Ministère de l’Enseignement Supérieur, de la Recherche Scientifique et de la Technologie
Université Virtuelle de Tunis
Management de projets
Les logiciels de gestion de projet
Anis JABLOUN
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10.1 Introduction
Management de projets
Les logiciels de gestion de projet
Les logiciels de gestion de projet sont conçus pour servir trois besoins : la planification, le
pilotage et la communication.
Un chef de projet ne peut ignorer ces outils qui aident à planifier le travail mieux et plus vite
et offrent de riches fonctionnalités d’analyse et de simulation.
L’implantation réussie de ces produits au sein d’une entreprise enrichit le dialogue du chef
de projet avec les parties prenantes et facilite l’assimilation de la culture et les principes de
la conduite de projet.
En un clic de souris, un chef de projet obtient en un instant un réseau PERT, un diagramme
de GANTT ou un plan de charge. Les algorithmes de calculs intègrent et optimisent toutes les
informations fournies (dure, calendrier, priorité, disponibilité, charge, coût, contraintes,
marges etc.) en fonction de la logique de planification définie par le chef de projet.
Ces outils deviennent presque indispensables lorsqu’il s’agit de planifier un projet au-delà de
quelques tâches, et plus encore s’il faut consolider des projets différents devant se partager
des ressources communes.
Le chef de projet met à profit les fonctionnalités de planification des logiciels de gestion de
projet pour une meilleure maîtrise de l’avancement du projet.
Il n’y a pas si longtemps la mise à jour d’un planning se faisait à la table à dessin. On
comprend le peu d’entrain de certains pour le pilotage de projet. Aujourd’hui le chef de
projet a à sa disposition un grand choix d’outils qui recalculent toutes les informations du
projet dès qu’une modification ou information nouvelle est saisie et affichent les plannings
et autres tableaux de charges résultant.
En visualisant les écarts avec le planning de référence, le chef de projet analyse la situation
et, avec l’aide du logiciel, procède aux simulations utiles au reste du projet. La prise de
décision est d’autant facilitée.
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Les informations saisies, calculées et affichées fournissent une matière complète pour
assurer une excellente communication aussi bien au sein de l’équipe de projet qu’en
direction des différentes parties prenantes. La promotion des fonctionnalités de ces logiciels
n’est plus à faire : présentation des informations, personnalisation d’états, graphiques en
couleur, synthèses facilitées, intégration avec d’autres logiciels.
Les versions les plus récentes de ces logiciels sont dotées d’outils Web (Internet et Intranet)
qui ouvrent des possibilités de communications ou d’échanges d’information aussi
puissantes que simples.
Ces logiciels permettent d’écrire un savoir-faire. Les différentes tâches sont commentées et
les écarts entre ce qui a été prévu et ce qui a été réalisé sont conservés et expliqués. Les
plannings sont archivés pour être repris comme modèles.
Tout cela bâtit une mémoire qui facilite progressivement les estimations et constitue la base
des projets suivants. Le chef de projet construit son projet à partir de cette expérience
formalisée et disponible.
10.2 Les principaux domaines d’informatisation
La gestion de projet est facilitée par la mise en place d’outils informatiques permettant :
- La manipulation et le traitement plus ou moins centralisé de l’ensemble des données
du projet,
- La mise à disposition des intervenants de la hiérarchie et du client, de l’information
dont ils ont besoin sous la forme adéquate,
- L’interface avec les outils informatiques de production et de gestion de l’entreprise.
L’informatisation en matière de gestion de projet concerne principalement :
- Le calcul des réseaux logiques, la gestion des ressources et les représentations
graphiques correspondantes,
L’estimation du budget,
L’évaluation des coûts prévisionnels,
Le contrôle des approvisionnements,
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La gestion et la configuration technique et des documents,
La gestion des matériels,
L’analyse des risques,
La maintenance d’une base historique (coûts, délais, etc.).
10.2 Le marché des progiciels
Le marché des progiciels en gestion de projet est en plein développement. Sous ce
vocabulaire, on trouve essentiellement des progiciels assurant le calcul des réseaux logiques,
la gestion des ressources et les représentations graphiques correspondantes. Les plus
sophistiqués incluent une base de données à partir de laquelle de nombreuses applications
spécifiques peuvent être développées par l’utilisateur.
