vous pouvez entrer les autres lignes des stocks initiaux des articles
9 - CREER UN NOUVEAU FOURNISSEUR Pour créer un nouveau fournisseur vous pouvez alors saisir les renseignements concernant le fournisseur comme dans l’écran ci-dessous :
21
Vous pouvez compléter l’onglet
en cliquant sur
, vous pouvez commencer la saisie des articles achetés, livrés ou commandés.
22
10 - CREER UN NOUVEAU CLIENT EN COURS DE SAISIE Pour créer un nouveau client vous pouvez alors saisir les renseignements concernant le client comme dans l’écran ci- dessous :
Ne pas oublier d’affecter le représentant au client l’onglet
.Vous devez affecter le client particulier à la
catégorie tarifaire correspondante. Pour cela, vous cliquez sur l’onglet
, vous obtenez l’écran suivant :
Vous sélectionnez avec la liste déroulante la bonne catégorie tarifaire ici Professionels
23
ATELIER 2 : LES OPERATIONS SUR LES ACHATS
1 - DE LA COMMANDE AU REGLEMENT DU FOURNISSEUR : TRAITER LES ACHATS
Pour traiter les achats, il faut se positionner dans est alors le suivant :
, puis sélectionner
l’écran obtenu
Ou vous cliquez sur l’icône
ou vous pouvez directement dans la barre verticale
,
Vous cochez
24
1.1. CREATION D’UN BON DE COMMANDE
En cliquant sur
, ou vous pouvez directement dans la barre verticale
,
on obtient l’écran suivant :
après avoir sélectionné le fournisseur vous validez avec la touche Entrée. Vous obtenez alors l’écran suivant qu’il suffit de compléter :
Vous indiquez la date de la commande
Vous indiquez le numéro du bon
Vous indiquez la date de livraison souhaitée
Vous sélectionnez le fournisseur
La touche F4 vous permet d’obtenir la liste des articles comme ci après :
Vous sélectionnez dans la liste le bon article puis vous cliquez sur
, avec la touche TAB, vous vous
positionnez sur
et vous entrez le bon prix d’achat (attention dans notre exemple le prix affiché est le prix
TTC) si nécessaire, puis de nouveau avec la touche TAB, vous vous positionnez sur bonne quantité. Vous validez votre ligne avec la touche Entrée Vous obtenez alors l’écran suivant :
et vous entrez la
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le logiciel peut vous demander de recalculer le prix de revient :
vous répondez obtenez la valorisation de votre bon de commande :
, vous entrez les lignes suivantes si nécessaire, vous cliquez sur
et vous
vous fermez l’écran en cliquant sur
Le bouton suivant et il est nécessaire de retrouver le bon document dans le bon répertoire :
vous permet de choisir un modèle de bon de commande et de l’imprimer. Vous obtenez l’écran
26
Chemin permettant de retrouver le bon document ici le bon de commande se trouve dans : C:\Program Files\GecoMaes\Documents standards\Achat Ou C:\Documents and Settings\All Users\Documents\Sage\Gestion Commerciale\Documents standards\Achat
après avoir sélectionné le bon répertoire, vous obtenez l’écran suivant :
Vous sélectionnez
lorsque l’écran suivant :
est sélectionné vous cliquez sur le bouton
, vous obtenez alors
27
Vous sélectionnez la bonne imprimante
Doit être cliqué
vous cliquez sur le bouton
, l’écran obtenu est alors le suivant :
28
en cliquant sur le bouton cliquant sur
ou agrandir l’aperçu en cliquant sur le bon de commande.
, vous pouvez imprimer le bon de commande. Vous pouvez quitter l’aperçu en
1.2. TRANSFORMER UN BON DE COMMANDE EN BON DE LIVRAISON
Pour transformer un bon de commande en bon de livraison, il suffit après avoir sélectionné le bon de commande comme dans l’écran ci-dessous :
de cliquer sur l’icône
, vous obtenez l’écran suivant :
29
il suffit de cliquer sur le bouton
, l’écran suivant apparaît :
Ne pas oublier de changer le numéro
Ne pas oublier de changer la date
vous cliquez sur
, et l’écran suivant vous indique que le document d’achat a changé :
Bon de livraison à la place de Bon de Commande
1.3. TRANSFORMER UN BON DE LIVRAISON EN FACTURE D’ACHAT
Pour transformer un bon de livraison en facture, il suffit après avoir sélectionné le bon de livraison comme dans l’écran ci-dessous :
30
de cliquer sur l’icône
, vous obtenez l’écran suivant :
Ne pas oublier de changer le numéro si nécessaire
Ne pas oublier de changer la date
vous cliquez sur
, et l’écran suivant vous indique que le document d’achat a changé :
1.4. REGLER UNE FACTURE D’ACHAT
ATTENTION : lorsque vous avez réglée une facture, il est impossible de modifier la facture ou son règlement.
