Manuel de formation – Microsoft Office Project 2007

Manuel de formation – Microsoft Office Project 2007 Microsoft Office Project 2007 Manuel de formation Anis JABLOUN Janvier 2010 Anis JABLOUN – 2010 page 1 Manuel de formation – Microsoft Office Project 2007 Première partie : Prise en main Interface, Menus, Zones d'activités, Aide, Modes d'affichage Lancer/quitter Microsoft Project 2007 Lancer Microsoft Project 2007 A partir de la barre des tâches de Windows, cliquez sur le bouton démarrer . Faites glisser le pointeur sur l’option Tous les programmes - Microsoft Office puis cliquer sur Microsoft Office Project 2007 . L’écran de travail s’affiche. Par défaut, au premier démarrage de Microsoft Project, le volet Office apparait à gauche de l’écran. Si lors du lancement de Microsoft Project 2007, vous souhaitez que le dernier fichier utilisé soit ouvert, faites Outils – Options - onglet Général et cochez l’option Ouvrir le dernier fichier utilisé au démarrage . Anis JABLOUN – 2010 page 2 Manuel de formation – Microsoft Office Project 2007 Quitter Microsoft Project 2007 o Pour quitter Microsoft project 2007 : Fichier – Quitter ou Cliquez sur le bouton de la fenêtre d’application ou faite ALT F4 o Choisissez d’enregistrer ou non les dernières modifications apportées au(x) fichier(s) en cours. Le Volet Office est une zone contenant des options permettant d’effectuer différentes tâches telles que la création d’un nouveau projet, la recherche de fichier, l’ouverture de fichier d’aide Project…Par défaut, c’est le volet Nouveau projet du volet office qui s’active à l’ouverture de Microsoft Project, à condition que l’option Afficher au démarrage , située en bas du volet, soit cochée. L’écran de travail varie selon le travail en cours. Généralement, le démarrage de Microsoft Project active la visualisation des tâches d’un projet ; et, plus spécifiquement, dans un affichage nommé Diagramme de Gantt . La partie gauche est une Table , la Table ‘Entrée’ dont la première colonne s’intitule Nom de la tâche (cette table contient quatre autres colonnes accessibles par la barre de défilement horizontal). Sa partie droite constitue le Planning , planning dans lequel est englobée la date du jour de votre ordinateur. Utiliser la barre Affichage Anis JABLOUN – 2010 page 3 Manuel de formation – Microsoft Office Project 2007 Pour afficher ou masquer la barre Affichage, ouvrez le menu Affichage puis cliquez sur l’option Barre Affichage . Gérer le volet Office o Pour afficher le volet Office, utilisez la commande Affichage – Volet Office . Par défaut, le volet est ancré à gauche de la fenêtre de l’application et une coche apparaît à gauche de l’option Volet Office du menu Affichage – Barre Affichage . o Pour modifier le contenu du volet Office, cliquez sur le bouton visible dans la barre de titre du volet puis cliquez sur le nom du volet souhaité. Annuler la dernière manipulation o Pour annuler la dernière manipulation : Edition - Annuler ou cliquez sur le bouton ou Ctrl Z Suite à une annulation, l’option Annuler se transforme en Répéter et l’outil en . L’un et l’autre servent à annuler l’annulation. Intervenir sur les barres d’outils o Affichage – Barres d’outils Cette liste recense toutes les barres pouvant être affichées et donne accès à l’option Personnaliser . o Afficher/masquer une barre Les barres précédées d’une coche sont les barres visualisées. Cliquez sur le nom de la barre à afficher ou à masquer. o Créer une barre Dans la liste des barres, cliquez sur Personnaliser . Cliquez sur le bouton Nouvelle . Saisissez le Nom de la barre d’outils . Cliquez sur le bouton OK . Anis JABLOUN – 2010 page 4 Manuel de formation – Microsoft Office Project 2007 La barre apparaît à l’écran sous une forme flottante et la