Chapitre 5 :

L’organisation d’un projet

Introduction

Un projet se conduit en s’appuyant sur une démarche qui oscille régulièrement entre une

approche globale située dans les objectifs et une approche analytique qui met l’accent sur la

simplification afin de maîtriser tous les paramètres.

Un projet se conduit en enchaînant des séquences, c’est un processus qui s’appuie sur un

découpage en étapes, chacune se concluant par une production, un résultat livrable

permettant au donneur d’ordre (DO) de :

• décider de poursuivre ou non ;

• vérifier l’adéquation entre les prévisions et les investissements.

I. Démarche générale de conduite de projet

1. le cadrage

C’est l’étape qui permet de définir les objectifs du projet, sa pertinence par rapport aux

objectifs du service, ses composantes techniques, la qualité attendue, son coût et les délais.

Le cadrage comporte trois phases :

a) La clarification de l’idée de départ, de l’intention

Il s’agit là de s’assurer de son intérêt, de son opportunité au regard des objectifs de service.

Production : note de cadrage.

b) L’étude de faisabilité

Démarche utile pour des projets de grande envergure, l’analyse fonctionnelle a pour but de définir

plus précisément l’usage du produit, son fonctionnement et la motivation des utilisateurs.

A cette fin, les éléments suivants seront déterminés, analysés, hiérarchisés :

les fonctions de service expriment le besoin éprouvé par le demandeur : Elles peuvent être

décomposées en fonction d’un niveau inférieur en répondant à la question comment ?

les contraintes (limites imposées au concepteur) ;

l’aptitude du produit à satisfaire le client : Elle est évaluée par des indicateurs portant soit sur la

fonction d’usage (nature objective) soit sur la fonction d’estime (nature subjective).

Production : Cahier des Charges Fonctionnel (CdCF) dont la partie principale est l’énoncé fonctionnel

du besoin. Ce document permet de contractualiser une logique de résultat.

c) L’étude détaillée

Cette phase vise à définir comment et par qui sera réalisé le projet. Elle décrit :

les solutions techniques ;

les contraintes ;

la planification ;

les moyens et les outils de suivi et de contrôle ;

les rôles et les responsabilités des différents acteurs.

Production : planning.

2. La conduite

Le chef de projet constitue l’équipe projet. Jusqu’à cette étape, il a avancé dans son projet

soit en s’appuyant sur un (ou des) groupe de travail spécifique, soit seul. Les membres de

cette équipe projet sont sollicités pour leurs compétences, leur motivation, l’entente …

Le chef de projet propose pour accord la liste des membres de cette équipe au DO.

3. La conclusion

La livraison s’accompagne d’une évaluation qui porte sur la qualité, les coûts, les délais. En

ce qui concerne les indicateurs de la qualité, ils ont été déterminés soit, parce que l’analyse

fonctionnelle à été réalisée, soit pendant l’étude détaillée.

Le bilan final du projet doit être communiqué afin de porter à la connaissance de tous les

agents du service le succès de l’action, de montrer le travail réalisé par les membres actifs du

projet. Une capitalisation de l’expérience peut s’avérer utile pour les futurs projets. En effet,

d’une part, elle met à la disposition des autres agents une source d’informations utiles et,

d’autre part, cet exercice impose à l’auteur de réaliser une analyse basée sur une réflexion

et une prise de recul. L’archivage du projet doit être effectué car il constitue la mémoire de

ce dossier source qui peut s’avérer indispensable en cas de litige.

II.

Les acteurs et partenaires des projets

1. Le maître d’ouvrage (MOA) 1

C’est la personne physique qui commande le projet. Il est le décideur du projet, à ce titre il

est aussi appelé le donneur d’ordre (DO) et il peut être assimilé à un client puisqu’il est

porteur des choix. Il peut être représenté par un maître d’ouvrage délégué ou un

représentant permanent de la maîtrise d’ouvrage (RPMO). Il est présent :

Au début du projet : il valide l’idée initiale et il décide de la réalisation ou non du projet.

En cours de projet : Il valide les documents stratégiques, les étapes clé, les propositions

d’adaptation en cas de nécessité. Il accorde les moyens, Il montre son engagement, il assure

un appui fort aux acteurs.

A l’issue du projet : il décide des suites éventuelles à donner au projet. Il désigne le chef

de projet et nomme les membres de l’équipe du projet sur proposition du chef de projet.

2. Le maitre d’œuvre (MOA)

C’est l’entité retenue par le maitre d’ouvrage pour réaliser l’ouvrage, dans les conditions de

délais, de qualité, de performance et de cout fixes par ce dernier conformément a un

contrat.