En matière de gestion documentaire, il existe aussi des progiciels spécialisés permettant de
suivre la vie d’un document depuis son état prévisionnel jusqu’à l’état final, en passant par
les processus d’approbation, de diffusion, de traitement, de gérer les liens inter-documents
à partir d’applications développées sur des bases de données.
10.3 La mise en place d’un outil de gestion de projet
Cette mise en place suit les mêmes étapes que tout autre outil informatique :
Définition des besoins,
Elaboration de la spécification,
Choix d’un progiciel (à partir de tests de quelques progiciels présélectionnés sur un
projet type),
Développement d’applications spécifiques,
Mise en place.
Il s’agit, en fait, d’un véritable projet à réaliser. La mise en place d’un outil de gestion
apporte de nombreux avantages, parmi lesquels on peut citer :
La nécessité d’une analyse préalable et d’une planification détaillée des projets,
L’intégration des plannings et des budgets,
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- La facilité de mise à jour du plan de management de projet et les possibilités de
simulation,
Les possibilités graphiques qui améliorent la communication,
La mise à disposition de tous les intervenants de toutes les données dont ils ont
besoin et ce d’une façon unique,
- L’impact psychologique sur le client.
A la lumière de l’expérience de ces dernières années, on peut dire que :
- La mise en place d’un tel outil renforce le rôle du chef de projet grâce aux éléments
d’information qu’il met à sa disposition,
- L’intégration des plannings et des budgets est une opération délicate, car les besoins
sont généralement différents, et les facteurs influençant coûts et délais ne sont pas
toujours les mêmes,
Le choix du niveau de détail dans lequel il faut aller est un facteur clé de réussite,
Le système doit être adapté à la structure du flux d’information existant dans
l’entreprise,
- La mise en place et l’utilisation des outils demandent un sérieux effort en matière de
personnel de maîtrise de projet.
10.4 Importance de la communication et d’un langage commun
- Il est indispensable que l’ensemble des acteurs d’un projet puisse échanger les
informations nécessaires. Les outils logiciels de gestion de projets, riches de leurs
nombreux types de documents, apportent un réel progrès dans ce domaine.
- Le planning prévisionnel est un aspect important mais, au cours de la réalisation des
projets, il faut pouvoir :
o Réagir aux imprévus,
o Garder la cohérence du projet,
o Trouver d’éventuels moyens supplémentaires en cas de dérapage.
Le chef de projet trouvera un appui intéressant dans les logiciels de gestion de projets pour
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l’aider dans l’analyse des dérives.
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10.5 Microsoft Project
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Microsoft Project est un outil logiciel d’aide à la décision orienté projets. Il permet de stocker
l’ensemble des informations qui constituent un projet et offre toutes les fonctionnalités
nécessaires à sa mise en place et à son suivi.
Malgré certaines faiblesses, Microsoft Project se présente, dans la gamme à laquelle il
appartient, comme le logiciel le plus à même d’évoluer et le plus ouvert du marché (65% de
parts de marché).
Les atouts principaux à retenir :
- Construit comme une boîte à outils, ce logiciel permet à chacun de construire ses
propres éléments à partir des fonctions de base, de manière à se rapprocher le plus
possible, voire complètement, des besoins de l’entreprise. Les évolutions de versions
permettent d’obtenir un produit de plus en plus abouti.
- La possibilité de réaliser des programmes en langage Visual Basic pour Application
(VBA) facilite le développement d’applications intégrant Microsoft Project ou
d’autres outils logiciels standard et/ou spécifiques.
- Microsoft Project propose différentes briques particulièrement bien adaptées à
chaque acteur des projets :
o Chef de projet,
o Responsable de service,
o Acteur du projet,
o Direction générale.
- Il intègre la notion de « gestion de projets d’entreprise » : il fournit en standard un
ensemble de fonctionnalités importantes pour la mise en place de projets
d’envergure.