boîte de dialogue Personnalisation s’affiche de nouveau. Ajoutez les outils nécessaires dans la nouvelle barre. Anis JABLOUN – 2010 page 5 Manuel de formation – Microsoft Office Project 2007 o Ajouter/supprimer des outils Au besoin, cliquez sur le bouton Personnaliser . Pour ajouter un outil : Cliquez sur l’onglet Commandes Cliquez sur l’une des Catégories afin d’afficher dans le volet droit les Commandes correspondantes, Cliquez dans le cadre Commandes , sur l’outil que vous souhaitez insérer dans la nouvelle barre, Consultez, si nécessaire, sa Description à l’aide du bouton correspondant, Faites-le glisser vers la barre destinataire. o Modifier les paramètres d’un outil Affichage – Barre d’outils Cliquez sur l’option Personnaliser . Activez l’onglet Commandes . Cliquez sur l’outil de votre choix, directement dans sa barre d’outils, puis cliquez sur le bouton Modifier la sélection . Choisissez l’option de votre choix (l’option Editeur de boutons vous permet, par exemple, de redessiner l’icône de l’outil). Pour supprimer un outil, faites-le glisser en dehors de sa barre. Terminez en cliquant sur le bouton Fermer . Anis JABLOUN – 2010 page 6 Manuel de formation – Microsoft Office Project 2007 Utiliser l’aide de Microsoft Project Cliquez sur le menu Aide du menu principal Microsoft Office Project Aide (ou sur la touche F1 du clavier). Dans la fenêtre d’accueil, en cliquant sur le lien correspondant, vous pouvez choisir : De consulter les Nouveautés de l’application Microsoft Office Project, De consulter les phases de la gestion de projet grâce à une carte de projet, D’apprendre le logiciel grâce au Didacticiel, De consulter tout ce qui fait référence au logiciel à travers les fonctionnalités de Ms Project, les ressources complémentaires… Découvrir le Guide de Microsoft Office Project 2007 Une autre forme d’aide vous est proposée par Ms Project. Il s’agit du Guide de projets . Celui-ci est présenté sous la forme d’un volet latéral et de sa barre d’outils. Ce volet latéral peut vous guider pas-à-pas lors de la création et du suivi d’un projet. Pour cela, les procédures sont décomposées en quatre grandes parties : les Tâches , les Ressources , Assurer le suivi , et Rapport . Chacune de ces parties, présentée dans son propre volet, vous guide à travers des instructions, des Assistants, des astuces, des informations et des rubriques d’aides connexes. Anis JABLOUN – 2010 page 7 Manuel de formation – Microsoft Office Project 2007 Dans notre exemple, le volet Guide de projets présente la partie Tâches . Pour afficher ou masquer les outils du Guide de projets, utilisez la commande Affichage – Barres d’outils – Guide de projets . Anis JABLOUN – 2010 page 8 Manuel de formation – Microsoft Office Project 2007 Pour modifier le contenu du volet Guide de projets, vous pouvez cliquer sur les flèches situées à gauche de sa barre de titre. Vous pouvez également cliquer sur l’outil de votre choix dans la barre d’outils Guide de projets ( Tâches, Ressources, Assurer le suivi, Rapport ). Pour activer ou désactiver l’affichage du volet Guide de projets, utilisez la commande Outils – Options. Cliquez sur l’onglet Interface, puis cochez ou décochez l’option Afficher le Guide Projet située dans le cadre Paramètres du Guide de projets . Anis JABLOUN – 2010 page 9 Manuel de formation – Microsoft Office Project 2007 Deuxième partie : Planification d'un projet Créer un projet ; définir les dates extrêmes et les jours ouvrés ; planifier les tâches ; associer des informations et des contraintes aux tâches. Créer un nouveau projet o Fichier – Nouveau ou ou Ctrl N o Si vous avez choisi la méthode menu (Fichier – Nouveau), cliquez dans le volet Office Nouveau projet : - Nouveau projet : pour créer un projet selon vos propres