1-D FINISSEZ VOS OBJECTIFS

Dans la planification de l v nement, il est primordial de d finir vos objectifs quantitatifs et qualitatifs. Ainsi, vous pourrez suivre efficacement vos objectifs atteindre.

" nombre de nouveaux membres sur les r seaux sociaux de l' v nement;

" nombre dinvit s atteindre ;

" nombre de ventes et de pr ventes ;

" chiffre daffaires ou b n fice net ;

" nombre de retomb es presse ;

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2-LE CHOIX DU TYPE D V NEMENT

Dans le cadre de votre projet, il est important de choisir le type d v nement qui correspond le mieux aux objectifs que vous vous tes fix s et le message que vous souhaitez faire passer votre public.

| Salon | Professionnels / Grand public |

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| Congr s et convention | Professionnels / Dirigeants / lus |

| Festival | Grand public / Entreprises / Associations professionnelles / Clients |

| S minaire | Professionnel / Partenaires / Fournisseurs / Clients |

| Lancement de produits (exemple : action de street-marketing&) | Cibles/Clients / Grand public / Entreprises / Associations professionnelles |

| Relations publiques et relations presse | Organismes publics et priv s / Presse |

| Soir e festive, cocktail, remise de prix | Clients / Fournisseurs / Partenaires / D cideurs |

| Rallye et challenge, op ration de teambuilding et incentive | Salari s ou employ s / Clients / Fournisseurs / Partenaires |

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3-LA R ALISATION DUN BRIEF

Il est primordial de d finir vos envies et vos besoins de mani re concr te.

le brief est le v ritable point de d part de laventure v nementielle.

Le brief se construit comme un cahier des charges. Vous devez tre le plus pr cis possible.

un titre accrocheur et une illustration ;

le but de l v nement : court et incisif ;

la grille QQOQCCP ;

les objectifs en termes de visibilit , de notori t et de retomb es ;

les intervenants, participants et prestataires ainsi que leurs coordonn es;

les moyens techniques mettre en place (installations) ;

les moyens humains (description de votre quipe et de ses comp tences);

les moyens financiers (votre budget, vos aides et subventions) ;

un pr visionnel de l v nement (avec les sources des d penses et recettes estim es) ;

un r troplanning de vos ch ances jusquau jour J (deadline), etc.

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| QUI | Qui est lorigine du projet ? Quelle est la cible vis e ? Entit : entreprise, association, administration& ainsi que lidentit des porteurs du projet |

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| QUOI | Quel est l v nement ? Nom suivi dune br ve description |

| O | O se d roule l v nement ? Lieu pr cis, ou d partement du lieu, salle, ville, adresse (avancer des pistes de r flexions) |

| QUAND | Quand aura-t-il lieu ? Pensez veiller sur les grands v nements publics ou concurrents pour fixer votre date |

| COMMENT | Quelle forme prendra-t-il ? Conditions de participation / Type d v nement / Par quels moyens |

| COMBIEN | Repr senter quantitativement l v nement : Quel sera le prix dentr e ? Le nombre de convives attendus ? Le nombre de places pr voir ? |

| POURQUOI | Quel est le but de l v nement ? Votre but vous : vendre, pr senter un nouveau produit, fid liser vos clients& Le but mis en avant pour vos convives : les remercier, les valoriser, leur offrir& Ce point est parfois nomm le Call to action , quels sont vos objectifs envers votre cible ? Que souhaitez-vous que votre public retienne de votre v nement ? |

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4-LE CHOIX DU LIEU :LA PREMI RE PIERRE DE L V NEMENT

LA CAPACIT DACCUEIL

LACCESSIBILIT

LE PRESTIGE DU LIEU

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4LE FINANCEMENT : VALUEZ ET MA TRISEZLE BUDGET DE VOTRE V NEMENT

Savoir lire la situation financi re de votre projet v nementiel, cest galement savoir do vous partez, o vous en tes et d finir dans quelles directions vous pouvez aller.

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1-TROUVER UN FINANCEMENT

AUTOFINANCEMENT

LE SPONSORING

FINANCEMENT PUBLIC

LE CROWDFUNDING ET M C NAT

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2-G RER ET SUIVRE SON BUDGET

Un budget est un l ment comptable dressant lensemble des recettes et des d penses pr visionnelles pour un individu, une entreprise ou une association, au cours dun prochain exercice comptable.

Dans le monde v nementiel, tout ou partie des prestations peuvent tre r gl es apr s le d roulement effectif de la manifestation. Cest par un processus classique de n gociation du cr dit client/fournisseur que vous pourrez payer une majorit de vos prestations apr s le jour J.

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| En amont du jour J | En aval du jour J (jour J, J +30, J +60) |

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| Outils de communication (flyers, affiches, campagnes online, goodies, billetteries/ tickets&) Location du lieu (acompte) D coration et am nagement personnel du lieu Achat des consommables (alimentaire, boissons, produits dentretien) Outils de gestion (informatique, encres, papiers, impressions&) | Paiement de l quipe/ staff (barmaid, artiste&) Paiement des prestataires techniques Paiement de la s curit Location du lieu (co t total)& |

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3-L V NEMENTIEL ET SES RATIOS

Gr ce un syst me de formules int gr es au tableur Excel, vous aurez la possibilit de d terminer les ratios suivants :

" Seuil de rentabilit pr visionnel : quel est le nombre pr cis de places que vous devez vendre pour tre rentable ?

