Formation en Gestion de Projets

Microsoft Office Project 2007

Anis JABLOUN

2010

Anis JABLOUN - 2010

Introduction

Probl matique

G rer des projets est, lheure actuelle, lun des

points particuli rement sensibles pour les

entreprises :

(cid:1) estimer les d lais ;

(cid:1) conna tre les dates de fin ;

(cid:1) suivre un projet et ses d rives ;

(cid:1) analyser les carts ;

(cid:1) suivre les charges des ressources.

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Introduction

Un obstacle culturel

Dans les entreprises, les diff rents acteurs dun

projet ont parfois du mal se plier aux exigences

des m thodes et des outils, en particulier pour :

(cid:1) l valuation des charges ;

(cid:1) le suivi du temps pass et le reste faire;

(cid:1) les rapports dactivit s, etc.

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Introduction

Un obstacle technique

Laugmentation consid rable de la complexit et des

fonctionnalit s des logiciels de gestion de projets a

tendance rebuter m me les utilisateurs les plus

acharn s.

(cid:1) Plus une organisation est petite, plus la gestion des ressources

est importante.

(cid:1) Chacun est concern par la mise en Suvre de m thodes et

doutils de gestion de projets.

(cid:1) Microsoft la bien compris et offre donc un outil logiciel qui, au

fil des versions, propose aujourdhui une plate-forme de gestion

de projets attractive.

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Introduction

Organisation et int gration dans le syst me

dinformation de lentreprise

(cid:1) La gestion de projets nest pas une activit nouvelle dans

les entreprises et les organisations. Pour la plupart, elles

sappuient sur un syst me dinformation existant : outil de

suivi daffaire, de gestion du temps, de suivi budg taire&

(cid:1) La n cessit dint grer la gestion de projets la fois dans

le syst me dinformation existant et dans le management

de lentreprise nous semble des plus importantes.

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Introduction

Organisation par projet

Un logiciel de gestion de projets, m me inadapt

lenvironnement de projet, pourra certes rendre

des services pour des activit s r currentes telles

que le calcul de dates, de d lais, de co ts, etc.,

mais il naura deffets r ellement b n fiques que

dans le cadre de la mise en place de proc dures

articul es autour de la gestion par projet.

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Charte des projets

La charte des projets d termine :

Lanalyse, le lancement, la conduite et la cl ture des

projets, et galement les outils et les m thodes

utiliser dans chaque projet, comme :

(cid:1) lorganigramme technique,

(cid:1) lorganisation,

(cid:1) le plan directeur,

(cid:1)la gestion de la documentation,

(cid:1) la gestion de la tr sorerie,

(cid:1)La gestion des contrats

(cid:1) la gestion de la qualit .

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D finition de la Gestion de Projets

LA.F.N.O.R. (Association Fran aise de Normalisation)

d finit un PROJET comme tant :

un effort unique mettant en Suvre

des moyens (humains, mat riels ou

services) pour atteindre un objectif

dans des d lais fix s

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D finition de la Gestion de Projets

Cette d finition regroupe la majorit des

questions qui doivent tre pos es :

& atteindre un objectif & Quest-ce qui doit tre fait ?

& en Suvre des moyens & Qui (ou quoi) aura en charge la t che ?

& dans des d lais fix s & Quand le travail doit-il tre livr ?

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D finition de la Gestion de Projets

Deux autres questions sont galement

importantes :

Quel est les budget accord ?
Quelles seraient les cons quences dun

retard dans la livraison dun projet ?

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D finition de la Gestion de Projets

La gestion de projets doit notamment

permettre de r pondre la question suivante :

O en est-on dans le projet ?

Pour trouver des l ments de r ponse, vous devez effectuer les

op rations suivantes :

(cid:1) formaliser un sc nario en termes de planning, de plan de

charges et de budget ;

(cid:1)Disposer de moyens pour d terminer p riodiquement ce qui a

t fait et ce qui reste faire ;

(cid:1)Repr senter lavancement.

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D finition de la Gestion de Projets

les

questions

r ponses

pos es,

Ces

apport es, la GESTION DE PROJETS consiste

planifier, organiser et g rer des

le but

activit s et des moyens dans

le but

activit s et des moyens dans

datteindre lobjectif d fini, objectif soumis

des contraintes de temps et dargent.

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Les outils de la Gestion de Projets

G rer des projets demande des efforts importants, du temps et de

largent.