critères. - Choisir un projet : pour utiliser un projet existant comme modèle. - Modèles… : pour utiliser un des modèles de projet proposés par Ms Project. Pour créer votre projet pas-à-pas, vous pouvez bien sûr utiliser le Guide de projets . Définir les préférences d’enregistrement de fichier o Outils – Options – Onglet Enregistrement o Choisissez le type de fichier de projet à utiliser par défaut lors de son enregistrement grâce à la liste déroulante Enregistrer les fichiers Microsoft Project comme (par défaut le type de fichier est Projet (*.mpp) ). o Grâce au bouton Modifier du cadre Emplacement des fichiers , vous pouvez définir les emplacements d’ouverture et d’enregistrement qui seront utilisés par défaut lorsque vous utilisez la commande Ouvrir ou Enregistrer sous du menu Fichier . o Pour effectuer un Enregistrement automatique du ou des projets ouverts, cochez l’option Enregistrer toutes les , puis précisez la régularité en nombre de minutes . Activez l’option N’enregistrer que le projet actif ou Enregistrer tous les fichiers Project ouverts selon le cas. Et enfin, cochez l’option Confirmer avant tout enregistrement afin que Microsoft Office Project 2007 vous consulte avant que l’enregistrement automatique n’ait lieu. Anis JABLOUN – 2010 page 10 Manuel de formation – Microsoft Office Project 2007 o Cliquez sur le bouton OK . Commencer un projet o Fichier – Propriétés o Au besoin, activez l’onglet Résumé . Ms Project propose comme Titre le nom du fichier. o Cliquez dans la zone Commentaires et saisissez vos observations. Anis JABLOUN – 2010 page 11 Manuel de formation – Microsoft Office Project 2007 o Cliquez sur le bouton OK . Renseigner la date de début du projet o Projet – Informations sur le projet Sauf intervention de votre part, les projets sont évalués par rapport à la date de début et les tâches commencent le plus tôt possible. o Vérifiez que l’option Prévisions à partir de est Date de début du projet . o Cliquez sur la flèche associée au champ Date de début pour ouvrir le calendrier. Anis JABLOUN – 2010 page 12 Manuel de formation – Microsoft Office Project 2007 o Utilisez les boutons des flèches pour visualiser le mois souhaité. o Cliquez sur la date souhaitée pour la sélectionner. o Cliquez sur le bouton OK . Anis JABLOUN – 2010 page 13 Manuel de formation – Microsoft Office Project 2007 La date de fin est, bien évidemment, calculée en fonction des liaisons établies entre les tâches, des dates de contraintes. Planifier par la date de fin o Projet – Informations sur le projet o Ouvrez la liste Prévisions à partir de et choisissez l’option Date de fin du projet . Microsoft Project signale que, dans ce cas, toutes les tâches commencent le plus tard possible. La zone Date de début n’est plus accessible. o Remplacez, ci besoin est, la Date de fin , puis cliquez OK . Touts les tâches sont devenues critiques. Ceci est logique puisqu’elles commencent le plus tard possible. Personnaliser le calendrier du projet Découvrir ses éléments de base Les jours ouvrés définis par défaut par Microsoft Office Project 2007 dans le calendrier Standard vont du lundi au vendredi. - Les heures ouvrées sont les suivants : 8:00 – 12:00 et 13:00 – 17:00 ; soit un total de 40 heures par semaine. - Il n’y a ni congés, ni jour fériés de définis. - Chaque calendrier débute au 1 janvier 19984 et se termine au 31 décembre 2049. Accéder au calendrier du projet o Outils – Modifier le temps de travail o Vérifiez que ce seront des modifications Pour calendrier : Standard (Calendrier du projet) Anis JABLOUN – 2010 page 14 Manuel de formation – Microsoft Office Project 2007 Le mois affiché sous forme calendaire est le mois en cours. Les jours chômés apparaissent grisés. Utilisez la barre de défilement vertical