Analyse et Conception d'un projet BI

Analyse et Conception d'un projet BI par Mohamed Taslimanka Sylla - Fleur-Anne.Blain

II-1-c - D coupage des besoins en th mes/sujets

Apr s interview, il est toujours bien de faire un compte rendu de r union. Cela permet par la suite de d gager les

diff rents business process impl menter dans le business model. A partir des comptes rendus de r union il faudra

d'abord classer les besoins en th mes ou sujets d'analyse. On peut par exemple s'imaginer, si on est dans le milieu

de la vente que le commercial de la direction force de vente voudra tendre ses ventes dans le maximum de r gions

possibles et pour cela lors de l'interview il demandera pouvoir disposer d'un outil qui lui permettra de bien valuer

les zones fluides en terme de vente. De m me, lors de l'interview de la personne cl du d partement marketing,

ce dernier voudra analyser les cat gories de produits qui susciteront le plus d'int ressements de la part de la jeune

client le. Ces deux besoins diff rents seront class s dans 2 th mes ou sujets diff rents (on verra que a ne sera

pas forc ment 2 business process diff rents).

II-1-d - D finition des business process

Apr s le d coupage des besoins en sujets, il faudra maintenant passer presque au cSur de la mod lisation : la

d finition des " business process ". Cette phase est utile pour pouvoir regrouper des th mes qui sont concern s par le

m me business process pour viter de dupliquer des choses. Et l aussi Margy Ross l'a bien signal dans son article

intitul Focus on business process, not business department o il d clare que l'erreur g n ralement commise par

certains concepteurs de syst mes d cisionnels est de d finir des business process redondants. Chaque d partement

ou secteur de l'entreprise a ses propres besoins et ces besoins peuvent faire appel au m me business process.

Par exemple, les marketeurs (d partement marketing) peuvent avoir besoin d'analyser l'int ressement des jeunes

une cat gorie de produits. De m me, les commerciaux (d partement vente) peuvent avoir besoin de conna tre

le chiffre d'affaire de la r gion le-de-France en terme d'achat de portables par exemple. Ces deux cat gories de

besoins utilisent tous les deux le business process " commande ". On risque de r p ter le m me business process

si l'on tient compte de la demande de chacun des deux d partements s par ment.

II-2 - Mod lisation dimensionnelle

Une fois avoir recens les diff rents business process, on pourra commencer construire le mod le dimensionnel

proprement parl . Pour cela il faudra bien videmment rep rer les tables de faits et celles de dimensions.

II-2-a - Tables de faits

Pour d tecter la/les table(s) de fait(s), il faudra se servir des l ments recueillis lors de la phase pr c dente c'est

dire des diff rents " business process ". Il faudra donc pour chaque business process se demander quels sont

les l ments dont on souhaite mesurer la magnitude (prix, taux, intensit , temp rature, etc.). Par exemple, pour la

business process " commandes ", on pourrait d finir les mesures suivantes : prix unitaire, prix d'achat, etc.

II-2-b - Tables de dimension

Un business process repr sentant une activit , les objets qui entrent en jeu dans cette activit constituent eux les

dimensions. Alors si l'on consid re le business process " commandes ", les acteurs qui participent l'activit peuvent

tre le client (c'est lui qui lance la commande), le produit (c'est lui qui fait l'objet de la commande) et certainement

le temps (le temps est une dimension particuli re qui est souvent tr s utile dans le monde du d cisionnel. Dans des

SGBD comme DB2, il est m me impos .

Pour une bonne conception du business process, je pense qu'il n'est pas mal d'utiliser le diagramme UML d'activit .

Ce diagramme permet de mod liser l' activit d'un syst me.

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III - Aspect Pratique

Tout cela para t bien th orique. Je propose donc de passer un cas pratique. Prenons l'exemple suivant :

L'universit Paris100 traverse des moments difficile et arrive difficilement g rer les requ tes de ses

tudiants. Et pourtant l'universit pense que son syst me est efficace pour la gestion des admissions, des

inscriptions, des inscriptions p dagogiques ( inscription aux mati res), les recrutements de professeurs,

etc. D'ailleurs, l'universit pr voit d' tre en gr ve et les personnes dirigeantes sont inqui tes et voudraient

savoir ce qui ne marche vraiment pas. Cet exemple n'est certainement pas tr s pertinent compar aux

domaines de l'industrie ou de la banque mais comme beaucoup de personnes connaissent le fonctionnement

de l'universit , a pourrait tre un exemple assez simple.

III-1 - Etude du domaine

Pour l' tude du domaine, nous allons faire les op rations suivantes :

"

"

"

Naviguer sur le site de l'universit afin de comprendre le fonctionnement (g n ralement il y'a l'historique de

l'universit , ses partenaires, ses formations, sa strat gie, l'organigramme, le coin anciens tudiants (pour

t moignage, avis, etc.), la recherche ( tude doctorale), vie au campus, la biblioth que etc.).