Un logiciel de gestion de projets ne r sout pas lensemble des

probl mes, mais il apporte un soutien non n gligeable lors de la

mise en place dune organisation par projet. Pour que son

int gration ait de bonnes chances de succ s,

faut passer

int gration ait de bonnes chances de succ s,

imp rativement par une tape pr alable, dont

lobjectif sera

imp rativement par une tape pr alable, dont

lobjectif sera

dapporter rigueur et homog n it dans :

(cid:1) la terminologie des projets ;

(cid:1)Les r gles d change dinformations ;

(cid:1) les tableaux de bord et documents attendus (d livrables) ;

(cid:1) la compr hension des algorithmes de calcul.

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Les outils de la Gestion de Projets

Les logiciels de gestion de projets sont des outils de

mod lisation incontournables aujourdhui en phase de

projet.

Ils repr sentent une aide pr cieuse pour les

t ches suivantes :

(cid:1) un outils de planification des t ches pour d terminer

le param tre d lai ;

(cid:1) un outil de mesure et daide la d cision pour la

charge des ressources ;

(cid:1) un outil de coordination entre les diff rents acteurs ;

(cid:1) un outil de communication.

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Les techniques de la gestion de projets

La gestion de projets fait appel un certain nombre de techniques.

(cid:1) le Diagramme de Gantt (1917, Henry L. Gantt ing. am ricain) :

syst me de repr sentation graphique des activit s sur une

chelle de temps : le diagramme barre

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Les techniques de la gestion de projets

(cid:1) la M thode des Chemins Critiques (Critical Path Method CPM)

Elle permet de calculer la dur e totale dun projet partir de

la dur e de chaque t che et des liaisons existant entre les

diff rentes activit s du projet. (1956)

(cid:1) la M thode PERT (Program Evaluation & Review Technique)

Cr e par la marine am ricaine pour le projet des missiles

Polaris. Cette technique met graphiquement en vidence les

relations entre les t ches.

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Les techniques de la gestion de projets

(cid:1) Aujourdhui on conjugue les trois techniques, un

Gantt affiche les relations entre les t ches (r seau

PERT ou Organigramme des t ches) et peut aussi

afficher le chemin critique (m thode du CPM)

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Planification de Projet

Pourquoi planifier ?

Planifier demande du temps, de la rigueur et de lexp rience, mais

cest un facteur cl du succ s du projet.

La planification, r alis e avant le lancement du projet, pr sente l

mani re dont le chef de projet souhaite atteindre lobjectif.

Le plan nest pas ce qui va se passer mais ce que lon veut voir

arriver.

Il sert pr senter tous les intervenants ce qui devrait se passer,

quand et comment. Il permet donc chaque acteur de se situer dans

le projet et de prendre conscience de son r le.

La planification na dint r t que si le plan est mis jour

r guli rement.

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Planification de Projet

Planifier : les points cl s

(cid:2)1 re tape : Dresser la liste des t ches et des jalons.

(cid:2)2 me tape : D terminer les relations entre les t ches.

(cid:2)3 me tape : Estimer la dur e de chaque t che.

(cid:2)4 me tape : Construire le r seau.

(cid:2)5 me tape : Optimiser le r seau.

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1 re Etape :

Lister les t ches et les jalons

D finir une t che (ou activit )

(cid:1) Cest la description du travail mener pour obtenir un

r sultat pr cis.

Exemple : Ecrire le mode demploi de lappareil.

(cid:1) La r alisation dune t che est confi e une ou plusieurs

RESSOURCES.

(cid:1) Plus une t che est explicite plus on peut estimer au mieux les

MOYENS mettre en Suvre pour la r aliser. Il ne faut pas

donc h siter remplacer une t che par deux ou trois plus

d taill es. Il faut tout de m me se limiter un niveau de d tail

raisonnablement utile.

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1 re Etape :

Lister les t ches et les jalons

D finir un jalon (ou borne, milestone, v nement)

(cid:1) Cest une t che dune dur e z ro, cest- -dire

n gligeable par rapport la s rie dactivit s qui lencadre.

(cid:1) Un jalon repr sente des objectifs interm diaires qui

permettent de constater l tat davancement du projet.

(cid:1) Tout projet devrait afficher une borne de d but afin

didentifier son d marrage et une borne de fin pour

cl turer le projet.

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2 me Etape :

R fl chir aux relation entre les t ches

(cid:1) Un lien d crit une relation dordre entre les t ches. Un

lien na pas de dur e.