Le MOA est responsable du produit, c’est a lui de :

Définir les constituants du produits,
Réaliser ou faire réaliser le produit,
Assurer les assemblages et les essaies.

3. Le chef de projet

Il a un rôle de chef d’orchestre, il réalise certaines activités (en fonction de la nature du

projet).

Il manage le projet dans toutes ses composantes et rend compte au comité de pilotage. Il

doit être hiérarchiquement placé de façon à être « entendu » par sa direction mais

également par tous les individus qui touchent de prés ou de loin au projet. Ses qualités les

plus importantes sont l’adaptation, la souplesse, le charisme … Il doit être capable de

motiver, décider, déléguer, faire preuve de rigueur, négocier, imaginer … et disposer d’un

ensemble de compétences dont la maîtrise d’un certain nombre d’outils (communication,

animation de réunion, techniques de recueil d’information, de planification, comptabilité,

informatique…).

En fonction de l’envergure du projet, une fiche de fonction pourra être établie. Elle

comportera à minima les finalités, les objectifs du projet, le rattachement, les activités, les

résultats, les moyens, les responsabilités.

4. L’équipe projet

Groupe de travail uni, motivé, occupé à temps plein ou non à analyser les risques, proposer

des solutions et les moyens adaptés, réaliser des activités, les gérer, les suivre, contrôler.

En fonction de la difficulté du projet et de l’organisation dans laquelle elle s’inscrit, cette

équipe :

Comportera plus ou moins de membres. De plus, sa composition peut varier an fonction de

l’avancement du projet ;

Sera structurée par les affectations et les modes de rattachements. En effet, deux types

d’organisation peuvent être repérés :



internes : le chargé du projet est en poste dans le service demandeur, il reste donc

subordonné à sa hiérarchie directe et il coordonne une équipe composée d’agents

(correspondants) situées dans d’autres unités.

fonctionnels : placé sous l’autorité du chef de service (ou d’un membre de la

direction) le chef de projet a une position dans l’organigramme qui lui permet de

négocier avec les différents hiérarchiques.

Pourra être plus ou moins détachée, compte tenu des contraintes de délais, de

l’importance de l’objectif.

5. Les personnes ressource

Leur présence est requise pour participer à l’étude, à la résolution de situation particulière.

Ce peut être des experts internes ou externes : en assistance, conseil (consultants), d’un

domaine technique, ou des personnes liés ou impactés par le projet.

6. L’organisation

Lorsque le service réalise dans une même période plusieurs projets complexes, la direction

doit alors développer une stratégie de management par projet dont les caractéristiques

essentielles sont :

une forte orientation vers les finalités à atteindre, par une évaluation sur les résultats, une

communication forte (sur les objectifs).

pour les acteurs du projet, le choix du chef de projet (niveau hiérarchique, reconnaissance

interne) - pour l’ensemble des acteurs, la capacité d’action accordée (délégation et marges

d’autonomie).

III.

Les outils de pilotage d’un projet

Outil 1 : le cahier des charges du projet

• Définir un projet,

•Identifier

• Recenser les acteurs et partenaires d’un projet et identifier leurs besoins.

résultats

enjeux,

délais

les

d’un

projet,

Outil 2 : les lettres de mission du chef de projet et du contributeur

• Organiser le projet,

•Organiser

contributions

•Élaborer

• Clarifier la mission du chef de projet.

des

attendues,

contributions

différentes

acteurs

les

calibrer

lotir

les

projet,

charges,

Outil 3 : le planning

• Planifier, identifier les risques, estimer les coûts,

•Élaborer

• Déterminer et gérer les principaux risques.

et mettre

jour un planning,

calculer

coût du projet,

Outil 4 : la validation des résultats de l’équipe projet

• Piloter un projet,

• Utiliser les leviers d’action du chef de projet pour impliquer ses partenaires,

• Identifier et valider les résultats obtenus,

• Placer les résultats du projet au cœur de ses échanges.

Outil 5 : le plan de communication

• Communiquer sur un projet,

•Différencier

•Construire

• Connaître les facteurs clés de succès et d’échec en communication de projet.

communication

information,

plan

relation,

communication,

Outil 6 : les règles de fonctionnement au quotidien : reporting, relevé de décisions…

• Piloter des réunions du projet,

• Gérer les réunions d’avancement du projet,

• Instruire la capitalisation.

Outil 7 : le tableau de bord du projet

• Suivre les résultats de son projet,

• Répondre aux besoins de reporting des acteurs,

• Identifier les indicateurs pertinents et construire son tableau de bord.