- Microsoft propose un module Back Office qui enrichit le panel de possibilités,
notamment dans le domaine de la centralisation des données, de la sécurisation ou
encore de la mise à disposition d’informations.
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10.5.1 Caractéristiques des projets
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Un projet, au sens de Microsoft Project, est un ensemble d’informations articulées
principalement autour de quatre sous-ensembles : le projet, les tâches, les ressources, les
affectations.
Il est essentiel, pour pouvoir utiliser un logiciel de gestion de projets, de bien assimiler
cette problématique. L’ensemble des informations d’un projet constitue un véritable
système d’informations.
Un projet, identifié par une date de début (ou de fin), contient un ensemble d’activités.
Les caractéristiques d’une tâche sont les suivantes : le nom, la durée, la contrainte de
date (Début au plus tôt le, Fin au plus tard le, etc.) et les liens (prédécesseurs et
successeurs).
Ces caractéristiques permettent à Microsoft Project de déterminer un planning de
réalisation des tâches « au plus tôt et au plus tard ». L’algorithme de calcul utilisé s’appuie
sur des méthodes mathématiques éprouvées : méthode PERT ou méthode du chemin
critique.
Chaque tâche du projet peut consommer des ressources pour sa réalisation. Les
principales caractéristiques des ressources sont le nom et le coût.
Microsoft Project permet de stocker l’ensemble des informations d’un projet et de les
représenter sous diverses formes : réseau PERT, diagramme de Gantt, tableaux, etc.
L’ensemble des données de suivi peut également être mémorisé et permettre d’évaluer
les écarts entre Prévisions et Réalisations tout au long de la réalisation des projets. C’est
une étape itérative qui permet de s’assurer de la justesse des prévisions ou de procéder
aux ajustements qui permettent de suivre le déroulement réel.
10.5.2 Fonctions principales
Microsoft Project propose un ensemble de fonctions de gestion de projets, dont certaines
sont spécifiques à Microsoft.
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- Un ensemble d’outils d’aide en ligne (guide de projets) : très riche, qui assiste
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l’utilisateur dans toutes les étapes de planification.
- Smart Tags : informations et/ou conseils sur des actions possibles en fonction du
contexte (par exemple pour supprimer une tâche).
- Un ensemble d’affichage variés : (standard ou à créer) qui permet de visualiser le
projet sous différents angles :
o Planning (diagramme de Gantt avec trois échelles de temps),
o Réseau PERT,
o Tableaux des tâches et des ressources,
o Graphe des ressources, etc.
- Un ensemble d’outils : pour préparer et imprimer les rapports sur le projet (tables,
filtres, modèles de rapport, etc.).
- Méthode de planification :
o Par les tâches ou par les ressources, par effort,
o A rebours,
o Gestion de différents types de relations (fin à début, début à fin, fin à fin,
début à début),
o Possibilité de définir des chevauchements ou des délais entre les tâches,
o Support de huit types de contraintes pour les tâches (dès que possible, doit
commencer le, doit finir le, etc.).
- Gestion des ressources :
o Calendrier propre à chaque ressource,
o Gestion des heures supplémentaires,
o Aide à la recherche de ressources appropriées et disponibles,
o Lissage ou nivellement des ressources par rapport à différents critères.
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- Intégration avec la plate-forme Microsoft :
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o Microsoft Excel pour établir des listes de tâches modèles,
o Outlook pour l’intégration des tâches,
o SQL Server pour le stockage des informations,
o Share Team Point pour le stockage de documents,
o Internet Application Server pour la mise en place d’un intranet projet.
- Fonctionnalités multiples :
o Partage de ressources entre projets,
o Mise en place d’une architecture multi-projets (sous-projets),
o Consolidation de projets.
- Suivi de projet :
o Suivi à partir des durées, du travail, des coûts ou des ressources,
o Planification intermédiaire,
o Paramétrage du diagramme de Gantt ou des autres affichages,
o Elaboration de rapports ou de graphiques.
