Formation en Gestion de Projets

Microsoft Office Project 2007

Anis JABLOUN

2010

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Introduction Problématique

Gérer des projets est, à l’heure actuelle, l’un des points particulièrement sensibles pour les entreprises :

estimer les délais ;
connaître les dates de fin ;
suivre un projet et ses dérives ;
analyser les écarts ;
suivre les charges des ressources.

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Introduction Un obstacle culturel

Dans les entreprises, les différents acteurs d’un projet ont parfois du mal à se plier aux exigences des méthodes et des outils, en particulier pour :

l’évaluation des charges ;
le suivi du temps passé et le reste à faire;
les rapports d’activités, etc.

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Introduction

Un obstacle technique

L’augmentation considérable de la complexité et des fonctionnalités des logiciels de gestion de projets a tendance à rebuter même les utilisateurs les plus acharnés.

Plus une organisation est petite, plus la gestion des ressources est importante.

Chacun est concerné par la mise en œuvre de méthodes et d’outils de gestion de projets.
Microsoft l’a bien compris et offre donc un outil logiciel qui, au fil des versions, propose aujourd’hui une plate-forme de gestion de projets attractive.

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Introduction Organisation et intégration dans le système d’information de l’entreprise

La gestion de projets n’est pas une activité nouvelle dans les entreprises et les organisations. Pour la plupart, elles s ’ appuient sur un système d ’ information existant : outil de suivi d’affaire, de gestion du temps, de suivi budgétaire…
La nécessité d’intégrer la gestion de projets à la fois dans le système d’information existant et dans le management de l’entreprise nous semble des plus importantes.

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Introduction Organisation par projet

Un logiciel de gestion de projets, même inadapté à l’environnement de projet, pourra certes rendre des services pour des activités récurrentes telles que le calcul de dates, de délais, de coûts, etc., mais il n’aura d’effets réellement bénéfiques que dans le cadre de la mise en place de procédures articulées autour de la gestion par projet .

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Charte des projets

La charte des projets détermine :

L’analyse, le lancement, la conduite et la clôture des projets, et également les outils et les méthodes à utiliser dans chaque projet, comme :

l ’ organigramme technique,
l’organisation,
le plan directeur, la gestion de la documentation,
la gestion de la trésorerie, La gestion des contrats
la gestion de la qualité.

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Définition de la Gestion de Projets

L’A.F.N.O.R. (Association Française de Normalisation) définit un PROJET comme étant : « un effort unique mettant en œuvre des moyens (humains, matériels ou services) pour atteindre un objectif dans des délais fixés »

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Définition de la Gestion de Projets

Cette définition regroupe la majorité des questions qui doivent être posées :

«… atteindre un objectif …» Qu’est-ce qui doit être fait ?

«… en œuvre des moyens …» Qui (ou quoi) aura en charge la tâche ?

«… dans des délais fixés …» Quand le travail doit-il être livré?

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Définition de la Gestion de Projets

Deux autres questions sont également importantes : - Quel est les budget accordé ? - Quelles seraient les conséquences d’un retard dans la livraison d’un projet ?

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Définition de la Gestion de Projets

La gestion de projets doit notamment permettre de répondre à la question suivante :

« Où en est-on dans le projet ? »

Pour trouver des éléments de réponse, vous devez effectuer les opérations suivantes :

formaliser un scénario en termes de planning, de plan de charges et de budget ; Disposer de moyens pour déterminer périodiquement ce qui a été fait et ce qui reste à faire ; Représenter l’avancement.

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Définition de la Gestion de Projets

Ces questions posées, les réponses apportées, la GESTION DE PROJETS consiste à planifier, à organiser et à gérer des activités et des moyens dans le but d’atteindre l’objectif défini, objectif soumis à des contraintes de temps et d’argent .

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Les outils de la Gestion de Projets

Gérer des projets demande des efforts importants, du temps et de l’argent. Un logiciel de gestion de projets ne résout pas l’ensemble des problèmes, mais il apporte un soutien non négligeable lors de la mise en place d’une organisation par projet. Pour que son inté g ration ait de bonnes chances de succès, il faut p asser impérativement par une étape préalable, dont l’objectif sera d’apporter rigueur et homogénéité dans :

la terminologie des projets ; Les règles d’échange d’informations ;
les tableaux de bord et documents attendus (délivrables) ;
la compréhension des algorithmes de calcul.

