Minist re de lEnseignement Sup rieur, de la Recherche Scientifique et de la Technologie
Universit Virtuelle de Tunis
Management de projets
Ma trise des co ts
Cost Control
Anis JABLOUN
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9.1 Introduction
Management de projets
Ma trise des co ts Cost Control
Le contr le budg taire (pris dans son sens large) des projets consiste estimer limpact
co ts des divers v nements et des d cisions potentielles des responsables, et le
pr senter ces derniers suffisamment t t et dans un d tail ad quat pour quils puissent agir
en pleine connaissance de cause.
Pour que le contr le budg taire ait le maximum defficacit , il faut quil sexerce d s le d but
du projet, cest- -dire au moment o toutes les d cisions techniques ne sont pas prises et o
donc il est encore possible de modifier les caract ristiques du projet.
D s que les principales d cisions techniques sont prises, les moyens daction sur les co ts
sont limit s, et le contr le budg taire se r duit lenregistrement des variations.
Le contr le des co ts est effectu :
" soit par le ma tre douvrage lorsque celui-ci garde la responsabilit de lensemble des
d cisions, en particulier sur les d penses d quipement ; mais le ma tre douvrage demande
souvent en pratique au ma tre dSuvre den assurer la charge totale ou partielle ;
" soit par le ma tre dSuvre lorsquil est li par un contrat forfaitaire.
9.2 Processus relatifs aux co ts
Ces processus visent pr voir et g rer les co ts du projet et faire en sorte que le projet
soit r alis dans les limites du budget allou . Il sagit de :
""""
""""
""""
lestimation des co ts : proc der des pr visions de co ts concernant le projet ;
la budg tisation : utiliser les r sultats de lestimation des co ts pour laborer le
budget du projet ;
la co tenance : ma triser les co ts et les carts par rapport au budget.
9.2.1 Estimation des co ts
Il convient que tous les co ts soient clairement identifi s (activit s, biens et services), que
lestimation des co ts sappuie sur des sources pertinentes dinformation et quelle soit
li e lOrganigramme des T ches. Au moment dutiliser les estimations de co ts r sultant
de lexp rience pass e, il convient de v rifier leur ad quation aux conditions actuelles du
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projet. Il est recommand que les l ments entrants soient consign s par crit et
tra ables depuis leur origine.
Il y a lieu que lestimation des co ts prenne en compte lenvironnement conomique (par
exemple linflation, la fiscalit et le taux de change).
Lorsque les estimations de co ts se r v lent particuli rement incertaines, il convient den
valuer les risques et de r duire ceux-ci. Il est recommand dincorporer aux estimations
des marges appropri es pour les risques restants.
Les estimations de co ts sont g n ralement pr sent es de mani re permettre
l laboration de budgets conform ment aux proc dures comptables approuv es et
accept es ainsi quaux exigences du management de projet.
9.2.2 Budg tisation
Il convient que le budget soit bas sur des estimations et des calendriers.
Il est recommand que le budget soit coh rent par rapport aux exigences du projet et que
toute hypoth se, tol rance ou al a soit identifi e et consign e par crit. G n ralement, le
budget comprend tous les co ts autoris s et se pr sente de mani re adapt e la
co tenance du projet.
9.2.3 Co tenance
Avant de proc der une d pense, il convient d tablir les proc dures que le syst me de
co tenance doit suivre, de les consigner par crit et de les communiquer aux personnes
responsables autorisant les travaux ou les d penses.
Il y a lieu de planifier les revues, la fr quence de la collecte des donn es et des pr visions
afin de sassurer de la bonne ma trise des activit s du projet et des informations qui sy
rattachent. Il est recommand de v rifier que le travail restant peut tre r alis dans les
limites du budget encore disponible. Tout cart par rapport au budget est identifi , et
dans le cas o il d passerait une limite donn e, il est analys et signal en vue dune
action corrective.
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Il y a lieu danalyser les tendances des co ts, gr ce des techniques telles que la valeur
acquise, conjointement avec le travail restant, afin danticiper les probl mes et
opportunit s qui seraient susceptibles de se pr senter.