- Travail en groupe :
o Utilisation de « feuilles de temps » de Microsoft Web Access pour l’ensemble
des membres de l’équipe projet pour échanger des informations et assurer le
suivi du projet.
o Publication d’informations sur le Web,
o Gestion de document avec Microsoft SharPoint Team Services,
o Outil de suivi des problèmes : permet de créer des documents et des rapports
stockés dans Microsoft Project Server,
o Fonction d’administration des projets : authentification, droit d’accès.
- Fonctionnalités d’entreprise :
o Modèle global,
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o Liste des ressources,
o Analyse de compétence de ressources,
o Constitution d’équipe,
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o Scénarios de projets au travers de la modélisation du porte-documents.
10.5.3 Fonctionnement du logiciel
Microsoft Project a besoin de plusieurs fichiers pour travailler. Le schéma montre
l’ensemble des fichiers intervenant dans une session de travail avec Microsoft Project.
- Fichier Global.mpt
Ce fichier doit être impérativement présent sur le disque dur du poste de travail, ou sur le
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serveur dans le cas d’une installation en réseau. Il est automatiquement chargé en
mémoire lors du lancement du logiciel Microsoft Project. Il contient des spécifications sur
les affichages, les filtres, les tables, les barres de menus, etc.
- Fichier GLOBAL d’entreprise
Microsoft Project étend la notion de fichier Global à l’ensemble de l’organisation
concernée par la gestion de projets.
- Fichier modèles
Les fichiers modèles ont pour extension MPT, mais il faut bien les distinguer du fichier
Global.mpt. Ils serviront de modèles lors de la création d’un nouveau projet. Cette
fonctionnalité permet d’accélérer et de standardiser le processus de création des
projets.
- Fichier projet
Le fichier projet contient l’ensemble des données propres au projet. Ces données sont de
différentes natures :
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o Données du projet : Elles incluent les informations générales sur le projet
(titre, date de début, travail, etc.), les tâches (nom, durée, date de début,
marge, coût), les ressources et les affectations.
o Eléments de personnalisation : Affichages, tables, filtres, rapports,
calendriers, modules, etc.
Ce sont des spécifications qui permettent d’afficher, d’imprimer ou encore de
traiter les données du projet.
- Autres fichiers MPP
Dans le cadre de la gestion multi-projets, d’autres fichiers peuvent être mis en place :
- Autre fichier MPP pour introduire la notion de sous-projets ou de liens inter-tâches et
inter-projets.
- Autre fichier MPP pour effectuer le partage de ressources entre plusieurs projets.
10.5.4 Intégration du logiciel Microsoft Project dans la plate-forme logicielle Microsoft
Les logiciels qui font partie de la plate-forme Microsoft constituent un champ
d’investigation et de coopération très vaste.
Cet aspect est particulièrement intéressant pour le logiciel Microsoft Project qui, par
essence, se trouve confronté à un environnement complexe :
- Notion de projet d’entreprise, parfaitement mis en œuvre avec les logiciels Server
2000, Exchange ou Outlook, un serveur intranet et SQL Server.
- Nécessité d’accéder à des fonctions de calcul ou de représentations graphiques
réalisables avec Microsoft Excel.
- Besoin d’établir des documents pour la communication autour du projet. Possibilité
d’interaction avec Microsoft Word ou Powerpoint.
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- Structure de données proche d’une base de données. Les drivers ODBC donnent
accès, à partir de Microsoft Project, à des bases externes. Il existe par ailleurs un lien
privilégié avec Microsoft Access.
Techniques DDE et OLE accessibles.
Développement avec la plate-forme Visual Basic pour Application (VBA) et les
contrôles ActiveX.
Le schéma suivant présente les interactions possibles entre les différents logiciels de la
plate-forme Microsoft.
En résumé
Le management de projet repose :
- En amont du développement sur l’analyse fonctionnelle et sur l’existence d’un
système d’informations techniques,
- En développement et en production sur des processus de bouclage, sur l’existence
d’un système d’informations techniques, sur des processus de maîtrise des coûts et
de délai, et sur des processus de configuration et de conception à coût objectif.
Microsoft Project est un logiciel puissant qui vous permettra de gérer vos projets
efficacement.
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