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Les outils de la Gestion de Projets

Les logiciels de gestion de projets sont des outils de modélisation incontournables aujourd’hui en phase de projet. Ils représentent une aide précieuse pour les tâches suivantes : un outils de planification des tâches pour déterminer le paramètre « délai » ; un outil de mesure et d’aide à la décision pour la charge des ressources ; un outil de coordination entre les différents acteurs ; un outil de communication.

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Les techniques de la gestion de projets

La gestion de projets fait appel à un certain nombre de techniques.

le Diagramme de Gantt (1917, Henry L. Gantt ing. américain) : système de représentation graphique des activités sur une échelle de temps : le diagramme à barre

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Les techniques de la gestion de projets

la Méthode des Chemins Critiques (Critical Path Method CPM )

Elle permet de calculer la durée totale d’un projet à partir de la durée de chaque tâche et des liaisons existant entre les différentes activités du projet. (1956)

la Méthode PERT ( P rogram E valuation & R eview T echnique)

Créée par la marine américaine pour le projet des missiles Polaris. Cette technique met graphiquement en évidence les

Les techniques de la gestion de projets Aujourd’hui on conjugue les trois techniques, un Gantt affiche les relations entre les tâches (réseau PERT ou Or g ani g ramme des tâches ) et p eut aussi afficher le chemin critique (méthode du CPM)

A B

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Planification de Projet Pourquoi planifier ?

Planifier demande du temps, de la rigueur et de l’expérience, mais c’est un facteur clé du succès du projet.

La planification, réalisée avant le lancement du projet, présente l manière dont le chef de projet souhaite atteindre l ’ objectif.

Le plan n’est pas ce qui va se passer mais ce que l’on veut voir arriver.

Il sert à présenter à tous les intervenants ce qui devrait se passer, quand et comment. Il permet donc à chaque acteur de se situer dans le projet et de prendre conscience de son rôle.

La planification n’a d’intérêt que si le plan est mis à jour régulièrement.

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Planification de Projet

Planifier : les points clés

1 [ère] étape : Dresser la liste des tâches et des jalons.
2 [ème] étape : Déterminer les relations entre les tâches.
3 [ème] étape : Estimer la durée de chaque tâche.
4 [ème] étape : Construire le réseau.
5 [ème] étape : Optimiser le réseau.

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1 [ère] Etape : Lister les tâches et les jalons

Définir une tâche (ou activité)

C’est la description du travail à mener pour obtenir un résultat précis. Exemple : Ecrire le mode d ’ emploi de l ’ appareil.
La réalisation d’une tâche est confiée à une ou plusieurs RESSOURCES.
Plus une tâche est explicite plus on peut estimer au mieux les MOYENS à mettre en œuvre pour la réaliser. Il ne faut pas donc hésiter à remplacer une tâche par deux ou trois plus détaillées. Il faut tout de même se limiter à un niveau de détail raisonnablement utile.

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1 [ère] Etape : Lister les tâches et les jalons

Définir un jalon (ou borne, milestone, évènement)

C’est une tâche d’une durée zéro, c’est-à-dire négligeable par rapport à la série d’activités qui l’encadre.
Un jalon représente des objectifs intermédiaires qui permettent de constater l’état d’avancement du projet.
Tout projet devrait afficher une borne de début afin d’identifier son démarrage et une borne de fin pour clôturer le projet.

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2 [ème] Etape : Réfléchir aux relation entre les tâches

Un lien décrit une relation d’ordre entre les tâches. Un lien n’a pas de durée.
Microsoft Project offre quatre types de relations entre les tâches :
Fin à début (FD) : B ne peut pas débuter avant la fin de A

(le plus utilisé)

Début à fin (DF) : B ne peut pas finir avant le début de A

(rarement utilisé)

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2 [ème] Etape : Réfléchir aux relation entre les tâches

Début à début (DD) : B ne peut pas débuter avant le début de A
Fin à fin (FF) : B ne peut pas finir avant la fin de A

Dans Ms Project : A est appelé le PREDECESSEUR et B le SUCCESSEUR

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2 [ème] Etape : Réfléchir aux relations entre les tâches

Les techniques utilisées

A chaque tâche est attribué un numéro propre qui correspond au numéro de sa ligne? Pour chaque tâche, la question posée est : pour démarrer cette tâche, de quelle(s) tâche(s) a-t-on besoin ? Sauf pour la tâche de début et les évènements externes, toute tâche doit avoir au moins un prédécesseur.

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3 [ème] Etape : Trouver la durée des tâches

Décrire la durée

La durée est la quantité de temps entre le DEBUT et la FIN d’une tâche. Elle est fonction du rapport entre la quantité de travail demandée et la capacité de disponibilité des moyens affectés à sa réalisation.