Il convient didentifier les raisons r elles des carts par rapport au budget, quils soient
favorables ou d favorables. Il y a lieu de prendre des mesures pour faire en sorte que les
carts d favorables naffectent pas les objectifs du projet. Il est recommand de tirer
profit la fois des carts favorables et d favorables dans un souci dam lioration
continue.
Il est recommand de ne prendre des d cisions concernant des actions entreprendre
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quapr s avoir pris en compte les cons quences possibles sur dautres processus et
objectifs du projet. Il y a lieu de demander lavis du client et des parties prenantes
concern es sur les modifications qui affectent les objectifs du projet avant de les mettre
en Suvre. li convient que les modifications des co ts du projet soient autoris es de
mani re appropri e avant de r aliser la d pense. Les revues de la pr vision budg taire
sont g n ralement coordonn es avec dautres processus du projet en vue de
l laboration du plan de travail restant.
Il est recommand que le management de projet r alise des revues r guli res des co ts
du projet, comme indiqu dans le plan de projet. Les parties prenantes concern es
peuvent exiger des revues financi res suppl mentaires.
9.3 Proc dure de contr le des co ts
Apr s la r union de lancement de laffaire, le Directeur de projet et lIng nieur Appel dOffre
tablissent le budget du projet, v rifi par le Direction Commerciale et valid par la Direction
g n rale.
La Direction Contr le Projet se base sur ce budget pour tablir le Plan de Cost Code et suivre
le d roulement des co ts.
Pour chaque modification des limites de prestations du projet ou pour tout avenant, il y
aurait une mise jour du budget.
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9.3.1 Les tapes du Cost Control
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" La d coupe du budget en l ments homog nes rassembl s par codes budg taires
(Cost Code) dautant plus fin que lon d sire un Cost control plus pr cis,
" La ventilation des montants des commandes
entre
les codes budg taires
correspondants lobjet de ces commandes,
" La planification de la fr quence de la collecte des donn es et des pr visions afin de
sassurer de la bonne ma trise des activit s du projet et des informations qui sy
rattachent,
" L'analyse des tendances de co ts afin danticiper les probl mes et les carts qui
seraient susceptibles de se pr senter,
" L'identification des carts par rapport au budget, analyser et signaler ces carts en
vue dune action corrective,
" L'estimation pour chaque code budg taire du montant restant engager pour
permettre la r alisation du projet (compte tenu des modifications techniques et des
carts des prix) dans les limites du budget encore disponible,
" L'estimation de la provision pour al as devant tre maintenue,
" L'obtention de laccord sur les modifications des co ts du projet de mani re
appropri e avant de r aliser la d pense,
" L' tablissement du rapport de contr le budg taire (ou rapport de cost control),
" La planification des revues r guli res des co ts du projet, d cisions dactions
d coulant de lanalyse (correctives et pr ventives).
9.3.2 Codification des d penses (Code budg taire ou Cost Code)
La codification des d penses doit tre r alis e de fa on :
" Refl ter la fa on dont est ex cut le projet,
" Couvrir un niveau de d tail ad quat,
" Permettre un enregistrement cibl pour le contr le des co ts du projet.
a- Principe de codification
On distingue deux types de d penses :
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" D penses imput es directement sur les affaires en r alisation,
" D penses imput es sur les frais g n raux.
b- Affaire en r alisation
La codification se compose en deux parties :
" Le code Affaire, compos de 5 caract res,
" Le code sous projet, compos dun caract re,
" Le cost code, compos de 10 caract res.
1.1 AR 1.2 N . affaire 2. Sous 3.1 R f. 3.2 R f. 3.3 Type 3.4 R f.
projet
tape discipline de d pense sous contractant
1. Code affaire 2. Sous projet
3. Cost Code
Code Affaire
1.1 AR : Affaire en r alisation
1.2 Le N affaire est compos de 3 chiffres qui d signent
le num ro
chronologique de laffaire en r alisation de 001 999.
Sous projet
2. Le code sous projet "Lot" est compos d'un caract re num rique de 1 9
sp cifique par projet. Ce code prend la valeur 0 si le projet ne comporte quun
seul lot.