31
Pour constater le règlement d’un fournisseur, il suffit de se positionner dans
de la fenêtre principale puis de
sélectionner
Publicité
ou vous pouvez directement dans la barre verticale
,
l’écran obtenu est alors le suivant :
Vous sélectionnez la facture que nous avons réglée
vous cliquez sur le bouton
, vous obtenez alors :
vous cliquez sur le bouton
, vous obtenez :
32
puis vous cliquez sur règlements
, votre règlement est enregistré ; pour le vérifier vous pouvez éditer le journal des
vous cliquez sur
, l’écran est alors le suivant :
vous cliquez sur le bouton
, apparaît alors l’écran suivant :
Chemin permettant de retrouver le bon document ici le bon de commande se trouve dans : C:\Program Files\GecoMaes\Documents standards\Achat Ou C:\Documents and Settings\All Users\Documents\Sage\Gestion Commerciale\Documents standards\Achat
après avoir sélectionné le bon répertoire, vous obtenez l’écran suivant :
33
Vous sélectionnez
lorsque suivant :
est sélectionné vous cliquez sur le bouton
, vous obtenez alors l’écran
Vous sélectionnez la bonne imprimante
Doit être cliqué
vous cliquez sur le bouton
, l’écran obtenu est alors le suivant :
34
en cliquant sur le bouton ou agrandir l’aperçu en cliquant sur la facture.
, vous pouvez imprimer la facture. Vous pouvez quitter l’aperçu en cliquant sur
2 - RECTIFIER UNE ERREUR SUR UN DOCUMENT D’ACHAT (BON DE COMMANDE, DE
LIVRAISON , FACTURE)
Si l’erreur se situe dans une zone non grisée comme dans l’écran ci-dessous, il suffit de modifier les renseignements erronés en les sélectionnant :
sinon il faut supprimer la ligne d’article complètement ou éventuellement le document d’achat
3 - RECTIFIER UNE ERREUR LORS DE LA TRANSFORMATION D’UN DOCUMENT D’ACHAT Si l’erreur (date de livraison ou de facturation, numéro du document etc…) se situe lors de la transformation du document d’achat (exemple Bon de commande en Bon de livraison), il suffit de sélectionner le document à rectifier,
puis de cliquer sur
apparaît alors la boîte de dialogue suivante :
en cliquant sur
apparaît la proposition suivante que vous acceptez en cliquant sur
35
votre document de départ est recréé.
36
ATELIER 3: LES OPERATIONS SUR LES VENTE
1. DE LA COMMANDE AU REGLEMENT DU CLIENT : TRAITER LES VENTES
Pour traiter les ventes, il faut se positionner dans alors le suivant :
puis sélectionner
l’écran obtenu est
vous cliquez sur l’icône obtenez l’écran suivant :
ou vous pouvez directement dans la barre verticale
, et vous
Vous cochez
1.1. CREATION D’UN BON DE COMMANDE
En cliquant sur
, on obtient l’écran suivant :
37
Vous indiquez la date de la commande
Vous indiquez le numéro du bon
Vous sélectionnez le client
Vous indiquez la date de livraison souhaitée
après avoir sélectionné le client vous validez avec la touche Entrée. Vous obtenez alors l’écran suivant qu’il suffit de compléter :
La touche F4 vous permet d’obtenir la liste des articles comme ci après :
Vous sélectionnez dans la liste le bon article puis vous cliquez sur
, avec la touche TAB, vous vous
positionnez sur ligne avec la touche Entrée
et vous entrez la bonne quantité comme dans l’exemple ci-dessus. Vous validez votre
vous permet de choisir un vous pouvez revenir à l’écran précédent grâce à l’icône modèle de bon de commande et de l’imprimer. Vous obtenez l’écran suivant et il est nécessaire de retrouver le bon document dans le bon répertoire :
maintenant le bouton
38
Chemin permettant de retrouver le bon document ici le bon de commande se trouve dans : C:\Program Files\GecoMaes\Documents standards\Vente Ou C:\Documents and Settings\All Users\Documents\Sage\Gestion Commerciale\Documents standards\Vente
après avoir sélectionné le bon répertoire, vous obtenez l’écran suivant :
Vous sélectionnez
lorsque l’écran suivant :
est sélectionné vous cliquez sur le bouton
, vous obtenez alors
39
Vous sélectionnez la bonne imprimante
Doit être cliqué
vous cliquez sur le bouton
, l’écran obtenu est alors le suivant :
40
en cliquant sur le bouton cliquant sur
ou agrandir l’aperçu en cliquant sur le bon de commande.