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3 [ème] Etape : Trouver la durée des tâches

Estimer une durée

Outre votre expérience personnelle, l’interrogation d’experts..., vous pouvez appliquer la loi Beta . Pour chaque tâche, prenez les trois durées suivantes : optimiste (Do), pessimiste (Dp) et la plus proche (Dc). Calculez et utilisez la durée moyenne (Dm) :

Dm = (Do+4Dc+Dp)/6

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4 [ème] Etape : Construire le réseau

Représenter graphiquement les données

Représentez graphiquement les données sous forme de PERT (Diagramme en réseau). Les tâches sont représentées dans des boîtes et des flèches matérialisent les liaisons.

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4 [ème] Etape : Construire le réseau

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4 [ème] Etape : Construire le réseau

Calculer la durée totale du projet

Première séquence : Elle détermine pour chaque tâche sa durée de début au plus tôt. Dans la majorité des cas, le calcul est uniquement fait en fonction des liaisons. Lorsqu’une activité a plusieurs prédécesseurs, il faut prendre celui qui se termine le plus

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4 [ème] Etape : Construire le réseau

N°	Tâches	Préd.	Durées (semaine)	Début au plus tôt (début de la semaine)	Fin au plus tôt (Fin de la semaine)
1	Bureau d'études	-	18s	1	18
2	Préparations électroniques	1	30s	19	48
3	Préparations mécaniques	1	20s	19	38
4	Tests électroniques et mécaniques	2;3	50s	*49()**	98
5	Montage de la mécanique	3	45s	39	83
6	Design	3	35s	39	73
7	Assemblage	4;5;6	22s	99	120
*()**_ Les tests ne commencent que lorsque les deux tâches de préparation sont terminées ; l'une finissant à la fin de la semaine 48 et l'autre à la fin de la semaine 38, les tests peuvent commencer qu'au début de la semaine 49._	*()**_ Les tests ne commencent que lorsque les deux tâches de préparation sont terminées ; l'une finissant à la fin de la semaine 48 et l'autre à la fin de la semaine 38, les tests peuvent commencer qu'au début de la semaine 49._	*()**_ Les tests ne commencent que lorsque les deux tâches de préparation sont terminées ; l'une finissant à la fin de la semaine 48 et l'autre à la fin de la semaine 38, les tests peuvent commencer qu'au début de la semaine 49._	*()**_ Les tests ne commencent que lorsque les deux tâches de préparation sont terminées ; l'une finissant à la fin de la semaine 48 et l'autre à la fin de la semaine 38, les tests peuvent commencer qu'au début de la semaine 49._	*()**_ Les tests ne commencent que lorsque les deux tâches de préparation sont terminées ; l'une finissant à la fin de la semaine 48 et l'autre à la fin de la semaine 38, les tests peuvent commencer qu'au début de la semaine 49._	*()**_ Les tests ne commencent que lorsque les deux tâches de préparation sont terminées ; l'une finissant à la fin de la semaine 48 et l'autre à la fin de la semaine 38, les tests peuvent commencer qu'au début de la semaine 49._

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4 [ème] Etape : Construire le réseau

Calculer la durée totale du projet

Deuxième séquence :

Il faut partir de la DATE DE FIN et remonter dans le temps

pour ca cu er l l l es d a t es d e déb u t e t d e fi n AU PLUS TARD .

Ceci permet de déterminer la date à laquelle chaque tâche doit être terminée afin que le projet ne prenne pas de retard. Pour faciliter ces calculs, il est conseillé d’ajouter l colonne des successeurs. Lorsqu’il y a plusieurs successeurs, on prend en compte celui qui débute le plus tôt.

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4 [ème] Etape : Construire le réseau

N°	Tâches	Durées (semaine)	Succ.	Début au plus tard (début de la semaine)	Fin au plus tard (Fin de la semaine)
1	Bureau d'études	18s	2;3	1	18
2	Préparations électroniques	30s	4	19	48
3	Préparations mécaniques	20s	4;5;6	29	48
4	Tests électroniques et mécaniques	50s	7	49	98
5	Montage de la mécanique	45s	7	54	98
6	Design	35s	7	64	98
7	Assemblage	22s		99	120

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5 [ème] Etape : Equilibrer le réseau

Tout équilibrage prend en compte une notion importante, la notion de marges.

