Réussir l’organisation d’un événement

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 # 1-DÉFINISSEZ VOS OBJECTIFS Dans la planification de l’événement, il est primordial de définir vos objectifs quantitatifs et qualitatifs. Ainsi, vous pourrez suivre efficacement vos objectifs à atteindre.

• nombre de nouveaux membres sur les réseaux sociaux de l'événement; • nombre d’invités à atteindre ; • nombre de ventes et de préventes ; • chiffre d’affaires ou bénéfice net ; • nombre de retombées presse ; 8

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 # 2-LE CHOIX DU TYPE D’ÉVÉNEMENT Dans le cadre de votre projet, il est important de choisir le type d’événement qui correspond le mieux aux objectifs que vous vous êtes fixés et le message que vous souhaitez faire passer à votre public. | Salon | Professionnels / Grand public | | --- | --- | | Congrès et convention | Professionnels / Dirigeants / Élus | | Festival | Grand public / Entreprises / Associations professionnelles / Clients | | Séminaire | Professionnel / Partenaires / Fournisseurs / Clients | | Lancement de produits (exemple : action de street-marketing…) | Cibles/Clients / Grand public / Entreprises / Associations professionnelles | | Relations publiques et relations presse | Organismes publics et privés / Presse | | Soirée festive, cocktail, remise de prix | Clients / Fournisseurs / Partenaires / Décideurs | | Rallye et challenge, opération de teambuilding et incentive | Salariés ou employés / Clients / Fournisseurs / Partenaires | 9

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 # 3-LA RÉALISATION D’UN BRIEF Il est primordial de définir vos envies et vos besoins de manière concrète. le brief est le véritable point de départ de l’aventure événementielle. Le brief se construit comme un cahier des charges. Vous devez être le plus précis possible.

un titre accrocheur et une illustration ; le but de l’événement : court et incisif ; la grille QQOQCCP ; les objectifs en termes de visibilité, de notoriété et de retombées ; les intervenants, participants et prestataires ainsi que leurs coordonnées; les moyens techniques à mettre en place (installations) ; les moyens humains (description de votre équipe et de ses compétences); les moyens financiers (votre budget, vos aides et subventions) ; un prévisionnel de l’événement (avec les sources des dépenses et recettes estimées) ; un rétroplanning de vos échéances jusqu’au jour J (deadline), etc.

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 | QUI | Qui est à l’origine du projet ? Quelle est la cible visée ? Entité : entreprise, association, administration… ainsi que l’identité des porteurs du projet | | --- | --- | | QUOI | Quel est l’événement ? Nom suivi d’une brève description | | OÙ | Où se déroule l’événement ? Lieu précis, ou département du lieu, salle, ville, adresse (avancer des pistes de réflexions) | | QUAND | Quand aura-t-il lieu ? Pensez à veiller sur les grands événements publics ou concurrents pour fixer votre date | | COMMENT | Quelle forme prendra-t-il ? Conditions de participation / Type d’événement / Par quels moyens | | COMBIEN | Représenter quantitativement l’événement : Quel sera le prix d’entrée ? Le nombre de convives attendus ? Le nombre de places à prévoir ? | | POURQUOI | Quel est le but de l’événement ? Votre but à vous : vendre, présenter un nouveau produit, fidéliser vos clients… Le but mis en avant pour vos convives : les remercier, les valoriser, leur offrir… Ce point est parfois nommé le « Call to action », quels sont vos objectifs envers votre cible ? Que souhaitez-vous que votre public retienne de votre événement ? | 11

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 # 4-LE CHOIX DU LIEU :LA PREMIÈRE PIERRE DE L’ÉVÉNEMENT LA CAPACITÉ D’ACCUEIL L’ACCESSIBILITÉ LE PRESTIGE DU LIEU 12

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 # 4LE FINANCEMENT : ÉVALUEZ ET MAÎTRISEZLE BUDGET DE VOTRE ÉVÉNEMENT Savoir lire la situation financière de votre projet événementiel, c’est également savoir d’où vous partez, où vous en êtes et définir dans quelles directions vous pouvez aller. 13

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 # 1-TROUVER UN FINANCEMENT AUTOFINANCEMENT LE SPONSORING FINANCEMENT PUBLIC LE CROWDFUNDING ET MÉCÉNAT 14

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 # 2-GÉRER ET SUIVRE SON BUDGET Un budget est un élément comptable dressant l’ensemble des recettes et des dépenses prévisionnelles pour un individu, une entreprise ou une association, au cours d’un prochain exercice comptable.

Dans le monde événementiel, tout ou partie des prestations peuvent être réglées après le déroulement effectif de la manifestation. C’est par un processus classique de négociation du crédit client/fournisseur que vous pourrez payer une majorité de vos prestations après le jour J. 15

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 | En amont du jour J | En aval du jour J (jour J, J +30, J +60) | | --- | --- | | Outils de communication (flyers, affiches, campagnes online, goodies, billetteries/ tickets…) Location du lieu (acompte) Décoration et aménagement personnel du lieu Achat des consommables (alimentaire, boissons, produits d’entretien) Outils de gestion (informatique, encres, papiers, impressions…) | Paiement de l’équipe/ staff (barmaid, artiste…) Paiement des prestataires techniques Paiement de la sécurité Location du lieu (coût total)… | 16