Cost code
" R f rence tape de r alisation
Cest le premier niveau de d composition du projet.
Les r f rences des diff rentes tapes de r alisation dun projet sont :
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D signation de l' tape
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Prestations G n rales
tudes
Approvisionnement
R alisation
Essais
Mise en service
Avenant
Niveaux sp cifiques un projet
Code
01
02
03
04
05
06
07
08 XX
" R f rence discipline
Cest le deuxi me niveau de d composition du projet.
Les disciplines g n ralement utilis es sont :
D signation
Management projet
Facilit chantier
Survey et Implantation
G nie Civil
M canique
Structure & Charpente
Chaudronnerie
Tuyauterie
lectricit
Instrumentation & Telecom
Climatisation
Rev tement & Peinture
S curit & Protection Incendie
Calorifugeage
Code
[ 00 ]
[ 99 ]
[ 01 ]
[ 02 ]
[ 03 ]
[ 04 ]
[ 05 ]
[ 06 ]
[ 07 ]
[ 08 ]
[ 09 ]
[ 10 ]
[ 11 ]
[ 12 ]
" R f rence type de d penses
Il indique le code de la d pense appartenant une discipline et une tape
donn e.
Cette r f rence est compos e de deux caract res num riques de 01 99.
Le code 99 est r serv pour les co ts de non qualit .
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Les principaux codes utilis s pour les diff rents types de d penses concernant
les tapes de prestations g n rales, dapprovisionnement et de construction
sont dans le tableau ci-dessous.
Les autres types de d penses sp cifiques aux projets sont num rot s de [23]
[98].
D signation
G n ral
Salaire
D placement
Prestation de Service de Management
Mobilisation D mobilisation chantier
Moyen de t l com. (t l phone, fax&)
Moyen de transport (location voitures)
Consommables et fournitures de bureau
Mat riel et agencement de bureau
Frais de Mission, Billet davion
Frais de restauration & R ceptions
H bergement H tel & Loyer
Frais g n raux
Assurance
Amortissement Mat riel
Frais financier
Transitaire
Frais de douane
Transport
Consommables de construction
Type sp cifique par affaire
Co ts de non qualit
Code
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[ 00 ]
[ 01 ]
[ 02 ]
[ 03 ]
[ 04 ]
[ 05 ]
[ 06 ]
[ 07 ]
[ 08 ]
[ 09 ]
[ 10 ]
[ 11 ]
[ 12 ]
[ 13 ]
[ 14 ]
[ 15 ]
[ 16 ]
[ 17 ]
[ 18 ]
[ 19 ]
[ 20 ] [ 98 ]
[ 99 ]
" R f rence sous contractant
Cette r f rence est compos e de quatre caract res num riques :
o Travaux r alis s par le Contractant [ 1 ] [ 000],
o Travaux r alis s par le Contractant aupr s dun sous contractant
[ 1 ] [ 001 ] [ 1 ] [ 999 ]
o Travaux r alis s par le sous contractant [ x ] [ 001 ] [ x ] [ 999 ].
o travaux forfaitaire : x = 2
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o travaux en r gie (Moyen Humain) :
o Location de moyen de manutention :
x = 3
x = 4.
Pour chaque sous contractant, un code chronologique est affect conform ment
la liste inventaire en vigueur.
c- Frais G n raux
Les frais g n raux sont imput s par famille de d pense.
La codification des frais g n raux se compose en deux parties :
o Le code Frais g n raux, compos de 7 caract res,
o Le cost code, compos de 6 caract res.
1.1 FG 1.2 Lieu 1.3 Ann e 2.1 Niv. 1 2.2 Niv.2 2.3 Niv.3
1. Code FG
2. Cost Code
1. Code Frais G n raux (Lieu/Ann e)
1.1
1.2
1.3
: 2 caract res alphab tiques : Frais G n raux
: 2 caract res num riques
: Si ge
: Base
FG
Lieu
01
02
Ann e : 3 caract res num riques
199
2xx
: 1999
: 2000 2099
2. Cost Code
2.1 Niveau 1 (2 caract res num riques)
2.2 Niveau 2 (2 caract res num riques)
2.3 Niveau 3 (2 caract res num riques)
9.3.3 Dossier Contr le Projet
LIng nieur Contr le Projet pr pare le dossier de Contr le Projet afin de suivre et de
contr ler laffaire.