, vous pouvez imprimer le bon de commande. Vous pouvez quitter l’aperçu en
1.2. TRANSFORMER UN BON DE COMMANDE EN BON DE LIVRAISON
Pour transformer un bon de commande en bon de livraison, il suffit après avoir sélectionné le bon de commande comme dans l’écran ci-dessous :
de cliquer sur l’icône
, vous obtenez l’écran suivant :
41
, et l’écran suivant vous indique que le document de vente a changé :
vous cliquez sur
Bon de livraison à la place de Bon de Commande
1.3. TRANSFORMER UN BON DE LIVRAISON EN FACTURE DE VENTE
Pour transformer un bon de livraison en facture, il suffit après avoir sélectionné le bon de livraison comme dans l’écran ci-dessous :
de cliquer sur l’icône
, vous obtenez l’écran suivant :
vous cliquez sur
, et l’écran suivant vous indique que le document d’achat a changé :
1.4. REGLER UNE FACTURE DE VENTE
Pour constater le règlement d’un client, il suffit de se positionner dans
, puis de sélectionner
l’écran obtenu est alors le suivant :
Vous sélectionnez la facture que le client nous a réglée
42
vous cliquez sur l’icône
et vous obtenez alors l’écran suivant :
vous validez votre règlement en cliquant sur
2. IMPRESSION D’UNE FACTURE DE VENTE
Pour imprimer une facture de vente, il suffit dans
de sélectionner
ou vous pouvez
directement dans la barre verticale
:
vous sélectionnez la facture en cliquant deux fois dessus :
43
cliquez sur le bouton
, apparaît alors l’écran suivant :
Chemin permettant de retrouver le bon document ici le bon de commande se trouve dans : C:\Program Files\GecoMaes\Documents standards\Vente Ou C:\Documents and Settings\All Users\Documents\Sage\Gestion Commerciale\Documents standards\Vente
après avoir sélectionné le bon répertoire, vous obtenez l’écran suivant :
44
Vous sélectionnez
lorsque
est sélectionné vous cliquez sur le bouton
, vous obtenez alors l’écran suivant :
Vous sélectionnez la bonne imprimante
Doit être cliqué
vous cliquez sur le bouton
, l’écran obtenu est alors le suivant :
45
en cliquant sur le bouton ou agrandir l’aperçu en cliquant sur la facture.
, vous pouvez imprimer la facture. Vous pouvez quitter l’aperçu en cliquant sur
9 - EDITER LE JOURNAL DES REGLEMENTS CLIENTS
Pour éditer le journal des réglements Clients, il suffit de se positionner sélectionner
, l’écran est alors le suivant :
de la fenêtre d’accueil puis de
Vous sélectionnez dans la liste
46
puis vous cliquez sur le bouton
, vous obtenez alors :
Vous sélectionnez la bonne imprimante
Doit être cliqué
vous cliquez sur le bouton
, l’écran obtenu est alors le suivant :
47
en cliquant sur le bouton
, vous pouvez imprimer le document. Vous pouvez quitter l’aperçu en cliquant sur
ou agrandir l’aperçu en cliquant sur le document.
10 - LES PROBLEMES DE STOCKS : STOCK INSUFFISANT POUR SATISFAIRE UNE COMMANDE Il est possible lors d’une vente que le niveau du stock soit insuffisant ; vous avez alors un écran de ce type :
Stock réel : stock en magasin ici 60 Stock à terme : stock réel – livraison en cours ici dans l’exemple 48 à M.CHALAMEL à livrer le 25/01 ; il est donc possible de livrer la commande mais il sera nécessaire de passer un réapprovisionnement auprès de notre fournisseur
vous pouvez forcer la livraison et la commande auprès du fournisseur :
48
Pour traiter le réapprovisionnement, il faut se positionner dans
de la fenêtre principale , puis sélectionner
ou vous pouvez directement dans la barre verticale
cliquer sur
, l’écran obtenu est alors le suivant :
vous constatez qu’une ligne s’est rajoutée :
vous sélectionnez la ligne et vous ouvrez la fenêtre suivante :
49
vous transformez votre préparation de commande en bon de commande en cliquant sur compléter correctement votre bon de commande :
de façon à pouvoir
Normalement, le logiciel a dû vous mettre le bon numéro de document
vous cliquez sur
, vous obtenez :
Publicité
,
50
le logiciel vous calcule la quantité à commander avec le stock minimum : vérification stock initial = 60 quantité livrée = 36 reste à livrer = 48 donc quantité nécessaire (cid:3) 36 + 48 = 84 donc il en manque 84 – 60 = 24 plus la reconstitution du stock minimum 30 soit 24 + 30 = 54.