(cid:1) Microsoft Project offre quatre types de relations entre

les t ches :

Fin d but (FD) : B ne peut pas d buter avant la fin de A
Fin d but (FD) :

(le plus utilis )

-D but fin (DF) : B ne peut pas finir avant le d but de A

(rarement utilis )

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2 me Etape :

R fl chir aux relation entre les t ches

D but d but (DD) : B ne peut pas d buter avant le d but de A

-Fin fin (FF) : B ne peut pas finir avant la fin de A

Dans Ms Project : A est appel le PREDECESSEUR et B le SUCCESSEUR

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2 me Etape :

R fl chir aux relations entre les t ches

Les techniques utilis es

(cid:1) A chaque t che est attribu un num ro propre qui

correspond au num ro de sa ligne?

(cid:1) Pour chaque t che, la question pos e est : pour

d marrer cette t che, de quelle(s) t che(s) a-t-on

besoin ?

(cid:1) Sauf pour la t che de d but et les v nements

externes, toute t che doit avoir au moins un

pr d cesseur.

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3 me Etape :

Trouver la dur e des t ches

D crire la dur e

(cid:1) La dur e est la quantit de temps entre le DEBUT et

la FIN dune t che.

(cid:1) Elle est fonction du rapport entre la quantit de

travail demand e et la capacit de disponibilit des

moyens affect s sa r alisation.

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3 me Etape :

Trouver la dur e des t ches

Estimer une dur e

(cid:1) Outre votre exp rience personnelle, linterrogation

dexperts..., vous pouvez appliquer la loi Beta.

(cid:1) Pour chaque t che, prenez les trois dur es suivantes

: optimiste (Do), pessimiste (Dp) et la plus proche (Dc).

Calculez et utilisez la dur e moyenne (Dm) :

Dm = (Do+4Dc+Dp)/6

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4 me Etape :

Construire le r seau

Repr senter graphiquement les donn es

(cid:1) Repr sentez graphiquement les donn es sous forme

de PERT (Diagramme en r seau).

(cid:1) Les t ches sont repr sent es dans des bo tes et des

fl ches mat rialisent les liaisons.

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4 me Etape :

Construire le r seau

Pr parations

lectroniques

Tests lectroniques

et m caniques

Bureau

d tudes

Montage de la

m canique

Assemblage

Pr parations

m caniques

Design

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4 me Etape :

Construire le r seau

Calculer la dur e totale du projet

(cid:1) Premi re s quence :

Elle d termine pour chaque t che sa dur e de d but

au plus t t. Dans la majorit des cas, le calcul est

uniquement fait en fonction des liaisons.

Lorsquune activit a plusieurs pr d cesseurs, il faut

prendre celui qui se termine le plus

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4 me Etape :

Construire le r seau

T ches

Pr d.

Dur es

(semaine)

D but au plus t t

(d but de la

semaine)

Fin au plus t t

(Fin de la

semaine)

Bureau d' tudes

Pr parations lectroniques

Pr parations m caniques

Tests lectroniques et

m caniques

5 Montage de la m canique

Design

Assemblage

4;5;6

2;3

18s

30s

20s

50s

45s

35s

22s

49(*)

120

(*) Les tests ne commencent que lorsque les deux t ches de pr paration sont termin es ; l'une

finissant la fin de la semaine 48 et l'autre la fin de la semaine 38, les tests peuvent

commencer qu'au d but de la semaine 49.

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4 me Etape :

Construire le r seau

Calculer la dur e totale du projet

(cid:1) Deuxi me s quence :

Il faut partir de la DATE DE FIN et remonter dans le temps

pour calculer les dates de d but et de fin AU PLUS TARD.

Ceci permet de d terminer la date laquelle chaque t che

doit tre termin e afin que le projet ne prenne pas de

retard. Pour faciliter ces calculs, il est conseill dajouter l

colonne des successeurs. Lorsquil y a plusieurs successeurs,

on prend en compte celui qui d bute le plus t t.

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4 me Etape :

Construire le r seau

T ches

Dur es

(semaine)

Succ.

D but au plus

tard (d but de la

semaine)

Fin au plus

tard (Fin de la

semaine)

Bureau d' tudes

Pr parations lectroniques

18s

30s

2;3

Pr parations m caniques

20s

4;5;6

Tests lectroniques et

m caniques

5 Montage de la m canique

Design

Assemblage

50s

45s

35s

22s

120

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5 me Etape :

Equilibrer le r seau

Tout quilibrage prend en compte une notion importante, la notion de marges.

D finir les marges

(cid:1) Une marge est la p riode pendant laquelle une t che

peut glisser dans le temps sans affecter les dates dune

autre t che (MARGE LIBRE) ou la date de fin du projet

(MARGE TOTALE).

(cid:1) La Marge Totale : il sagit de lintervalle de temps

pendant lequel une t che peut tre retard e sans pour

autant retarder la date de fin du projet.