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Ce dossier contient les documents qui ont une relation ou un impact sur le d lai et le
co t du projet :
o Note interne de lancement de laffaire,
o PV de r union de lancement de laffaire,
o Budget,
o Dossier destimation (chiffrage de laffaire),
o Contrat principal et Avenants,
o Planning Contractuel,
o PV de r unions et correspondances ayant un impact sur le d lai et le co t de laffaire,
o Contrats et conventions avec les partenaires et les sous-contractants,
o Co ts r alis s / Ecarts estim s,
o Actions / Reporting.
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9.3.4 Suivi du Cost Control
a- Responsabilit
(cid:1) LIng nieur Contr le Projet doit assurer un syst me dinformation lui permettant de :
o Recueillir linformation,
o Trier cette information,
o
Lorienter vers une structure daccueil : imputations des engagements selon le
plan de cost code,
o
La comparer, dans cette structure, une r f rence (budget),
o Faire une analyse des carts.
(cid:1) LIng nieur Contr le Projet :
o Suit l volution des co ts tout au long du d roulement du projet,
o Mesure les carts par rapport aux l ments budg t s,
o
Informe, par le biais du rapport cost control, des carts ventuels afin de prendre
les actions correctives.
b- Documents traiter
(cid:1) Documents de relev s de r alisation :
o Les fiches de suivi du personnel sur les AP et les AR,
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o Les commandes aux sous contractants,
o Les factures des sous contractants,
o Les comptes rendus des r unions ayant un impact sur le co t ou le d lai.
9.3.5 Rapports Cost Control
Le rapport de cost control a pour but de contr ler l volution des pr visions de d penses
r elles par rapport au budget initial.
a- Rapport Cost Control (par affaire en r alisation)
Chaque affaire en r alisation fait l'objet d'un rapport (la fr quence d' mission est fix e
par la Direction G n rale et varie d'un projet un autre).
Le tableau de Bord de Cost control par affaire en r alisation, arr t une date t, tabli
par lIng nieur Contr le Projet, v rifi par le Directeur Contr le Projet et approuv par la
Direction G n rale.
Ce tableau comprend pour chaque rubrique les informations suivantes :
o Prix de vente contractuel et le prix des travaux suppl mentaires sil y a lieu,
o Budget destimation de r f rence, ventuellement r vis en fonction des
modifications accept es par le client,
o Engagement du mois (information en provenance des rapports d taill s) et
engagements cumul s depuis le d but du projet,
o Reste engager (estim selon lavancement du projet),
o D penses du mois et d penses cumul es depuis le d but du projet selon les prises
en charge (date dacceptation des factures),
o cart du total engagement par rapport au budget,
o Bilan : cart du total engagement par rapport au prix de vente.
A la fin du projet, un rapport de cl ture est tabli par lIng nieur Contr le Projet.
b- Rapport Cost Control pour la Direction G n rale
LIng nieur Contr le Projet tabli un rapport r capitulatif qui regroupe les affaires :
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o En r alisation,
o En pr paration,
o
Les Frais G n raux.
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Ce rapport permet danalyser la situation g n rale de lentreprise pendant la p riode en
question par l laboration dun tableau de bord comprenant les informations suivantes :
o Code Affaire,
o Nom du client,
o
Libell du projet,
o Type du contrat,
o Date de d but et de fin contractuelles,
o Date de d but effective du projet,
o Date de fin pr visionnelle,
o Avancement pr vu,
o Avancement R el,
o Ecart,
o Prix de vente contractuel,
o Travaux suppl mentaires,
o Budget,
o Total Engagement au jour j,
o Reste engager,
o Total factur au jour j,
o Ecart (Budget-Engagement),
o Bilan (PV-Engagement),
o Observations.
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