pour atteindre d’autres mois et d’autres années. Modifier les options générales du calendrier Outils – Options . Activez l’onglet Calendrier . Mettez à jour les renseignements de votre choix. Anis JABLOUN – 2010 page 15 Manuel de formation – Microsoft Office Project 2007 Le choix relatif à L’année fiscale est intéressant pour les formats des échelles de temps. - Cliquez sur le bouton **OK** . Il est préférable de modifier les options générales du calendrier avant de créer la liste des tâches (notamment pour leur durée). Saisir les noms des tâches d’un projet - Activez la première cellule de la colonne _**Nom de la tâche**_ de la _**Table Entrée**_ du Diagramme de Gantt . - Saisissez le _**Nom de la tâche**_ . Dès la saisie des premiers caractères, les barres d’outils s’estompent ; le texte s’affiche dans la cellule et sur la barre de saisie ; les boutons apparaissent sur cette dernière. Anis JABLOUN – 2010 page 16 Manuel de formation – Microsoft Office Project 2007 Si la barre de saisie n’est pas affichée, faites Outils – Options - onglet Affichage et cochez l’option Barre de saisie . - Validez la saisie par la touche _**Entrée**_ ou par . La cellule de saisie suivante est instantanément activée ; les barres d’outils redeviennent accessibles ; la durée de la tâche validée passe à 1 jour suivi d’un point d’interrogation pour indiquer qu’il s’agit de la durée affectée par défaut par Project, et une barre s’affiche dans le planning de Gantt . Si, suite à l’utilisation de la touche Entre la cellule du dessous n’est pas activés, faites Outil – Options - onglet Modification et activez l’option Déplacer la sélection après Entrée . Définir les jalons d’un projet Créer un jalon Les jalons sont des tâches particulières puisqu’elles ont une durée nulle, il suffit donc de saisir zéro comme durée. Sauf intervention dans le Planning de Gantt , les jalons sont symbolisés par des losanges suivis de la date de la tâche. Transformer une tâche en jalon Certaines tâches, souvent d’une faible durée, doivent être considérées comme étant des jalons. Réalisez un double clic dans la tâche concernée. Activez l’onglet Confirmé . Cachez l’option Masquer la tâche en tant que jalon . Attribuer une durée aux tâches Saisir la durée Activez la cellule de la durée. Si la durée est déjà dans l’unité proposée, tapez seulement le nombre. Sinon, tapez le nombre suivi des lettres « m » pour minutes, « h » pour heures, « j » pour jours, « s » pour semaines, « ms » pour mois. Anis JABLOUN – 2010 page 17 Manuel de formation – Microsoft Office Project 2007 - Validez. La barre de la tâche du Planning du Gantt se dimensionne en fonction de la durée saisie. Modifier l’unité de temps par défaut pour les durées Outils – Options Activez l’onglet Prévisions . Ouvrir la liste Afficher la durée en et, choisissez votre unité de temps. Cliquez sur le bouton OK . Travailler en temps écoulé et non en temps ouvré Au lieu d’utiliser les codes ‘’m’’ (minutes), ‘’h’’ (heures), ‘’j’’ (jours) et ‘’s’’ (semaines), tapez les codes ‘’mé’’ (minutes écoulées), ‘’hé’’ (heures écoulées), ‘’jé’’ (jours écoulés), ‘’sé’’ (semaines écoulées) et ‘’msé’’ (mois écoulés). Ces codes peuvent être utilisés pour toute saisie de durée. Anis JABLOUN – 2010 page 18 Manuel de formation – Microsoft Office Project 2007 Etablir les liaisons entre les tâches On appelle Prédécesseur une tâche qui doit commencer ou se terminer avant qu’une autre tâche puisse commencer ; on appelle Successeur une tâche qui dépend de la date de début ou de fin d‘une tâche précédente. Une liaison de type fin à début entre deux tâches Sélectionnez les tâches à lier dans la Table du Gantt à l’aide d’un cliqué-glissé au niveau du numéro des lignes concernées. Cliquez sur l’outil ou faites Ctrl F2 . Dans le Planning de Gantt , la liaison se matérialise par une flèche. Une liaison de tout type entre deux ou plusieurs tâches o Réalisez un double clic dans une cellule de la tâche Successeur . o Activez l’onglet Prédécesseurs . o Si vous connaissez le numéro de la tâche prédécesseur, cliquez dans la cellule N° de la première ligne vide du tableau, tapez le numéro de cette tâche, puis cliquez sur le bouton OK . o Si vous ne connaissez pas ce numéro, cliquez dans la cellule Nom de la tâche de la première ligne vide du tableau, ouvrez la liste proposée, cliquez sur le nom de la tâche prédécesseur et validez par . Aussitôt sont renseignés le numéro et le nom de la tâche prédécesseur ; le Type de relation proposé est Fin à début (FD) . Anis JABLOUN – 2010 page 19 Manuel de formation – Microsoft Office Project 2007 o Si la relation proposée est incorrecte, cliquez dans la cellule Type ; ouvrez la liste proposée puis, cliquez sur le bouton type de relation. o Etablissez ainsi toutes les relations entre ce successeur et ses prédécesseurs. o Confirmez par le bouton OK . Pour supprimer toutes les liaisons qui relient un successeur à ses prédécesseurs, cliquez sur la tâche successeur et cliquez sur l’outil ou faites Ctrl Shift F2 . Définir des délais sur les liens Par la boîte de dialogue Informations sur la tâche o Réalisez un double clic sur la tâche successeur pour afficher la boîte de dialogue informations sur la tâche . o Activez l’onglet Prédécesseurs . o Cliquez dans la cellule Retard de la liaison concernée. o Entrez le délai en respectant les règles suivantes : - Si le délai correspond à un retard, saisir une valeur positive, - Si le délai correspond à une avance, saisir une valeur négative. Les délais peuvent être exprimés en unités de temps (minutes, heures, jours, mois, semaines) ouvré ou écoulé ou en pourcentage. o Confirmez par le bouton OK . Le Planning de Gantt prend en compte l’allongement de la durée de la liaison. Par la table Entrée o Activez la cellule Prédécesseurs de la tâche successeur. o Respectez toutes les règles vues précédemment mais, sachez que pour les relations de type Fin à début, les lettres FD doivent impérativement être saisies lorsqu’il y a des délais. o Tapez + (plus) s’il s’agit d’une attente ou – (moins) s’il s’agit d’une avance. o Entrée la durée du délai. o Validez la saisie. Découvrir les dates de début et de fin de tâche o Déplacez-vous dans la largeur de la Table Entrée du Gantt . o Par défaut, vous trouvez les colonnes du numéro de la tâche, Nom de la tâche, Durée, Début et Fin. Anis JABLOUN – 2010 page 20 Manuel de formation – Microsoft Office Project 2007 Sachez qu’il est techniquement possible de saisir des dates dans les deux dernières colonnes citées (date début et date fin) mais que cela est fortement déconseillé . Mieux vaut laisser Ms Project les calculer seul. Si vous avez des impératifs de date, Ms Project a prévu un module pour en tenir compte. o Les calculs effectués tiennent compte d’un ensemble de facteurs dont les relations entre les tâches et le calendrier du projet. Modifier la liste des tâches Supprimer une tâche Positionnez-vous dans une cellule de la tâche à supprimer. Edition – Supprimer la tâche Ou sélectionnez la ligne sur la quelle se trouve la tâche et appuyez sur la touche Suppr du clavier. Instantanément la tâche est retirée de la liste, et les tâches suivantes sont renumérotées. Insérer une tâche Activez une cellule de l :a tâche qui suivra la nouvelle. Insertion – Insérer une tâche Inser Une ligne vide s’insère et les activités suivantes sont renumérotées. - Saisissez les données de la novelle tâche et validez. Recopier une tâche Sélectionnez la tâche à copier en cliquant sur son numéro. Toute la ligne se noircit lorsque la