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5 me Etape :

Equilibrer le r seau

T ches

D but au plus

tard

D but au plus

t t

Marge totale

Bureau d' tudes

Pr parations lectroniques

Pr parations m caniques

Tests lectroniques et

m caniques

5 Montage de la m canique

Design

Assemblage

Cest la diff rence entre la date de d but au plus tard

et la date de d but au plus t t de chaque t che.

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5 me Etape :

Equilibrer le r seau

(cid:1) La Marge libre : Elle repr sente lespace de temps

pendant lequel on peut reculer une t che sans retarder

dautres t ches. Cest la diff rence entre la date de

d but au plus t t du successeur le plus pr coce moins 1

et la date de fin au plus t t de la t che.

(cid:1) La suite des t ches ayant une marge totale gale

z ro, d finit le CHEMIN CRITIQUE. Tout changement

dans la dur e de lune de ces t ches a un effet

imm diat sur la date de fin du projet. Ces t ches sont

appel es les TACHES CRITIQUES.

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5 me Etape :

Equilibrer le r seau

T ches

Successeur

le plus

pr coce

D but du

plus t t du

descendant

Date de Fin

au plus t t

Marges

libres

Bureau d' tudes

2 et 3

Pr parations lectroniques

Pr parations m caniques

5 et 6

Tests lectroniques et

m caniques

5 Montage de la m canique

Design

Assemblage

120

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5 me Etape :

Equilibrer le r seau

V rifier les d lais sur les liaisons

(cid:1) Fr quemment les liaisons sont soumises des

d lais qui peuvent tre des AVANCES ou des

RETARDS.

(cid:1) Exemple de retard: on pose le vernis une

semaine apr s la fin de la teinte.

(cid:1) Exemple davance : on peut commencer une

fabrication une semaine avant la fin des tudes

g n rales.

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G rer le temps avec les calendriers

(cid:1) Pour que Microsoft Project puisse planifier les

t ches en tenant compte des horaires des

ressources ou des groupes de ressources, il

dispose de plusieurs types de calendriers, chacun

tant associ un l ment diff rent (t che,

ressource&).

(cid:1) Microsoft Project connait le nombre dheures par

jour de travail, les jours et les heures ouvr s et

ch m s pr vus& gr ce un calendrier du temps

travaill .

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G rer le temps avec les calendriers

Il existe deux types de calendriers du temps travaill :

(cid:1) le calendrier de base (ou de projet) stocke les

heures et jours ouvr s et ch m s planifi s pour

plusieurs ressources, ces ressources effectuent

g n ralement un travail similaire ou apparent au

cours du m me travail d quipe.

(cid:1) Le calendrier de ressource contient les pr visions

de travail pour une ressource donn e.

(cid:1) Le calendrier de ressource,

fond sur un

calendrier de base, contient les exceptions au

calendrier de base.

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Microsoft Project

Microsoft Project est un outil logiciel

daide la d cision orient projets.

Il permet de stocker lensemble des

informations qui constituent un projet

fonctionnalit s

et offre toutes

n cessaires sa mise en place et son

suivi.

les

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Microsoft Project

Microsoft Project se pr sente dans la gamme laquelle il

appartient, comme le logiciel le plus m me d voluer et le

plus ouvert du march .

Les atouts principaux retenir :

(cid:1) Construit comme une bo te outils, ce logiciel permet

chacun de construire ses propres l ments partir des

fonctions de base, de mani re se rapprocher le plus possible,

Les

voire compl tement, des besoins de lentreprise.

volutions de versions permettent dobtenir un produit de plus

en plus abouti.

(cid:1) La possibilit de r aliser des programmes en langage Visual

Basic Application facilite le d veloppement dapplications

int grant Microsoft Project ou dautres outils logiciels standard

et/ou sp cifiques.

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Microsoft Project

Microsoft Project propose diff rentes briques particuli rement

bien adapt es chaque acteur des projets :

(cid:1) Chef de projet ;

(cid:1) Responsable de service ;

(cid:1) acteur de projet ;

(cid:1)Direction g n rale.

en standard un ensemble de

(cid:1) Il int gre la notion de gestion de projets dentreprise : il

fournit

fonctionnalit s

particuli rement importantes pour la mise en Suvre de projet

denvergure.

(cid:1) Microsoft propose aujourdhui un module Back Office qui

enrichit le panel de possibilit s, notamment dans le domaine

de la centralisation des donn es, de la s curisation ou encore

de l mise disposition dinforamtions.