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 # 3-L’ÉVÉNEMENTIEL ET SES RATIOS Grâce à un système de formules intégrées au tableur Excel, vous aurez la possibilité de déterminer les ratios suivants : • Seuil de rentabilité prévisionnel : quel est le nombre précis de places que vous devez vendre pour être rentable ? • Coût de revient global de l’événement : combien vous coûte votre projet dans son ensemble? • Coût par invité : combien vous coûte chaque invité ? (divisez le coût global de l’événement par le nombre d’invités ou par la capacité d’accueil) ; • Chiffre d’affaires global : additionnez l’ensemble de vos recettes ; • Chiffre d’affaires par pôle (bar, vestiaire, entrée, restauration…) : séparez les éléments appartenant aux différents pôles constituant votre soirée afin de connaître la rentabilité de chacun d’eux, les maillons forts et faibles, etc. ; • Bénéfice net de l’événement : un des indicateurs de la réussite ou de l’échec de votre événement. Déduisez l’ensemble des dépenses de vos recettes. 17

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 # 4-LE PRÉVISIONNEL, VOTRE MEILLEUR ALLIÉ Votre attention devra continuellement être portée sur ce tableau de bord financier, qui vous permettra de connaître avec exactitude l’équilibre entre vos dépenses (débit) et vos recettes (crédit). Ce tableau doit reprendre l’ensemble de vos dépenses par pôle :

Un brainstorming peut aider la personne en charge de constituer le budget prévisionnel à faire émerger des frais et des pôles de dépenses qui auraient été oubliés. Chaque recette et dépense doit être listée avec précision. | DÉPENSES | RECETTES | | --- | --- | | • frais de lieu et ensemble du matériel ; • frais de personnel ou artistiques ; • frais de prestation de services ; • frais de communication/publicité ; • frais de gestion et management (salaires) et logistique ; …. | • ventes des entrées, billets ; consommations, restauration, vestiaire ; • vente de produits dérivés ou vente de prestations/services ; • subventions ou aides publiques ou privées, etc. …. | 18

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 # 5L’ANIMATION : CHOISISSEZ LES PRESTATIONSQUI VOUS CORRESPONDENT | VOS ÉQUIPES OPÉRATIONNELLES | LES DIFFÉRENTS TYPES DE PRESTATAIRES | | --- | --- | | Le staff Vos hôtesses et hôtes Vos serveuses et serveurs Vos bénévoles | La prestation technique La sécurité La restauration La décoration du lieu L’animation artistique | | TYPE DE PRESTATAIRE | AVANTAGES | INCONVÉNIENTS | | --- | --- | --- | | Association et bénévoles | Service généralement moins onéreux, voire gratuit. | Travail parfois amateur malgré la bonne volonté et l’esprit d’équipe. (attention aux pannes et absences de dernière minute). | | Prestataire événementiel | Variété de choix, nombreuses possibilités d’actions. | Coût élevé, beaucoup d’interlocuteurs. | | Free-lance / Auto-entrepreneur | Réactivité, flexibilité, adaptabilité, prix parfois facilement négociables | Moyens plus réduits, nécessité de vérifier ses réalisations et compétences avant toute collaboration. | 19

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 # 6LA COMMUNICATION :SUSCITEZ L’ADHÉSION DU PUBLIC 1-La création de la communication: Selon la méthode AIDA, une bonne communication doit attirer l’attention, éveiller l’intérêt, et susciter le désir, afin de provoquer l’action qui est la participation à votre événement.

2-Les cibles de communication : Les cibles se définissent comme des groupes de personnes visées par une même action de communication  Pour chacune d’entre elles, il existe un moyen d’action différent 20

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 10 CONSEILS POUR COMMUNIQUER 1- Définissez vos axes de communication et vos messages 2- Trouvez un slogan inspiré 3- Commencez au brouillon 4- Choisissez vos couleurs et définissez votre charte graphique 5- Choisissez les meilleurs visuels et images 6- Sélectionnez des prestataires professionnels 7- Créez votre propre logo, votre identité 8- Utilisez les outils appropriés (bracelets d’entrée, badges, tour de cou, autocollants, sérigraphie (tee-shirts, casquette, etc.), broderies, impressions très grand format, signalétique (panneaux de direction, bâche, bande de balisage, banderoles, etc.), mailings, sacs et cartables de conférences, découpes de vinyle, canettes de boisson, pochettes de renseignements, feuillets publicitaires, etc.). 9- Faites de chaque invité un VIP 10- Imposer votre empreinte 21

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 # 3-LES MOYENS ET SUPPORTS DE COMMUNICATION Les classiques : les mass média Ils sont six à être considérés comme des grands médias : la télévision, le cinéma, l’affichage, la presse, la radio, et, plus récemment, Internet.

Médias tactiques et de proximité Le flyer et le tract, Le mailing, L’e-mailing, Le SMS et le MMS, L’application smartphone, Site web, les médias sociaux, La publicité sur le lieu de l’événement, Le buzz. 22

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 # 7LE MANAGEMENT :MANAGEZ L’ÉVÉNEMENT ET LE JOUR J 1- Listez vos besoins 2- Formez une équipe 3- Définissez les missions de chacun 4- Planifiez 5- Communiquez 6- Informez-vous 7- Anticipez : prévenir les risques 8- Sachez réagir à l’imprévu 9- Suivez le déroulement 10- Dressez un bilan Les outils du management événementiel Le rétroplanning global de l’événement «diagramme de GANTT » Le plan du lieu Le briefing par poste La gestion des liquidités la boîte à outils de l’Event Planner 23

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 # Samar [email protected] 24