Demander aux gestionnaires (service comptabilit , service inscription p dagogique, service logement

tudiant etc.) s'il existe des logiciels de gestion utilis s et s'il est possible de les brancher sur des bases

de test. Si c'est le cas cela pourra beaucoup vous aider pour apprendre superficiellement le m tier du

gestionnaire. N'essayez surtout pas de conna tre le logiciel comme ses utilisateurs de base car ce n'est

pas de votre domaine de comp tence. Essayez juste de comprendre au mieux l'utilisation de ces logiciels/

progiciels.

Faire quelques requ tes SQL sur ces bases de gestion. Les requ tes du type GROUP BY avec des fonctions

d'agr gats comme COUNT, SUM sont souvent utiles pour conna tre certaines choses comme le nombre

d'inscrits par mati re. Par exemple :

SELECT Matiere.nom_Matiere,COUNT(Etudiant.id_etudiant)

FROM

Matiere,Inscription,Etudiant

WHERE

Matiere.id_Matiere = Inscription.id_Matiere

AND

Inscription.id_Etudiant = Etudiant.id_Etudiant

GROUP BY

Etudiant.id_Etudiant

HAVING COUNT(Etudiant.id_Etudiant) > 30

Cette requ te est cens e donner les mati res ayant plus de 30 inscrits. Conna tre cela pourrait tre int ressant

dans la mesure o a pourrait nous informer assez grossi rement sur les centres d'int r ts des tudiants suivant

les mati res.

III-2 - Interview

Avant les interviews, nous nous sommes renseign s sur l'organigramme en interrogeant la DRH , en lui demandant

de nous fournir le sch ma global des diff rentes directions et du personnel. Apr s avoir pris connaissance de cette

structure voil que nous somme pr ts aller interroger certaines personnes cl s. Ci-dessous voici les personnes

que nous avons choisi d'interviewer. Le choix a t fait expr s du fait que ces personnes connaissent bien le m tier

et sont des personnes incontournables.

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Nom

Fonction

Mme Dupond

M. Dumont

Mme Gironde

M.B

Secr taire-Direction des inscriptions

Responsable formation-dpmnt informatique

Secr taire - Service social/logement

Enseignant- dpmnt informatique

Voici ci dessous un interview pass avec Mme Dupond (Secr taire de la direction des inscriptions). Nous lui posons

tout d'abords quelques questions avant de lui demander ses r els besoins, voici quelques l ments de notre

interview :

Q 1: Mme Dupond vous tes en poste l'universit paris100 depuis combien de temps ?

R1 : Je suis l depuis 16 ans.

Q2 : Avez-vous toujours occup le m me poste ?

R2 : Non. En fait j'ai un peu tourn dans cette universit . Au d part je suis rentr e en tant que surveillante, ensuite

apr s 6 ans pass s j'ai t charg de faire l'emploi du temps des diff rentes facult s et en m me temps je m'occupais

de la gestion des salles d'examen. J' tais charg d'informer les tudiants que tel prof pr voyait un examen tel

date etc. Puis, 5 ans apr s, voyant que je ma trisais parfaitement la logistique de tout cela, j'ai t promu pour tre

secr taire de la direction des inscriptions.

Q3 :Quel est alors votre r le principal dans votre poste actuel ?

R3 :Eh bien je m'occupe des dossiers d'admission des nouveaux tudiants, des tudiants qui sont en r orientation,

des tudiants trangers, des tudiants seniors et bien d'autres cas. Et je suis charg e de voir dans un premier temps

si l' tudiant ob it aux normes d finies par l'universit avant d'envoyer son dossier la facult concern e. Cependant

je me retrouve d bord e de dossiers. J'ai m me eu des cas ou un m me tudiant envoie deux dossiers avec des

informations peu pr s identiques (m me facult demand e, m me r f rences civiles, etc..). Dur, dur pour savoir

qu'il s'agissait de la m me personne. Non ?

Mais bon ce ne sont pas les seules t ches. Car je m'occupe depuis pr s de 3 ans (depuis que les inscriptions

directement sur le site de l'universit sont possibles), de r cup rer ces inscriptions et des les envoyer la facult

concern e. En fait je les imprime pour les envoyer la facult concern e.

Q4 : Bien. Quels sont les difficult s que vous rencontrez actuellement ? Car si je comprends bien les tudiants

se pr parent une gr ve d'ici 3 semaines. Et apparemment ils disent que beaucoup de choses sont b cl es ici,

que les plus m ritants ne sont pas les plus r compens s et sont m me tr s mal orient s lors de leur cursus, les

plus n cessiteux ne sont pas forc ment favoris s. Et m me pour les admissions qui vous concernent directement,

les tudiants semblent dire que a ne va pas car la c te de l'universit baisse. Selon eux les dirigeants affirment

prendre des bacheliers de bons niveaux. Mais les tudiants doutent car ils n'ont jamais presque d croch de concours

organis s par le minist re de l' ducation nationale. Enfin bref, comment pouvez vous justifier cela ?