tâche est sélectionnée. - _**Edition – Copier la tâche**_ _**Ctrl C**_ - Sélectionnez la ligne de destination de la copie. - _**Edition – Coller**_ _**Ctrl V**_ La tâche copiée est immédiatement collée à l’emplacement indiqué et, de nouveau, les numéros des tâches suivantes sont réaffectés. Déplacer une tâche Sélectionnez la ligne de la tâche à déplacer. Placer le pointeur de la souris sur un bord de la ligne jusqu’à ce que celui-ci se transforme en une flèche orientée vers le haut et vers la gauche. - Faites glisser la tâche jusqu’à son nouvel emplacement en vous aidant de la barre horizontale grise qui apparaît. - Relâchez la souris lorsque l’emplacement vous convient. Anis JABLOUN – 2010 page 21 Manuel de formation – Microsoft Office Project 2007 Suite à ces diverses modifications, Microsoft Office Project 2007 s’efforce de mettre à jour les liaisons Si cela n’est pas le cas ou si vous souhaitez assumer seul cette gestion, faites Outils – Options – onglet Prévisions et cochez (ou décochez) l’option Lier automatiquement les tâches insérées ou déplacées . Trier la liste des tâches Trier selon un critère standard Projet – Trier Cinq critères de tri standards sont proposés. - Cliquez sur le critère à appliquer. Toutes les tâches suivent le tri demandé mais, sauf intervention préalable, les tâches ne sont pas renumérotées. Trier selon un autre critère Projet – Trier Cliquez sur Trier par. Anis JABLOUN – 2010 page 22 Manuel de formation – Microsoft Office Project 2007 Intégrer des tâches dans un plan Afin de simplifier le travail, des tâches appelées tâches subordonnées , peuvent être regroupées dans une tâche générale appelée tâche récapitulative . Elaborer le plan d’un projet Créez la tâche récapitulative et, juste au-dessous, listez les tâches subordonnées sans intercaler d’autres tâches. - Par la technique du cliqué-glissé, sélectionnez les tâches subordonnées. - Cliquez sur l’outil _**Abaisser**_ ou faites **Alt Shift** Les tâches subordonnées paraissent en retrait dans la colonne Nom de la tâche . La tâche récapitulative apparait en gras, sa durée et ses dates de début et de fin sont calculées automatiquement par Microsoft Office Project 2007. Seul le nom d’une tâche récapitulative peut être modifié ; tout le reste est calculé par Microsoft Office Project 2007. Microsoft Office Project 2007 vous donne la possibilité d’établir neuf niveaux hiérarchiques. Rehausser une tâche Cliquez dans la tâche subordonnée à rehausser. Cliquez sur l’outil Hausser ou faites Alt Shift Réduire/développer des tâches subordonnées Pour réduire un plan par rapport à une tâche précise, cliquez dans la tâche récapitulative concernée puis sur l’outil ou cliquez sur le signe moins qui précède le nom de la tâche. Les tâches subordonnées sont instantnément masquées. - Pour afficher de nouveau les subordonnées d’une tâche récaputulative précise, cliquez sur la tâche puis sur l’outil ou cliquez sur le signe plus qui précède le nom de la tâche. Accéder à un niveau de plan précis Ouvrez la liste déroulante Afficher de la barre d’outils Mise en forme , puis choisissez le niveau hiérarchique souhaité. Anis JABLOUN – 2010 page 23 Manuel de formation – Microsoft Office Project 2007 - Pour afficher toutes les tâches subordonnées quel que soit le niv eau, ouvrez la liste déroulante Afficher puis cliquez sur l’option Toutes les tâches subordonnées . Déplacer un groupe de tâches organisées en plan Réduire la tâche récapitulative qui regroupe les tâches à déplacer. Déplacez la tâche récapitulative. Définir ses options d’affichage Outils - Options . Activez l’onglet Affichage . Utilisez les options suivantes de l’encadré Options du mode Plan pour : Abaisser le nom : lorsque cette option est cochée, les noms des tâches subordonnées