Vous pouvez donc cliquer sur
, vous obtenez :
vous pouvez imprimer et envoyer votre bon de commande à votre fournisseur sans oublier de changer la date de livraison souhaitée.
5. COMPLEMENTS
1. CREER DE CATEGORIES DE PRODUITS
Les produits regroupés par famille d’articles peuvent faire l’objet ou non d’un suivi de gestion de stock, par exemple les prestations ou les travaux ne font pas l’objet d’une gestion de stock puisqu’il n’y a en pas. Il est possible de créer plusieurs catégories de produits en fonction du fait qu’ils possèdent des suivis de stockage ou pour des raisons
d’analyse. Pour cela, il suffit dans suivant :
de sélectionner
, l’écran obtenu est le
En cliquant sur cet onglet vous pouvez créer les options par défaut du logiciel de Gestion Commerciale
vous cliquez sur l’onglet
apparaît alors l’écran suivant :
51
Vous sélectionnez
vous obtenez après avoir sélectionné
, l’écran suivant :
Vous complétez la zone Intitulé et vous validez votre saisie avec la touche Entrée
Vous cochez la case Suivi en gestion si la catégorie de produits doit être suivi en gestion de stock
Vous créez les différentes catégories de produits.
2. CREER D’UNE NOMENCLATURE
Un article peut être intégré au sein d'une composition, qu'on appellera alors nomenclature, (par exemple une parure est une nomenclature contenant plusieurs stylos en nombre variable : un bille,un plume ou un roller). Si certain article entre dans la composition d’une nomenclature, il est nécessaire de créer une nomenclature qui sera en fait un article supplémentaire.
52
Pour créer une nomenclature, il suffit dans l’écran obtenu est alors le suivant :
de la fenêtre principale de sélectionner
vous cliquez sur l’icône
pour créer votre nomenclature article ou vous pouvez dans la barre verticale
cliquer sur
, vous obtenez alors l’écran suivant :
Vous complétez les différentes zones
puis vous cliquez sur l’onglet
, vous obtenez alors l’écran suivant :
53
Vous sélectionnez dans la liste déroulante
Vous sélectionnez dans la liste déroulante référence de l’article entrant dans la nomenclature et vous entrez la quantité comme dans l’exemple ci-dessous :
puis vous sélectionnez dans la liste déroulante de
la
Vous validez votre choix d’article et votre quantité grâce à la touche Entrée
Finalement pour la parure FONTANGES TRIO NOIR, vous devez obtenir l’écran suivant pour la nomenclature :
54
et pour l’écran
:
vous pouvez si vous le souhaitez insérer une photo de la parure
3. INCLURE LA PHOTO D’UN ARTICLE
Pour inclure la photo d’un article, il suffit après avoir sélectionné l’article de cliquer sur l’onglet l’écran suivant :
apparaît
55
vous cliquez sur l’onglet
apparaît l’écran suivant :
vous cliquez sur le bouton
, l’écran suivant apparaît :
56
Icône qui permet de retrouver le dossier images qui contient les photos des articles
vous sélectionnez la photo de votre article ici parker_sonnet.jpg et vous cliquez sur dans votre fiche article comme dans l’exemple ci-dessous :
, la photo est incluse
vous procédez de la même façon pour les autres articles.