Définir les marges

Une marge est la période pendant laquelle une tâche peut glisser dans le temps sans affecter les dates d’une autre tâche ( MARGE LIBRE ) ou la date de fin du projet ( MARGE TOTALE ). La Marge Totale : il s’agit de l’intervalle de temps pendant lequel une tâche peut être retardée sans pour autant retarder la date de fin du projet.

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5 [ème] Etape : Equilibrer le réseau

N°	Tâches	Début au plus tard	Début au plus tôt	Marge totale
1	Bureau d'études	1	1	0
2	Préparations électroniques	19	19	0
3	Préparations mécaniques	29	19	10
4	Tests électroniques et mécaniques	49	49	0
5	Montage de la mécanique	54	39	15
6	Design	64	39	25
7	Assemblage	99	99	0

C’est la différence entre la date de début au plus tard et la date de début au plus tôt de chaque tâche.

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5 [ème] Etape : Equilibrer le réseau

La Marge libre : Elle représente l’espace de temps pendant lequel on peut reculer une tâche sans retarder d’autres tâches. C’est la différence entre la date de début au plus tôt du successeur le plus précoce moins 1 et la date de fin au plus tôt de la tâche . La suite des tâches ayant une marge totale égale à zéro, définit le CHEMIN CRITIQUE . Tout changement dans la durée de l’une de ces tâches a un effet immédiat sur la date de fin du projet. Ces tâches sont appelées les TACHES CRITIQUES .

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5 [ème] Etape : Equilibrer le réseau

N°	Tâches	Successeur le plus précoce	Début du plus tôt du descendant	Date de Fin au plus tôt	Marges libres
1	Bureau d'études	2 et 3	18	18	0
2	Préparations électroniques	4	48	48	0
3	Préparations mécaniques	5 et 6	38	38	0
4	Tests électroniques et mécaniques	7	98	98	0
5	Montage de la mécanique	7	98	83	15
6	Design	7	98	73	25
7	Assemblage	-	120	120	0

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5 [ème] Etape : Equilibrer le réseau

Vérifier les délais sur les liaisons

Fréquemment les liaisons sont soumises à des délais qui peuvent être des AVANCES ou des RETARDS . Exemple de retard : on pose le vernis une semaine après la fin de la teinte. Exemple d’avance : on peut commencer une fabrication une semaine avant la fin des études générales.

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Gérer le temps avec les calendriers Pour que Microsoft Project puisse planifier les tâches en tenant compte des horaires des ressources ou des groupes de ressources, il dispose de plusieurs types de calendriers, chacun étant associé à un élément différent (tâche, ressource…). Microsoft Project connait le nombre d’heures par jour de travail, les jours et les heures ouvrés et chômés prévus… grâce à un calendrier du temps travaillé .

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Gérer le temps avec les calendriers

Il existe deux types de calendriers du temps travaillé :

le calendrier de base (ou de projet ) stocke les heures et jours ouvrés et chômés planifiés pour plusieurs ressources, ces ressources effectuent généralement un travail similaire ou apparenté au cours du même travail d ’ équipe .
Le calendrier de ressource contient les prévisions de travail pour une ressource donnée.
Le calendrier de ressource, fondé sur un calendrier de base, contient les exceptions au calendrier de base.

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Microsoft Project

Microsoft Project est un outil logiciel d’aide à la décision orienté projets. Il permet de stocker l’ensemble des informations q ui constituent un p ro j et et offre toutes les fonctionnalités nécessaires à sa mise en place et à son suivi.

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Microsoft Project

Microsoft Project se présente dans la gamme à laquelle il appartient, comme le logiciel le plus à même d’évoluer et le plus ouvert du marché. Les atouts principaux à retenir :

Construit comme une boîte à outils, ce logiciel permet à chacun de construire ses propres éléments à partir des f onctions d e b ase, d e mani è re à se rapproc h er l e p us possi l bl e, voire complètement, des besoins de l’entreprise. Les évolutions de versions permettent d’obtenir un produit de plus en plus abouti.
La possibilité de réaliser des programmes en langage Visual Basic Application facilite le développement d’applications intégrant Microsoft Project ou d’autres outils logiciels standard et/ou spécifiques.

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Microsoft Project

Microsoft Project propose différentes briques particulièrement bien adaptées à chaque acteur des projets :

Chef de projet ;
Responsable de service ;
acteur de projet ;
Direction générale .
Il intègre la notion de « gestion de projets d’entreprise » : il fournit en standard un ensemble de fonctionnalités particulièrement importantes pour la mise en œuvre de projet d’envergure.
Microsoft propose aujourd’hui un module Back Office qui enrichit le panel de possibilités, notamment dans le domaine de la centralisation des données, de la sécurisation ou encore de l mise à disposition d’inforamtions.