paraissent en retrait. Afficher le numéro hiérarchique : si vous cochez cette option Microsoft Office Project 2007 affiche à gauche du Nom de la tâche le numéro hiérarchique. Ce numéro hiérarchique est automatiquement attribué à chaque tâche en fonction de son niveau dans la hiérarchie de la liste des tâches. Il n’est pas modifiable. Afficher le symbole : lorsque cette option est cochée, les symboles du plan sont placés à côté de chaque nom de tâche récapitulative. Afficher les tâches récapitulatives : si vous décochez cette option, les tâches récapiyulatives sont masquées et les commandes du mode plan sont alors inutilisables. Anis JABLOUN – 2010 page 24 Manuel de formation – Microsoft Office Project 2007 Afficher la tâche récapitulative du projet : c ochez cette option si vous souhaitez afficher une tâche récapitulative de niveau projet. Celle-ci aura le numéro d’identification 0. - Validez par le bouton _**OK**_ . Poser une date de contrainte Sans cette manipulation, les tâches commencent Dès que possible dans un projet prévu à partir de la date de début et Le plus tard possible dans un projet prévu à partir de la date de fin. - Réalisez un double clic sur la tâche concernée. - Activez l’onglet _**Avancées**_ . - Ouvrez la liste _**Type de contrainte**_ et choisissez la nature de la contrainte grâce aux options suivantes : - _**Début Au Plus Tard Le**_ : La tâche doit commencer au plus tard à la date précisée. Cette option permet de garantir qu’une tâche ne commencera pas après une date déterminée. - _**Début Au Plus Tôt Le**_ : La tâche doit commencer au plus tôt à la date stipulée. S’applique aux tâches qui ne peuvent pas commencer avant une date donnée. - _**Dès que possible**_ : Ceci correspond en fait à aucune contrainte. La tâche commence dès que possible en fonction des autres contraintes et des liaisons. - _**Doit Commencer Le**_ : La tâche doit commencer à une date précise. - _**Doit Finir Le**_ : La tâche doit se terminer à une date précise. Anis JABLOUN – 2010 page 25 Manuel de formation – Microsoft Office Project 2007 - _**Fin Au Plus Tard Le**_ : La tâche doit s’achever au plus tard à la date précisée. S’applique aux tâches qui ne peuvent pas se terminer avant une date donnée. - _**Le Plus Tard Possible**_ : La tâche commencera le plus tard possible en fonction des autres contraintes et liaisons. - Renseignez la _**Date de la contrainte**_ . Vous pouvez compléter une date par la saisie de l’heure en les séparant par un espace (exemple : 30/11/2009 17:00) - Cliquez sur le bouton _**OK**_ . Définir une date d’échéance pour une tâche Cette fonctionnalité vous permet de suivre l’échéance d’une tâche particulière sans pour autant verrouiller vos prévisions par une contrainte fixe. - _**Affichage – Diagramme de Gantt**_ . - Cliquez sur le champ _**Nom de la tâche**_ sur la tâche concernée par une date d’échéance. - Cliquez sur l’outil _**Informations de la tâche**_ puis cliquez sur l’onglet Confirmé . - Saisissez ou sélectionnez la date d’ _**Echéance**_ dans le cadre _**Contrainte sur la**_ tâche . - Valiez par le bouton **OK** . Saisir une remarque - Sélectionnez la tâche à commenter - Cliquez sur l’outil ou utiliser la commande _**Projet – Remarques sur la**_ tâche. Anis JABLOUN – 2010 page 26 Manuel de formation – Microsoft Office Project 2007 - Cliquez dans la zone de saisie _**Remarques**_ et saisissez votre commentaire en utilisant Entrée pour changer de paragraphe ou Shift Entrée pour provoquer un saut de ligne. Dans la colonne des indicateurs, une petite feuille matérialise la présence d’une reamrque. Visualiser la fiche « Remarques » Affichez un Gantt. Fenêtre - Fractionner . Dans la partie supérieure de l’écran, le Gantt reste affiché et, dans la partie inférieure