R4 : Eh bien vous savez M.Sylla, cela fait longtemps que je suis ici. J'ai vu passer des g n rations. Avant, il n'y

avait pas beaucoup de dossiers g rer et en plus on utilisait un seul canal de communication avec les postulant

(par crit). Mais depuis que l'universit a permis l'inscription en ligne, ce n'est pas du tout vident. Sans compter les

falsifications de notes, les duplications d'inscriptions. C'est dur vous savez pour une seule personne de g rer tout

cela avec exactitude en plus. Je fais vraiment de mon mieux. Vous savez quand un candidat d pose un dossier,

vous avez confiance surtout s'il a de bonnes notes. Quelques fois il m'arrive de d tecter des cas soup onneux. Par

exemple il y a 2 ans je me souviens qu'un tudiant tait venu d'une cole avec des notes excellentes. Quand j'ai vu

a j'ai directement accept ce dossier et ce n' tait malheureusement pas un tudiant brillant. Et il y'a juste 6 mois

quand j'ai eu le m me cas venant de la m me cole, je me suis rappel . J'ai ensuite fais mes enqu tes sur l' cole

en question et j'ai vu que ce n' tait pas une cole s rieuse. Vous voyez comment il est difficile de rep rer ces types

d'anomalies. Et ce cas je m'en suis rappel car l' cole avait un nom qui attirait l'attention.

Q5 : Une derni re question Mme Dupond. Selon vous quel serait le meilleur environnement de travail pour arriver

tr s bien g rer votre poste ?

R5 :Tout d'abord je voudrais avoir un syst me dans lequel je pourrais contr ler les inscriptions. Car il y a un op rateur

qui m'aide faire la saisie. D'ailleurs, c'est lui qui se charge de rentrer sur notre logiciel les diff rents candidats. Je

n'ai pas le moyen de voir tous les tudiant saisis. Si cela tait possible je pourrais faire des contr les. Et si je pouvais

faire des regroupements par zone g ographique, par d partement et d'autres choses du genre a m'irait tr s bien

dans mes contr les. Mais enfin je pense que a doit tre difficile r aliser.

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Voici donc un exemple d'interview tir de ma propre imagination. Je pense que cela ne se passe pas vraiment comme

cela. L'essentiel tant juste de simuler un vrai interview.

De la m me mani re, M.Dumond , M.Gironde et M.B doivent tre interview s. Dans cette section, il faudra bien

entendu faire un compte rendu de r union. Pour cela je ne vais pas m'y attarder car chaque entreprise a souvent

son propre template. Si l'entreprise n'en a pas, cr ez en un. Vous avez tout ce que vous devez y mettre. Maintenant

concernant l'agencement (constitution des paragraphes, conventions d' critures, logo, etc.), essayez d'en trouver un

votre convenance et constituez votre document de compte rendu.

III-3 - D coupage des besoins en th mes

Maintenant que vous avez toutes les informations qu'il vous faut, votre vrai travail personnel commence. Il faudra

r organiser tout cela. Car vous tes certainement d'accord avec moi qu' il y a beaucoup d'informations redondantes.

Quelque fois m me on trouve un m me besoin chez 2 personnes interview s. Eh bien c'est l'occasion de g rer cela.

Ainsi donc il faudra organiser les besoins en th mes. Voici ci-dessous une proposition :

Th me d'analyse

Processus concern

Demande d'admission par

voie postal

-admission

Demande d'admission par

Internet

-admission

Demande d'admission pour

les candidats trangers

-admission

-validation de langue

Crit res d'acceptation

• tude de dossier

Envoi lettre

• tude de dossier

Commentaire

Ce sujet concerne les

candidats qui postulent par

voie postale.

Ce sujet concerne les

candidats qui postulent sur

Internet

Ce sujet concerne les

candidats hors de la France

(que ce soit des candidats

parlant le fran ais ou non)

Ce sujet concerne les crit res

de validation du dossier

Ce sujet concerne les lettres

(acceptation sans condition,

acceptation avec condition

ou mise en liste d'attente)

envoyer aux candidats.

Dans ce tableau je n'ai mis que quelques cas mais il pourrait y avoir d'autres comme l'attribution des logements, les

pr ts aux tudiants, l'inscription d finitive etc.& On voit bien qu'en faisant cette liste on a plusieurs sujet qui sont

concern s par le m me " business process ". Aussi pour r aliser le besoin de certains th mes, il faudrait impl menter

plus d'un business process (exemple : demande d'admission des candidats trangers. Car la l gislation en vigueur

pourrait faire intervenir un autre business process qui est la validation de langue par exemple).