4. SUPPRIMER UNE FAMILLE D’ARTICLES
Pour supprimer une famille d’articles, il suffit dans l’écran obtenu est alors le suivant :
de la fenêtre principale de sélectionner
57
Vous sélectionnez la famille d’articles à supprimer et vous cliquez sur l’icône
pour supprimer celle-ci
5. SUPPRIMER UN ARTICLE
Pour supprimer un article, il suffit dans obtenu est alors le suivant :
de la fenêtre principale de sélectionner
l’écran
vous sélectionnez l’article à supprimer et vous cliquez sur l’icône
la boîte de dialogue suivante apparaît :
vous confirmez la suppression en cliquant sur le bouton
58
6. SUPPRESSION OU MODIFICATION D’UNE LIGNE D’UN MOUVEMENT D’ENTREE
Pour supprimer ou modifier une ligne d’un mouvement d’entrée, il suffit dans
de la fenêtre principale de
sélectionner
ou vous pouvez directement dans la barre verticale
cliquer
sur
, l’écran obtenu est alors le suivant :
Vous sélectionnez le document des stocks dans lequel vous souhaitez modifier une ligne
Après avoir sélectionné le mouvement, il suffit de cliquer sur l’icône
vous obtenez l’écran suivant :
et vous sélectionnez la ligne à supprimer ou à modifier, puis si vous souhaitez la supprimer vous cliquez avec le
bouton de la souris ou avec l’icône
, vous obtenez l’écran suivant :
vous confirmez la suppression avec la touche il suffit de la sélectionner et de modifier les zones erronées comme dans l’écran ci-dessous :
, si par contre vous souhaitez uniquement modifier la ligne,
59
7. EDITER LES JOURNAUX DE FACTURE DE VENTE OU D’ACHAT
Pour éditer le journal des Factures des ventes ou celui des Achats, il suffit de se positionner d’accueil puis de sélectionner
, l’écran est alors le suivant :
de la fenêtre
Vous sélectionnez dans la liste journal que vous souhaitez éditer
le
puis vous cliquez sur le bouton
, vous obtenez alors :
Vous sélectionnez la bonne imprimante
Doit être cliqué
vous cliquez sur le bouton
, l’écran obtenu est alors le suivant :
60
en cliquant sur le bouton
, vous pouvez imprimer le document. Vous pouvez quitter l’aperçu en cliquant sur
ou agrandir l’aperçu en cliquant sur le document.
8. TRANSFERER LES ECRITURES EN COMPTABILITE GENERALE
Pour transférer les factures et les règlements du dossier Gestion Commerciale vers le dossier Comptabilité, il suffit de
se positionner dans alors le suivant :
de la fenêtre d’accueil puis de sélectionner
l’écran obtenu est
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Bien vérifier qu’il s’agit du bon dossier comptable
Vous sélectionnez soit :
Attention, il faut sélectionner la bonne catégorie comptable avec le bon code journal
Ne pas oublier de sélectionner le bon journal
Vous cliquez sur le bouton
(mise à jour directe comptabilité) et le transfert s’effectue, vous pouvez vérifier que
le transfert s’est bien effectué en choisissant vous ouvre la comptabilité générale et vous pouvez ouvrir le journal correspondant.
de la fenêtre d’accueil puis de sélectionner
, cela
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ATELIER 4 : APPLICATION
Pour cet atelier nous allons travailler sur la Société exemple Bijou SA
• Démarrer La Gestion Commerciale Ligne 100
• Ouvrir le Fichier commercial Bijou SAP sous le Dossier
"C:\Users\Public\Documents\Sage\Gestion commerciale\Gescom Bijou.gcm
• Travail à faire ;
1. Créer un Client CL[N° sur la liste de présence], le client est un grossiste 2. Créer un article ART[N° sur la liste de présence] composé de BAOR01 et BRAAR10
(quantité 1 , 2)
3. Consulter les stocks de ART[N° sur la liste de présence] et CHFE01 , que constatez
vous ?
4. Le client CL[N° sur la liste de présence] envoie un devis pour les articles ART[N° sur la liste de présence] ( quantité 10 ) et l’article CHFE0 1 ( quantité 5), créer ce devis
5. Le client accepte le devis mais fait des modifications
o Pour ART[N° sur la liste de présence] il ne commandera que 5 , transformer le
devis en commande et procéder à la modification
6. Transformer Commande en BL 7. Afficher le stock restant 8. Transformer le BL en Facture
N.B. Toute opération doit être accompagnée d’imprime-ecrans.
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ATELIER 5 : MINI PROJET CREATION D’UNE SOCIETE
MINI- PROJET
PROPOSER UNE SOCIETE EXEMPLE
CREER LA SOCIETE EXEMPLE DANS L ERP CHOISI
INTRODUIRE DES DONNEES DE BASE
ARTICLE
CLIENT
FOURNISSEUR
GENERER UN PROCESSUS DE VENTE / ACHAT/STOCK (NEGOCE)
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ATELIER 6 : MINI PROJET MODELISATION ET CONCEPTION D’UN « MINI »-ERP
Mini- Projet
Equipe1 ( 3à 5 étudiants)
Base de données commune
Equipe 2 (3 étudiants)
Equipe 3 (3 à 4 étudiants)
Equipe 4 (3à 4 étudiants)
Gestion des données de base (Client , Article) Ajout Suppression Modification
Gestion de stock Entrée Sortie Inventaire
Gestion de Vente Commande Bon de livraison Facture
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