est proposée une FICHE. Cette fiche concerne la tâche sélectionnée dans le Gantt. - Cliquez sur le bouton DROIT dans la fiche visualisée. Pour la tâche sélectionnée, une liste de fiches est proposée. La fiche précédée d’un point est la fiche active. - Choisissez la fiche _**Remarques**_ . - Consultez ainsi les remarques en cliquant sur les ta^ches de votre choix. Pour revenir à un affichage standard, utilisez Fenêtre – Supprimer le fractionnement. Filtrer les tâches commentées Ouvrez la liste Filtre de la barre d’outils Mise en forme . Sélectionnez Tâches avec pièces jointes . Anis JABLOUN – 2010 page 27 Manuel de formation – Microsoft Office Project 2007 Troisième partie : Gestion des ressources Création d'une équipe de projet, affectation des ressources aux tâches. Découvrir les ressources La réalisation des tâches d’un projet est considérée comme une production effectuée par les ressources . Il existe deux types de ressources : les ressources Travail et les ressources Matérielles . La ressource sera ensuite affectée à une ou plusieurs tâches. Les ressources Travail correspondent aux personnes et aux équipements qui consacrent du temps aux tâches qu’elles exécutent. Alors que les ressources Matérielles correspondent à un stock consommable utilisé pour exécuter une tâche. Les ressources Travail et Matérielles ont des caractéristiques communes : elles ont une disponibilité limitée ; elles peuvent parfois être partagées entre différents projets ; elles ont leur propre capacité de production ; elles ont un coût… Mais les ressources Matérielles différent des ressources Travail sur quelques points. En effet, les ressources matérielles n’utilisent pas de calendrier des ressources, et ne peuvent pas faire l’objet d’un audit. Créer manuellement la liste des ressources Créer une ressource de type Travail Affichage – Tableau des ressources . Pour chaque ressource de type Travail , renseignez son Nom , son Type , ses initiales , son Groupe et sa Capacité max imale. Créer une ressource de type Matériel Affichage – Tableau des ressources . Pour chaque ressource de type Matériel , commencez par renseigner son Nom . - Choisissez le _**Type Matériel**_ . - Indiquez dans le champ _**Etiquette Matériel**_, si nécessaire, l’unité de mesure utilisée par la ressource matérielle en cours de création. - Renseigner les champs _**Initiales**_ et _**Groupe**_ . La définition du champ Capacité max n’est utilie que pour la ressource de type Travail. Anis JABLOUN – 2010 page 28 Manuel de formation – Microsoft Office Project 2007 Pour insérer une ressource, cliquez sur la ressource qui suivra la nouvelle ressource dans le tableau et appuyez sur la touche Inser (ou utilisez la commande Insertion - Insérer une ressource ). Pour supprimer une ressource, cliquez sur l’une de ses cellules et appuyez sur la touche Suppr (ou utilisez la commande Edition - Supprimer la ressource ). Définir la capacité maximale d’une ressource Travail - Affichez la table des ressources. - Cliquez dans le champ _**Capacité max**_ de la ressource concernée. - Indiquez combien de temps, ou de capacité maximale, la ressource doit consacrer au projet dans son ensemble, par exemple : 100% pour un temps plein, 50% pour un temps parteil, 300% pour un temps multiple (si la ressource correspond à trois personnes qui travaillent à temps plein sur le même projet). Pour présenter les unités d’affectation (maximales) sous forme de pourcentage ou de nombre décimal, utilisez la commande Outils - Options - onglet Prévisions . Choisissez l’option Pourcentage ou Décimal de la zone Afficher les unités d’affectation en . Adapter le calendrier d’une ressource - _**Outils**_ - _**Modifier le temps de travail**_ . - Ouvrez la liste _**Pour le Calendrier**_ . Ou...