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Microsoft Project

Fonctions principales

Microsoft Project propose un ensemble de fonctions

de gestion de projets, dont certaines sont sp cifiques

Microsoft :

(cid:1) Un ensemble doutils daide en ligne (guide de projets) : tr s

riche, qui assiste lutilisateur dans toutes les tapes de

planification.

(cid:1) Smart Tags : informations et/ou conseils sur des actions

possibles en fonction du contexte.

(cid:1) Un ensemble daffichage vari s : standard ou cr er qui

permet de visualiser le projet sous diff rents angles :

" planning (diagramme de Gantt avec trois chelles de temps) ;

" r seau PERT ;

"Tableaux des t ches et des ressources ;

" Graphe des ressources, etc.

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Microsoft Project

(cid:1) Un ensemble doutils : pour pr parer et imprimer les rapports sur

le projet (tables, filtres, mod les de rapport, etc.).

(cid:1) M thode de planification :

" par les t ches ou par les ressources, par effort ;

" rebours ;

" gestion des diff rents types de relations (fin d but, d but fin, fin fin,

d but d but) ;

" possibilit de d finir des chevauchements ou des d lais entre les t ches ;

" support de huit types de contraintes pour les t ches (d s que possible,

doit commencer le, doit finir le, etc.).

(cid:1) Gestion des ressources :

" calendrier propre chaque ressource ;

" gestion des heures suppl mentaires ;

" aide la recherche de ressources appropri es et disponibles ;

" lissage ou nivellement des ressources par rapport diff rents crit res.

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Microsoft Project

(cid:1) Suivi de projet :

" suivi partir des dur es, du travail, des co ts ou des ressources ;

" planification interm diaire;

" param trage du diagramme de Gantt ou des autre affichages ;

" laboration de rapports ou de graphiques.

(cid:1) Int gration avec la plate-forme Microsoft :

" Excel, Outlook, SQL Server, Share Team Point, Internet Application

Server ;

(cid:1) Fonctionnalit s multiprojets :

" partage de ressources entre projets ;

" mise en place dune architecture multiprojet (sous-projet) ;

"Consolidation de projets.

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Microsoft Project

Caract ristiques des projets

Un projet, au sens de Microsoft Project, est un ensemble

dinformations articul es principalement autour de quatre sous-

ensembles : le projet, les t ches, les ressources, les affectations.

Il est essentiel, pour pouvoir utiliser un logiciel de gestion de

projets, de bien assimiler cette probl matique. Lensemble des

informations dun projet constitue un v ritable syst me

dinformations.

Un projet, identifi par une date de d but (ou de fin), contient un

ensemble dactivit s. Les caract ristiques a minima dune t che

sont les suivants : le nom, la dur e, la contrainte de dates (D but au

plus t t le, Fin au plus tard le, etc.) et les liens (pr d cesseurs et

successeurs).

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Microsoft Project

Caract ristiques des projets

(cid:1) Ces caract ristiques permettent Microsoft Project de d terminer un

planning de r alisation des t ches au plus t t et au plus tard .

(cid:1) Lalgorithme de calcul utilis sappuie sur des m thodes math matiques

prouv es : m thode PERT ou m thode du chemin critique CPM.

(cid:1) Chaque t che du projet peut consommer des ressources pour sa r alisation.

Les principales caract ristiques des ressources sont le nom et le co t.

(cid:1) Microsoft Project permet de stocker lensemble des informations dun

projet et de les repr senter sous diverses formes : r seau PERT, diagramme

de Gantt, tableaux, etc.

(cid:1) Lensemble des donn es de suivi peut galement tre m moris et

permettre d valuer les carts entre Pr visions et R alisations tout au long de

la r alisation des projets. Cest une tape it rative qui permet de sassurer de

la justesse des pr visions ou de proc der aux ajustements qui permettent de

suivre le d roulement r el.

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Microsoft Project

Prise en main: Interface, Menus, Zones d'activit s, Aide, Modes

d'affichage;

Planification d'un projet : cr er un projet; d finir les dates extr mes et les

jours ouvr s; planifier les t ches; associer des informations et des

contraintes aux t ches

Gestion des ressources : cr ation d'une quipe de projet; affecter les

ressources aux t ches

Assurer le suivi d'un projet : cr er diff rents types de diagrammes; cr er

et g rer des rapports; suivre l' volution d'un projet par rapport une

planification initiale

Conversion de fichiers et compatibilit : compatibilit s ascendante et

descendante, Exporter le contenu du projet vers d'autres outils (MS-

Excel); importer des l ments d'autres outils; rattacher des documents au

projet

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