" Co t de revient global de l v nement : combien vous co te votre projet dans son ensemble?

" Co t par invit : combien vous co te chaque invit ? (divisez le co t global de l v nement par le nombre dinvit s ou par la capacit daccueil) ;

" Chiffre daffaires global : additionnez lensemble de vos recettes ;

" Chiffre daffaires par p le (bar, vestiaire, entr e, restauration&) : s parez les l ments appartenant aux diff rents p les constituant votre soir e afin de conna tre la rentabilit de chacun deux, les maillons forts et faibles, etc. ;

" B n fice net de l v nement : un des indicateurs de la r ussite ou de l chec de votre v nement. D duisez lensemble des d penses de vos recettes.

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4-LE PR VISIONNEL, VOTRE MEILLEUR ALLI

Votre attention devra continuellement tre port e sur ce tableau de bord financier, qui vous permettra de conna tre avec exactitude l quilibre entre vos d penses (d bit) et vos recettes (cr dit). Ce tableau doit reprendre lensemble de vos d penses par p le :

Un brainstorming peut aider la personne en charge de constituer le budget pr visionnel faire merger des frais et des p les de d penses qui auraient t oubli s. Chaque recette et d pense doit tre list e avec pr cision.

| D PENSES | RECETTES |

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| " frais de lieu et ensemble du mat riel ; " frais de personnel ou artistiques ; " frais de prestation de services ; " frais de communication/publicit ; " frais de gestion et management (salaires) et logistique ; &. | " ventes des entr es, billets ; consommations, restauration, vestiaire ; " vente de produits d riv s ou vente de prestations/services ; " subventions ou aides publiques ou priv es, etc. &. |

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5LANIMATION : CHOISISSEZ LES PRESTATIONSQUI VOUS CORRESPONDENT

| VOS QUIPES OP RATIONNELLES | LES DIFF RENTS TYPES DE PRESTATAIRES |

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| Le staff Vos h tesses et h tes Vos serveuses et serveurs Vos b n voles | La prestation technique La s curit La restauration La d coration du lieu Lanimation artistique |

| TYPE DE PRESTATAIRE | AVANTAGES | INCONV NIENTS |

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| Association et b n voles | Service g n ralement moins on reux, voire gratuit. | Travail parfois amateur malgr la bonne volont et lesprit d quipe. (attention aux pannes et absences de derni re minute). |

| Prestataire v nementiel | Vari t de choix, nombreuses possibilit s dactions. | Co t lev , beaucoup dinterlocuteurs. |

| Free-lance / Auto-entrepreneur | R activit , flexibilit , adaptabilit , prix parfois facilement n gociables | Moyens plus r duits, n cessit de v rifier ses r alisations et comp tences avant toute collaboration. |

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6LA COMMUNICATION :SUSCITEZ LADH SION DU PUBLIC

1-La cr ation de la communication:

Selon la m thode AIDA, une bonne communication doit attirer lattention, veiller lint r t, et susciter le d sir, afin de provoquer laction qui est la participation votre v nement.

2-Les cibles de communication :

Les cibles se d finissent comme des groupes de personnes vis es par une m me action de communication Pour chacune dentre elles, il existe un moyen daction diff rent

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10 CONSEILS POUR COMMUNIQUER

1- D finissez vos axes de communication et vos messages

2- Trouvez un slogan inspir

3- Commencez au brouillon

4- Choisissez vos couleurs et d finissez votre charte graphique

5- Choisissez les meilleurs visuels et images

6- S lectionnez des prestataires professionnels

7- Cr ez votre propre logo, votre identit

8- Utilisez les outils appropri s (bracelets dentr e, badges, tour de cou, autocollants, s rigraphie (tee-shirts, casquette, etc.), broderies, impressions tr s grand format, signal tique (panneaux de direction, b che, bande de balisage, banderoles, etc.), mailings, sacs et cartables de conf rences, d coupes de vinyle, canettes de boisson, pochettes de renseignements, feuillets publicitaires, etc.).

9- Faites de chaque invit un VIP

10- Imposer votre empreinte

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3-LES MOYENS ET SUPPORTS DE COMMUNICATION

Les classiques : les mass m dia

Ils sont six tre consid r s comme des grands m dias : la t l vision, le cin ma, laffichage, la presse, la radio, et, plus r cemment, Internet.

M dias tactiques et de proximit

Le flyer et le tract, Le mailing, Le-mailing, Le SMS et le MMS, Lapplication smartphone, Site web, les m dias sociaux, La publicit sur le lieu de l v nement, Le buzz.

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7LE MANAGEMENT :MANAGEZ L V NEMENT ET LE JOUR J

1- Listez vos besoins

2- Formez une quipe

3- D finissez les missions de chacun

4- Planifiez

5- Communiquez

6- Informez-vous

7- Anticipez : pr venir les risques

8- Sachez r agir limpr vu

9- Suivez le d roulement

10- Dressez un bilan

Les outils du management v nementiel

Le r troplanning global de l v nement diagramme

de GANTT

Le plan du lieu

Le briefing par poste

La gestion des liquidit s

la bo te outils de lEvent Planner

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Samar [email protected]

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