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Microsoft Project

Fonctions principales

Microsoft Project propose un ensemble de fonctions de gestion de projets, dont certaines sont spécifiques à Microsoft :

Un ensemble d’outils d’aide en ligne (guide de projets) : très riche, qui assiste l ’ utilisateur dans toutes les étapes de planification.

Smart Tags : informations et/ou conseils sur des actions possibles en fonction du contexte.
Un ensemble d’affichage variés : standard ou à créer qui permet de visualiser le projet sous différents angles :
- planning (diagramme de Gantt avec trois échelles de temps) ;
- réseau PERT ;
- Tableaux des tâches et des ressources ;
- Graphe des ressources, etc.

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Microsoft Project

Un ensemble d’outils : pour préparer et imprimer les rapports sur le projet (tables, filtres, modèles de rapport, etc.).
Méthode de planification :
- par les tâches ou par les ressources, par effort ;
- à rebours ;
- gestion des différents types de relations (fin à début, début à fin, fin à fin, début à début) ;
- possibilité de définir des chevauchements ou des délais entre les tâches ;
- support de huit types de contraintes pour les tâches (dès que possible, doit commencer le, doit finir le, etc.).
Gestion des ressources :
- calendrier propre à chaque ressource ;
- gestion des heures supplémentaires ;
- aide à la recherche de ressources appropriées et disponibles ;
- lissage ou nivellement des ressources par rapport à différents critères.

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Microsoft Project

Suivi de projet :
- suivi à partir des durées, du travail, des coûts ou des ressources ;
- planification intermédiaire;
- paramétrage du diagramme de Gantt ou des autre affichages ;
- élaboration de rapports ou de graphiques.

Intégration avec la plate-forme Microsoft :

Excel, Outlook, SQL Server, Share Team Point, Internet Application Server ;
- Fonctionnalités multiprojets :
partage de ressources entre projets ;
mise en place d’une architecture multiprojet (sous-projet) ;
Consolidation de projets.

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Microsoft Project

Caractéristiques des projets

Un projet, au sens de Microsoft Project, est un ensemble d’informations articulées principalement autour de quatre sousensembles : le projet, les tâches, les ressources, les affectations.

Il est essentiel, pour pouvoir utiliser un logiciel de gestion de projets, de bien assimiler cette problématique . L ’ ensemble des informations d’un projet constitue un véritable système d’informations.

Un projet, identifié par une date de début (ou de fin), contient un ensemble d’activités. Les caractéristiques a minima d’une tâche sont les suivants : le nom, la durée, la contrainte de dates (Début au plus tôt le, Fin au plus tard le, etc.) et les liens (prédécesseurs et successeurs).

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Microsoft Project

Caractéristiques des projets

Ces caractéristiques permettent à Microsoft Project de déterminer un planning de réalisation des tâches « au plus tôt et au plus tard ».
L’algorithme de calcul utilisé s’appuie sur des méthodes mathématiques éprouvées : méthode PERT ou méthode du chemin critique CPM .
Chaque tâche du projet peut consommer des ressources pour sa réalisation. Les principales caractéristiques des ressources sont le nom et le coût .
Microsoft Project permet de stocker l’ensemble des informations d’un projet et de les représenter sous diverses formes : réseau PERT, diagramme de Gantt, tableaux, etc.
L’ensemble des données de suivi peut également être mémorisé et permettre d’évaluer les écarts entre Prévisions et Réalisations tout au long de la réalisation des projets. C’est une étape itérative qui permet de s’assurer de la justesse des prévisions ou de procéder aux ajustements qui permettent de suivre le déroulement réel.

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Microsoft Project

Prise en main: Interface, Menus, Zones d'activités, Aide, Modes d'affichage;

Planification d'un projet : créer un projet; définir les dates extrêmes et les jours ouvrés; planifier les tâches; associer des informations et des contraintes aux tâches

Gestion des ressources : création d'une équipe de projet; affecter les ressources aux tâches

Assurer le suivi d'un projet : créer différents types de diagrammes; créer et gérer des rapports; suivre l'évolution d'un projet par rapport à une planification initiale

Conversion de fichiers et compatibilité : compatibilités ascendante et descendante, Exporter le contenu du projet vers d'autres outils (MSExcel); importer des éléments d'autres outils; rattacher des documents au projet

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