III-4 - Business process

Bien qu'il soit possible d'impl menter les 3 business process (admission, validation de langue et tude de dossier),

je choisirai ici de n'en traiter qu'un seul : l'admission. Attention certains besoins complexes peuvent avoir besoin de

plusieurs business process. Dans ce cas, il faut d'abord entamer les plus simples (ceux qui n'ont besoin de personnes)

avant de faire les plus complexes. Pour la d finition des business process on peut utiliser UML. Le diagramme

d'activit peut tre pas mal (bien qu'il existe des diagrammes plus sophistiqu s destin s uniquement aux " business

process "). Moi je les trouve tr s sexy ces diagrammes d'activit .

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Business process admission - Diagramme d'activit

III-5 - Business Model

Maintenant nous disposons de tout ce qu'il nous faut pour r aliser notre mod le dimensionnel pour le business

process " admission ".

III-5-1 - Faits

Dans ce diagramme d' activit , nous allons placer des l ments mesurables. Ces l ments sont des indicateurs

appr ciables. Voici ci-dessous 3 l ments que je trouve mesurables (vous en avez certainement trouv plus) :

"

"

"

D lai de renvoi de dossier (qui est la diff rence entre la date de retour du dossier et la date d'envoi du

dossier). Cette mesure pourrait servir pour conna tre ceux qui ont retourn assez rapidement leur dossier ou

ceux qui ont pris du temps etc.

Nombre d' l ments remplis dans le formulaire. Cette mesure permet de d terminer le taux de remplissage

du formulaires d'admission. Par exemple, on peut s'imaginer que sur un total de 25 contr les (cases

cocher, combo box, liste de choix, zones de saisie), le surfer en ait saisi que 12. Donc on dira que le nombre

d' l ments remplis est de 12. Et le taux de remplissage serait lui de 12/25= 48%. Donc ici on a m me pu

avoir plus d'une mesure.

Note de v rification de dossier. C'est une mesure que j'ai invent . C'est pour dire que l'on peut cr er ses

propres indicateurs pour faire ses mesures. Ainsi voil comment je d finit cette mesure : Elle permet pour

chaque dossier de donner une note pour appr cier les pi ces fournies par le candidat.

On pourra par exemple dire que :

"

"

"

"

La fourniture des relev s de notes vaut 6 points.

La fourniture de la carte d'identit vaut 4 points.

La fourniture du ch que d' tude du dossier vaut 4 points.

La fourniture de la lettre de motivation vaut 1 point (consid r comme moins important).

Ainsi un candidat qui aura fourni ses relev s de notes, sa carte d'identit et le ch que sans la lettre de motivation

aura une note de 14 alors que celui qui aura fourni que le ch que et la lettre de motivation n'aura que 5 points.

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Voici donc les mesures retenus : delai_renvoi_dossier, nombre_element_rempli, taux_remplissage_formulaire

et note_verif_dossier.

III-5-2 - Dimensions

Apr s avoir d fini les mesures (donc la table de faits) de l'activit " admission ", il nous faut d terminer les dimensions

associ es. Les dimensions correspondent aux objets qui participent l'activit . Voici les dimensions que j'ai retenu :

"

"

"

Dossier (Il s'agit du dossier d'admission du candidat)

Formulaire (Il s'agit du formulaire rempli sur Internet)

Temps (Hormis le fait d' tre utile pour le d lai de renvoi de dossier, la dimension temps est g n ralement tr s

utilis e).

Maintenant que tout est OK, il faudra donc faire le sch ma en toile, ce qui donne le sch ma suivant :

Table de faits

Le sch ma ci-dessus n'est bien sur pas complet. Les cl s trang res de la table de fait n'ont pas t mises. En fait

l'objectif n'est pas de pr senter la mod lisation dimensionnelle finale mais plut t d'aider la conception d'un sch ma

dimensionnel partir de besoins de base. Pour une conception plus compl te en tenant compte des d tails avanc s

(dimensions variation lentes, bon choix de surrogate key, bon choix du grain) , essayez de voir les autres articles

de la section " Business Intelligence ".

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IV - Conclusion

Cet article se veut tre un petit guide pour ceux qui veulent bien s'y prendre pour la conception d'un mod le

dimensionnel. Il explique seulement certains concepts qui pourraient tre utiles la mod lisation dimensionnelle. Et

gr ce la partie pratique on peut essayer de diagnostiquer le syst me d'information d'une entreprise. Cependant,

l'exemple n'est pas tr s r aliste du fait qu'il rel ve de ma propre imagination.

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V - Remerciements

Je remercie Fleur-Anne.Blain, ygrim et Adrien Artero pour leur disponibilit et leur relecture de cet article.

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